单证管理制度范文 单证管理模板 (4篇）

单证管理制度是指针对单证操作和管理方面所制定的相关制度、规定、办法、标准操作程序等，以确保单证工作的规范化和一致性，保证单据的准确、完整、安全和有效。它通常包括单证流程、单证审核、单证保管和归档等方面的规定。以下是有关于单证管理制度的有关内容，欢迎大家阅读！

单证管理制度1

1、目的

为了明确进出口业务的程序，规范进出口业务操作，促使进出口业务的顺利开展和有序进行，特制定本制度。

2、范围

适用于本公司进出口业务操作所涉及的程序。

3、一般贸易进出口业务

3.1出口业务

3.11业务部门向客户寄发样品或客户寄样，要求凭样生产。客户确认样品后，双方签订合同；

3.12合同的付款方式，若是采用信用证付款，业务人员必须要求客户在规定时间内开出信用证；

3.13接单人员必须根据合同下达生产订单给生产部门，并明确货物完成期限、质量标准、装箱等贸易资料。

3.14接单人员在生产部门要求的时间内，提供包装资料给生产部，提供特殊的质量要求给质检部，并提供运输信息与要求给销售部；

3.15生产部应根据生产订单，评审无误后根据交货期和生产能力合理安排生产，编制生产任务书下发给相关车间；

3.16质检部必须对产品品质进行控制，在生产过程中进行抽检，把握出货产品质量；货物备齐后，如需法定商检的产品向商检局申请报验。

3.17销售部在合同要求的出货时间前3天应提供以下资料：销售合同、该合同下的信用证、货物明细表。

3.18单证员根据货运委托书向船运公司或货代订舱，单证员必须在两个工作日内取得订舱信息，若不能订到舱位或目的港不能确认的，要在当天通知业务员，以便及时通知客户。

3.19定好船期后，要发装箱通知单给成品仓库；集装箱拖走后，相关人员要向成品仓库索取发货清单。

3.110据实际发货情况填制报关文件，报关文件包括：

A、出口销售发票

B、出口装箱单

C、出口报关单

D、商检通关单或换证凭单

E、报关委托书

F、其他特殊文件

3.111以上报关资料盖好公司在海关备案的`法人及法人代表章或报关专用章连同备案后的核销单寄给相关单位。

3.112制作好整套议付单据，在开船后五个工作日内递交整套议付单据。

A、在L/C结汇方式下，若议付行对单据有异议时，单证员必须耐心解释或及时更正，需要担保时，认真出具担保书。

B、在D/P或D/A结汇方式下，要向客户取得准确的国外代收行详细地址，并提供给委托行。

C、在T/T结汇方式下，要求一律要等收到财务部的货款到帐通知后，再将正本单据寄往国外客户。

D、在任何一种结汇方式下，若客户有要求扣款或减价时，必须取得销售经理的批准后方可放单。

E、业务员对单据要跟踪查询，直到单据安全到达对方手中。

F、任何正本单据在交接过程中都要做好登记和签收工作。

3.113议付单据送交银行的同时，根据报关单内容制作“税务”出口专用发票。

3.114出货后一个月内，要做好核销单及退税单的退单工作，退回的核销单有收汇后及时到外管局核销。

3.115所有单据副本，要做好归档工作。

3.2进口业务

3.21由采购部与国外出口商签订合同，财务部根据进口合同向银行申请开立信用证；

3.22进口货物涉及进口许可证的，采购部需事先办妥有关手续，并领取许可证后，方可组织货物进口。

3.23货物到港后，委托报关行报关，缴纳海关税款后，及时将进口货物拉回工厂投入生产。

4、加工贸易进出口业务

4.1进口业务必须由专门操作员向外经贸局和国税局审批有关手续，到海关申请办理进口手册并获得批准才可操作；

4.2保税货物到港和单证收集后，由报核员委托进口港当地报关行向有关主管单位办理进口报关、清关、拖柜和商检等事宜；

4.3报核员进出口报关时必须控制好手册的使用，手册执行完毕后核销结案并建立完整的加工贸易合同档案。

4.5保税货物入库后，仓库人员必须严格执行《加工贸易管理制度》，不得擅自挪用、出售经海关特准进口的保税货物。

4.6其他进出口业务管理及手续依照3.0

