合同档案管理制度范本 档案资料管理制度方案

《合同档案管理制度》是企业规范合同文件从形成、流转、归档到利用、销毁全生命周期管理的核心依据。它不仅是保障企业合法权益、防范经营风险、追溯交易历史的重要手段，也是提升管理效率、优化资源配置、积累组织知识的关键环节。制定并执行完善的合同档案管理制度，能够确保合同信息的完整性、真实性、安全性和可用性，为企业决策提供支持，促进企业健康可持续发展。本文将呈现几篇不同侧重点的《合同档案管理制度》范文，供参考。

篇一：《合同档案管理制度》（综合规范版）

第一章 总则

第一条 目的与依据
为规范公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，防范法律风险，提高经营管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》及国家有关档案工作的规定，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条 定义
本制度所称合同档案，是指公司在各项经营管理活动中签订、变更、解除、履行以及发生争议和解决过程中形成的具有凭证、依据和参考价值的合同文本、附件、补充协议、往来函件、审批记录、履约凭证等各种形式和载体的文件材料。

第三条 适用范围
本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全资、控股子公司的合同档案管理工作。公司其他相关方（如参股公司）可参照执行。

第四条 基本原则
（一）集中统一管理原则：公司合同档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。
（二）真实完整原则：归档的合同文件必须真实、完整，准确反映合同订立、履行和管理的全过程。
（三）安全保密原则：加强合同档案的安全管理，确保档案实体和信息的安全，严格遵守保密规定。
（四）及时规范原则：合同文件应在规定时限内及时归档，并按照统一标准进行整理和立卷。
（五）有效利用原则：在确保安全和保密的前提下，积极开发合同档案信息资源，为公司经营管理提供服务。

第五条 管理机构与职责
（一）公司设立档案管理部门（或指定专职档案管理员），作为公司合同档案的统一管理机构，负责本制度的组织实施、监督检查和业务指导。其主要职责包括：
1. 贯彻执行国家档案法律法规及公司档案管理规定。
2. 制定和修订公司合同档案管理实施细则和操作规程。
3. 负责公司合同档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等工作。
4. 指导、监督、检查各部门合同档案的形成、积累和归档工作。
5. 组织合同档案管理人员的业务培训。
6. 负责合同档案库房的建设和管理，确保档案存储环境符合要求。
7. 推进合同档案信息化建设。
（二）各业务部门（合同承办部门）是合同档案形成和归档的第一责任主体。其主要职责包括：
1. 负责本部门职责范围内形成的合同文件的收集、整理和初步立卷。
2. 确保归档合同文件的齐全、完整、准确。
3. 按照规定及时向档案管理部门移交合同档案。
4. 配合档案管理部门进行合同档案的鉴定和销毁工作。
5. 指定专人（兼职档案员）负责本部门的合同档案管理工作，接受档案管理部门的业务指导。
（三）法务部门负责对合同的合法性、合规性进行审查，并对合同档案管理中的法律问题提供支持。
（四）财务部门负责合同履行中涉及财务收支凭证的保管，并在合同归档时提供必要的财务信息支持。

第二章 合同档案的范围与收集

第六条 归档范围
凡属公司在经营管理活动中形成的具有查考利用价值的下列合同文件材料，均应纳入归档范围：
（一）合同正本、副本、补充协议、变更协议、解除协议。
（二）与合同相关的附件，如图纸、技术资料、清单、样品照片等。
（三）合同谈判、评审、审批过程中的重要记录文件，如会议纪要、评审意见、审批单等。
（四）合同履行过程中的重要文件，如履约保函、验收报告、结算凭证、催款函、索赔与反索赔文件、往来重要函电等。
（五）合同纠纷处理过程中的文件，如调解协议、仲裁申请书、裁决书、起诉状、判决书、执行文件等。
（六）与合同相关的资信调查、担保、抵押、公证、鉴证等文件。
（七）其他具有保存价值的与合同相关的文件材料。

