物业公司档案管理制度范本 物业公司档案如何整理办法

物业公司档案管理制度是指物业公司为规范档案管理行为，确保档案资料的完整、准确、系统、安全，方便档案的利用，而制定的一系列管理方法和规定。该制度通常包括档案的收集、整理、保管、检索、利用等方面的规定，以及对违反制度行为的惩处措施。以下是有关于物业公司档案管理制度的有关内容，欢迎大家阅读！

物业公司档案管理制度1

一、档案的建立。

1.1档案的建立按下列流程建立：收集–整理–分类–编号–登记–输入电脑–入柜–利用–检查

1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。

1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;

1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、维修保养合同及维修保养记录等;

1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的”业主概况表”、”业主公约”、”入住契约”、”前期服务协议”、”接房登记表”等。

1.2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;

1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;

1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维修基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。

1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。

二、档案管理

2.1为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理，并保存复印件。

2.2档案管理要求：

2.2.1进行标准化的档案管理。

2.2.2采用多种形式的.信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采用适当的保存方法。

2.2.3加强保密意识培养，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。

2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。

2.2.5坚持档案资料收集的系统化。

2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，按工作部门分柜保存。

2.2.7实行档案管理工作检查经常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。

物业公司档案管理制度2

为使公司重要的文件资料保存完整保密和使用方便，特制订本制度。

一、档案的分类：

1、一般保密文件：公司的规划文件、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、协议书、合同书、项目方案、公司注册文件、通知、通告、来往信函、与公司有关的政府文件法律文件等。

2、专业技术文件：专业技术图纸、说明书、资料、文件、书籍、软件。

3、机密文件：上述专业技术文件以及年度计划、统计文件、财务凭证、财务报表、审计文件、经营情况、劳动工资和人事档案等。

4、公司对外签订的重要合约，须交一份给总公司备案。

5、有关公司发展的图片、录像、实物等，均属档案保管范围。

6、除有特别规定外，档案资料由行政部负责管理。

二、存档：

1、合同按照《合同管理规定》由指定人保管，其他档案由行政部指定专人保管。

2、档案管理员须按照第一条的分类情况，将文件资料分类存档保管。

（1）如存档文件资料为传真件时，必须复印一份存档。

（2）凡涉及经济利益的来往函件、政府文件等资料，原则上应长期保存；其他文件视其价值确定保存期限。

（3）档案的归档要及时，除特殊情况外，要求一项工作结束后存档。归档文件应保证其齐全完整，如有短缺应立即追查归入；文档的处理手续要完备，如有遗漏立即补办。

（4）文件的电脑存档。

（5）公司发出的文档都要在电脑中保留副本，并按文本文件归档方式命名保存。

（6）电脑文档信息要按年度进行存盘处理，将重要的信息资料转存软盘或光盘，并存放于磁盘盒内妥善保管。

三、借阅：

1、部门主管及以上人员可直接借阅一般性档案资料，如借阅机密资料，须经经理批准。

2、其他员工借阅与本职工作有关的.资料时，可直接借阅；如借阅与本职工作无关的档案资料或机密资料，须经本部门主管和行政部主管同意，必要时，需请主管副经理批准。

3、借阅时，原则上只允许在公司内使用，并办理借阅手续，当天借阅当天归还；机密文件和绝版文件只能在存档处查阅，不予借出；如特殊情况确需借出时，须由经理签字后方能借阅。

4、借阅的’资料必须妥善保管，不得涂改及私自复印。如确需复制，一般资料，须经部门主管批准；机密资料，须经公司经理批准。

5、机密资料，必须注意保密，不得随意摆放；如因个人原因致使机密文件丢失或泄露机密的，其后果由责任人承担，必要时公司将采取法律手段保护公司的利益。

四、专业技术资料的管理

1、专业技术资料除另有规定外，公司指定技术部门专人管理。

2、属于工作需要而发给有关部门的技术文件资料，在领用时必须办理登记手续，实行“谁领用谁保管谁负责”的管理原则。管理人员每月负责将已发放文件资料的情况书面通知行政部。

3、长期领用的文件资料，责任人必须妥善保管，不使用时要及时归还。同时，技术部门的文档管理人员必须每季度末对借入的文件资料进行一次核对。如发现有丢失，必须书面通知行政部，并上报公司经理办公室。原则上因丢失文件而影响公司正常工作的，视情况扣罚￥200元及以上，具体处理结果由公司经理视其造成的影响酌情处理。

五、文档的销毁

1、除物业公司经理外，任何人无权私自销毁公司任何档案资料。

2、每年底清理档案后应将没有保存价值的文件销毁，销毁时应先报请公司经理批准，登记留底并抄送一份给总公司办公室后方能销毁；销毁时，应焚烧或使用碎纸机，不得随意丢放。