5.采购人员必须按国家法律法规及合法途径采购进口货物，不得非法收购走私进口货物。

6.公司不得违反国家进出口管理法规，擅自无证进出口货物。

本制度自发文即日起生效，任何人违反应追究行政或法律责任。

单证管理制度2

一是单证管理系统未实现与核心业务系统的无缝连接。单证在核心业务系统中的使用信息不能完全传送到单证管理系统，导致单证管理系统数据不准确，不能反映公司单证使用的真实情况。二是单证管理系统不能完全实现系统数据的自动传导与更新，系统对人的依赖度高，为人为更改公司数据提供了可能。如：某公司核心业务系统打印保单后，被打印保单的信息不能自动传输到单证系统并更新数据，导致已打印的保单如果没有进行人工核销，单证系统中该单证的状态将仍为“可使用”。三是单证管理系统设计不科学，功能有缺陷，未实现对保险公司单证流转的全面控制，不能达到通过系统有效控制单证风险的要求。

由于上述问题在公司内控管理中没有得到足够重视，致使撕单、埋单和鸳鸯单等利用单证管理漏洞实施的严重违法违规问题屡禁不止，已成为财产保险公司套取资金、进行不正当竞争的主要手段之一，给行业健康发展埋下了较大风险隐患。

单证管理中产生问题的根源思考

一对单证管理工作重视程度不够，思想认识有待提高

现阶段，财产保险公司在单证管理中存在较多问题，而且一直得不到很好地解决，这与财产保险公司长期以来更多地强调业务发展、规模扩张和利润增长，不注重加强公司内控建设、合理防范和有效控制经营管理中的各种风险、对单证管理的重要性认识不够有很大的关系。多数公司没有将单证管理工作摆在保险经营的重要位置，没有认识到单证管理是防范风险的重要源头，不能正确把握和领会单证管理工作的重要意义。基层分支机构在缺少管控情况下，对单证管理的重要性认识更是不足，对加强单证管理缺乏动力。

二制度建设不科学，内控执行亟需加强

单证管理制度不科学会直接导致保险公司内控执行效果差，从而产生较多问题。制度不科学主要体现在内控制度没有渗透到公司单证流转各个操作环节，许多关键控制点处在控制无效状态，有的没建立制度，有的制度无法完全控制风险的发生。当然，强调制度本身科学性的同时也不能忽视执行力的重要性。科学、完善的制度只有被有效地执行，才能真正落到实处。检查中发现单证管理问题多的公司，多数是内控执行力差的公司。制度执行不到位就会为问题的发生留下可乘之机。

三内审检查不到位，监督机制尚待完善

财产保险公司内控中极为重要的审计与监督环节在单证管理工作中功能发挥有限，处理措施乏力。一是单证管理内审检查机制还需完善。通过检查发现大部分保险公司特别是中心支公司以下基层机构的单证管理内审检查还处在初级阶段，内审检查没有形成制度化、常态化。二是单证管理内审检查功能发挥不充分。公司内部审计部门一般仅在一些离任审计和常规审计中顺带检查一下单证管理情况，未就单证管理开展专门的内审检查。三是责任追究落实不彻底。单证管理内部审计监督检查中，对存在问题的保险分支机构、部门及相关责任人追究责任时，往往避重就轻，只进行象征性处理，致使内部违规“零成本”，被检查者不重视查出问题的整改，内部控制效果乏力，造成单证管理中的一些问题被隐藏到深处，长期得不到有效解决，形成较为严重的风险敞口和隐患。

加强和规范财产保险公司单证管理的对策措施

一完善制度建设，夯实单证管理基础

一是提高制度的科学性。从制度层面明确单证管理责任部门和单证管理岗位设置要求，确立单证管理系统的设计要求和管理权限划分，强化单证限时限量限制对象领用制度，确保单证管理各环节的规定科学有效。二是强化制度的完备性。保证单证管理制度能够覆盖单证征订、印制、发放、领取、使用、核销、作废、遗失、存档和监督检查等单证流转的全过程，特别要确保单证管理制度必须能有效管控保险中介的保险单证领用。三是增强制度的’可用性。单证管理制度应立足公司自身经营管理实际制定，不应生硬照搬同业公司制度，尤其是基层分支机构的单证管理制度要符合机构自身实际情况、切实可用。四是改进制度的适应性。要根据经营管理需要及时修订完善单证管理制度，确保制度能够适应业务发展形势。