3、经批准销毁的档案资料，档案管理人员应编制销毁清单，经主管副经理签字后，由专人负责办理。销毁清单应作为档案资料长期保存。

六、档案立卷

每年年底清理公司所有文档，将已经办理完毕具有保存价值的文档组合成案卷；立案时应编制卷内文件的顺序号、文件号、责任人、题名日期、页号等，并附立卷登记表一份。

七、附则

1、员工离职时，必须将所领借文档资料全部归还，由相关管理人员签字接收。如有丢失，则按7、3条的规定扣罚责任人。

2、档案资料转移时，必须报请主管副经理以上批准，并办理交接手续。

3、凡违反本规定的，除已有规定外，每次给予￥50元以上的罚款。情节严重者，加重处罚。

4、随时接受总公司档案管理负责人员对我公司档案管理工作的检查。

物业公司档案管理制度3

1、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。

2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

3、物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

4、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的.保管责任人将作适当处分。

9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

物业公司档案管理制度4

一.制度内容

为做到客户服务部与客户的良好沟通，掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此，为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度

二.管理目标

客户档案资料全面、准确、有效。

三.适用范围

客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。

一般客户档案包括以下的资料：

1.收集客户单位资料

2.客户缴费记录包括各样应付之押金

3.客户装修工程文件

4.客户迁入时填具之资料

5.客户资料补充

6.客户联络资料

7.紧急事故联络人的资料

8.客户与管理处往来文件

9.客户违规事项与欠费记录

10.客户维修记录

11.客户投诉记录

12.客户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)与工作程序

四.注意事项

1.及时上行下达客户与管理之间的.知识、报告、通知、通报，传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。

2.协调与客户之间的关系，加强横向沟通;

3.做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进;

4.接听客户投诉，解决客户投诉;

5.接听客户工程报修电话，及时联系修复。

物业公司档案管理制度5

加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。

(一)管理内容：

1、工程档案：从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等；

2、业主档案：所有业主购、租房合同(复印件)，业主基本情况登记表、装修申请表等；

3、财务档案：逐年形成的财务收支报表、物业维修基金使用报表等；

4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等；

5、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

(二)管理措施：

1、制定档案制度，并严格执行；

2、专人管理(由负责内勤的管理员担任)，专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密；

3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达100%；

4、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。

物业公司档案管理制度6

1、发文格式中，函、通告、通知、报告、请示等文件如何使用

(1)函：与不相隶属机关或本系统单位之间互相商洽和联系工作，询问和答复问题等用函。

(2)通告：在工作中可能出现或已经出现了问题，或者是有些工作或其他事项需要外界配合等用通告。

(3)通知：是发现行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文批转所属单位，要求属下单位输或需要周知和共同执行事项时所使用的下行文种。常用的有指示性通知、批示性通知、周知性通知、会议通知、任免通知。

(4)报告：向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问等用报告。

(5)请示：请求上级机关对某项重要工作作出指示，答复和批准事项时用请示。

2、如何收集物业管理的重要文件、法规及信息

(1)可从上级公司传阅的文件、资料中收集；

(2)从政府相关部门下发的文件资料中整理收集；

(3)从物业管理协会会刊中收集；

(4)征订有关物业管理的专业信息、刊物及法规汇编等资料；

(5)经常了解物业管理专业书籍的出版情况；

(6)保持与物业管理各政府业务主管部门的联系，从中获得物业管理的有关文件法规；

(7)可从报刊、杂志等资料中收集。

3、档案材料的收集和清理的具体要求是什么

(1)严格档案材料的收、发制度和借阅制度；

(2)及时做好催还、清退工作，档案材料不得个人保管；

(3)除做好日常材料的收集和清理工作外，每年要集中时间整理前一年的档案材料；

(4)档案工作应统一领导，分级管理。公司办公室负责公司的主体档案，对各职能部门的档案管理工作进行指导和检查，各职能部门分层管理本部门的档案工作；

(5)档案材料的收集和清理要便于公司及各部门的利用；

(6)必须按档案分类项目进行档案的整理和归档；

a、档案材料的分类方法主要有：部门分类法、问题分类法、材料性质分类法、人物分类法和时间分类法。各部门应根据自己的工作性质和涉及范围确定分类方法。

b、档案分类项目一旦确定，要执行到底，不因易人而变更。

c、正式归档材料一般指已经处理完毕的材料。对归类界限不明确的材料，可根据材料与类目的密切程度进行归类。

(7)档案材料的卷宗的处理：

a、对无主题的材料应拟定确切的标题；

b、所有归档材料均须编号，并按序号进行先后排列；

c、填写材料目录表，其主要内容有：顺序号、发文部门、标题、文号和日期；

(8)确定档案材料的’保管年限。一般档案分为永久保管、长期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。

(9)档案材料的保管。档案材料应集中指定地点保存，并按类上架进柜，注意防盗、防火、防潮、防虫、防泄密等事件的发生，要经常对档案材料进行检查。

4、物业管理应保存的基本材料有哪些

物业管理公司应保存的基本材料有：会议记录；上下行文；政府文件；工作计划、总结、报告；规章制度；调查分析；重大事件和投诉；工作检查、评比记录；物业管理委托合同；物业管理各项分承包合同、协议；公司人事材料；治安事件记录、处理材料；各工程竣工图纸、验收合格证明材料；技术图纸、工程档案；客户/业主档案；固定资产清单；财务凭证、帐册、报表；财产和物资单据；各类经营证明、证件等。