单证管理制度3

根据公司要求，进一步加强单证管理力度，确保单证管理的稳健、安全，市区收展部开展单证自查工作，具体情况汇报如下：

一、无遗失、超期、作废、停用单证长期不公告、不核销或不按规定销毁及流失在外的情况，且单证的领用发放、核销登记与库存一致。

二、重要单证不存在超期现象，均已按照《单证管理办法》缴纳管理补偿金；且重要单证无超量现象，已按照《单证管理办法》履行相关审批手续进行发放。通过自查未发行重要单证丢失现象。

三、未销毁的作废单证各联次均加盖作废章，作废单证若为多联，单证联次均齐全。

四、系统记录销毁数据与《单证销毁清单》均保持一致，且按照《单证管理办法》规定及时定期销毁并履行审批手续。

五、自查过程中不存在最终使用人离司未缴回的单证。手工核销的重要单证已填写《重要单证手工核销清单》，均有相关人员签字，且有收付费截屏。

六、严格按照《单证管理办法》要求打印日清日结单。

七、按照《单证管理办法》要求，每月第一个工作周内进行重要单证盘点，格式按照单证管理办法附表，每季进行一次普通单证盘点，格式参照重要单证盘点清单。

八、单证领用（入库）、核销（出库）登记簿，均有每月盘点纪录，且与系统、实物相符。并且，单证的领用（入库）、核销（出库）登记簿均填写规范。

单证管理制度4

1目的

本文件对船舶运输危险品货物作出规定，旨在当船舶装运危险品货物时，船员、船舶和货物的安全得到保障。

2适用范围

本文件适用于公司进入sms的所有船舶。

3参照文件

3.1《国际海上危险货物运输规则》

3.2imo(a648)决议

4危险货物运输管理实施细则

4.1.1危险货物运输必须遵照国家有关运输危险货物的规定和要求办理手续，必须符合《国际海上危险货物运输规则》和有关港口的规定。

4.1.2运输危险货物的船舶，要适合所运货物性质的要求。

4.1.3船舶装运进口或过境危险货物时，必须在预定抵港三天前通过代理，向到达港或过境港港务监督申报所装危险货物的学名、编号、数量、包装、货位及收货人名称，航程不足三天的开航后应立即通过代理向到达港申报。

4.1.4船舶装运出口危险货物时必须取得下列证书:

4.1.4.1危险货物鉴定单位主管部门签署的《危险货物技术说明书》;

4.1.4.2国家商检部门签署的《包装适用证书》;

4.1.4.3由港务监督签署的《船舶装载危险货物准装单》;

4.1.4.4集装箱形式运输的危险货物，需备有有关法定机关签认的《危险货物装箱证书》;

4.1.4.5装运放射性物品除具备上述证书外，还必须取得由剂量核查单位签发的《放射性物质剂量检查证书》。

4.1.5船舶装运危险货物必须核对《运单》内所填写的危险货物的类别、编号、品名、数量、包装、标记、标志、并了解其特性和意外事故发生时所应采取的特殊防护措施。

4.1.6危险货物必须具有合格的包装和明显、正确的标志。除因包装过小只能粘贴或刷印较小的标志外，危险货物标志不应小于100mm×100mm;集装箱、可移动罐(柜)使用的标志，不应小于250mm×250mm。

4.1.7凡不按规定填写单证或包装损坏的、标志不清的，均不予承运。集装箱内使用固体二氧化碳(干冰)制冷时，装箱人应在集装箱门上显著标明’危险:内有二氧化碳(干冰)，进入前需彻底通风’字样。

4.1.8承运装过危险货物的空容器(除经倒净，并按章持有证明者外)，应按其原装危险货物运输要求处理。

4.1.9装运爆炸品和一级易燃液体(闪点低于28度)，必须事先申请船检部门对船舶进行临时检验，并取得证书后方可承运。

4.1.10船舶应根据所装危险货物的性质配置应有的消防设备，烟火报警系统及救生、消防设备均应处于良好适用状态，确保船舶安全检查操作的一切通畅无阻。

4.1.11装运危险货物的船舶不论航行、锚泊、装卸、待命均应按规定悬挂信号或显示灯光信号，应配置测爆仪、测氧仪和所装危险货物所必须用的特殊防护用具和器材。

4.1.12承运危险货物运输的船舶不论航行、锚泊、装卸、待命均应按规定悬挂信号或显示信号，应配置测爆仪、测氧仪和所装危险货物所必须用的’特殊防护用具和器材。

4.1.13承运危险货物运输的船舶要根据本轮情况，制定出相应的危险货物运输安全防范措施。配装危险品须得到港监同意并持有’危险品监装证书’。

4.2配载与装船

4.2.1配载危险货物船舶必须做到:

4.2.l.1对已承运的危险货物，必须根据本轮设备条件，航行区域和危险货物的种类，性质及危险程度选择适当的舱位，认真制定积载计划;

4.2.1.2必须严格按照《危险货物配装表》及危险货物明细表中提出的积载隔离要示正确合理配载;

4.2.1.3在积载位置安排上，必须做到危险货物后装先卸;

4.2.1.4计划积载图必须经船长审签，如有港监监装人员则必须经其同意。积载位置如有变化，也须经船长及港监监装人员同意方可变动。

4.2.2船舶在装载危险货物作业过程中，值班驾驶员和其他值班人员必须在现场落实各项安全措施。船长或大副应监督布置下列工作:

4.2.2.1布置有关人员在装货现场备妥相应的消防器材和防护用品，并使其处于适用状态。

4.2.2.2装载爆炸品、一级易燃物品、毒害品和放射性物品时，装货机械应按额定负荷降低25%使用，值班驾驶员和值班水手必须严格禁止无关人员进入现场，在甲板设立’正在装卸危险品，严禁烟火’警告牌，并检查督促作业人员不得携带火种或穿铁掌进入现场;

4.2.2.3在装载作业中，遇有闪电、雷击、雨雪或附近有火警时，值班驾驶员必须立即组织关舱，停止作业，因故停工时，值班驾驶员应派人在现场值班。

4.2.3船舶装载爆炸品、剧毒品时，船长应亲临现场，督促指导，装载一级危险品时，大副、货运员、值班驾驶员及看舱水手必须在现场监装。应做到:

4.2.3.1检查危险货物包装外表是否完好，标志是否正确清楚，凡包装破损，潮湿渗漏，沾污影响安全质量的不得装船。

4.2.3.2己装运危险货物的集装箱及可移动的罐(柜)应检查其铅封是否完好，外部和门盖有无损坏、变形，对不符合要求的不准装船。

4.2.3.3督促装卸工人严格按照有关操作规程进行装舱作业，严禁违章作业。并根据所装危险货物的性质选用相应的铺垫衬隔材料。

4.2.4船舶在装载过程中，若发生货物散漏，落水或其它事故，船长应迅速报告值班调度、代理及港口有关主管部门，并采取积极有效措施，及时处理，对散漏物、受污染物品及甲板、舱室，在未彻底清理干净前不得续装。

4.3运输

4.3.1在航行或锚泊期间，大副应指定专人定时进行巡回检查，对货舱进行合理通风，必要时定时测量货舱的温、湿度，并把检查情况记入《航海日志》。

4.3.2大副要定时(特别是进入大风浪区前后)组织有关人员检查所装货物有无移位、自燃、泄漏及其它可能引起危险变化的情况。

4.3.3在下舱检查前，必须首先通风，携带相应的器具。除有二人同行外，在甲板上还必须有值守人员照顾联系，确保安全。

4.3.4货舱内装有危险货物时，大副应通知轮机部，轮机部如要对货舱底下的双层底燃油舱进行加温时，应事先征得大副、船长的同意，并根据货物的特性适当控制油温。

4.3.5如遇有或可能有散落浸水等情况，应按imo(a648)决议规定报告。

4.4卸船

4.4.1船舶开舱起卸危险货物前，必须进行通风，检测有害气体在额定范围之内时，方准人员下舱。

4.4.2船舶在卸交危险货物前，大副应向有关部门提供卸货单证，详细交待危险货物积载位置，货物特性，卸货注意事项等。

4.4.3起卸包装破漏的危险货物时，应采取妥善的安全检查防护措施，尤其是易燃易爆或有毒的危险物品，现场要严格禁止明火和无关人员进出。

4.4.4船舶装载过危险货物的洗舱水和清舱残留物不准任意排放和倾倒，如需排放或倾倒，须经港监批准。

4.4.5危险货物卸空后，大副必须及时组织船员清舱，保证货舱清洁，对用于危险货物的垫舱物料应慎重处理。