第七条 归档要求
（一）完整性：归档的合同文件材料应齐全、完整，能够全面反映合同从订立到履行完毕（或解除、终止）的全过程。
（二）准确性：合同文件的内容应真实准确，签章齐全，手续完备。复印件归档需注明原件存放处或经审核确认与原件一致。
（三）规范性：合同文件应使用耐久、清晰的书写材料和载体，字迹工整，图样清晰。禁止使用易褪色、易损坏的材料。
（四）及时性：合同文件应在合同履行完毕、变更、解除或终止后一个月内，或项目结束后规定时间内归档。特殊情况需经档案管理部门同意方可延迟。

第八条 收集与移交
（一）合同承办部门负责在合同签订、履行、变更、解除或终止过程中，及时收集、积累本部门形成的全部合同文件材料。
（二）合同承办部门应指定专人负责本部门合同文件的整理和移交工作。
（三）移交归档时，合同承办部门应填写《合同档案移交清单》，详细列明移交合同的名称、编号、签订日期、对方单位、份数、页数等信息。清单一式两份，交接双方各执一份。
（四）档案管理部门在接收合同时，应认真核对，确保归档文件齐全、完整、规范。对不符合要求的，应退回承办部门补充完善。
（五）对于电子合同文件，应同时收集其元数据，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。电子合同的归档应符合国家电子文件归档的相关标准和要求。

第三章 合同档案的整理与立卷

第九条 整理原则
合同档案的整理应遵循合同形成的自然规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。

第十条 分类
（一）合同档案可根据公司业务特点，按合同性质（如采购合同、销售合同、技术合同、工程合同、劳动合同、投融资合同等）、项目、年度、对方单位等方式进行分类。
（二）具体分类方案由档案管理部门根据公司实际情况制定，并报公司领导批准。

第十一条 排序与组合
（一）同一合同的各项文件材料，应按照其形成的时间顺序或重要程度进行系统排列。一般顺序为：合同正本、补充协议、附件、审批文件、履约文件、纠纷处理文件等。
（二）一个合同及其相关文件材料构成一个案卷。若文件过多，可分卷。

第十二条 编目
（一）每份合同档案均应编制唯一的合同档案号。档案号的编制规则由档案管理部门统一制定。
（二）应对每份合同档案的主要内容进行著录，编制合同档案目录，包括但不限于：合同名称、合同编号、对方单位、签订日期、履行期限、合同金额、主要内容摘要、归档部门、归档日期、保管期限、密级等。
（三）档案目录应准确、详细，便于检索。鼓励利用计算机进行档案目录的数字化管理。

第十三条 装订与装盒
（一）合同档案应去除金属物（如订书钉、回形针），采用耐久的装订材料（如棉线）进行装订，确保牢固、整齐，不损坏文件。
（二_）装订好的合同档案应统一使用符合标准的档案盒进行存放。档案盒封面及盒脊应按规定填写相关标识信息。

第四章 合同档案的保管与利用

第十四条 保管条件
（一）公司应设立专用合同档案库房，或在综合档案库房中划定专门区域存放合同档案。
（二）档案库房应符合“八防”要求：防盗、防火、防潮、防高温、防光、防尘、防鼠、防虫。
（三）库房内应配备温湿度调控设备、消防器材、防盗报警装置等，并定期检查维护。库房温度宜控制在14℃-24℃，相对湿度宜控制在45%-60%。
（四）档案管理人员应定期对库房及档案实体进行检查，发现问题及时处理。

第十五条 保管期限
（一）合同档案的保管期限根据其凭证价值、参考价值和法律规定确定，一般分为永久、长期（30年以上）、短期（10-30年）三种。
（二）具体合同档案的保管期限划分标准由档案管理部门会同法务部门、业务部门依据国家有关规定和公司实际情况拟定，报公司领导批准。
1. 永久保管：对公司具有长远重要意义的合同，如公司设立、合并、分立、重大资产重组、关键技术转让等合同。
2. 长期保管：重要的经济合同、技术合同、涉外合同、有纠纷且未解决的合同等。
3. 短期保管：一般性、履行完毕且无争议的合同。
（三）已到期合同，如仍在履行、存在纠纷或具有特殊查考价值，可适当延长保管期限。

第十六条 借阅利用
（一）合同档案的利用应严格履行审批手续。借阅人需填写《合同档案借阅申请单》，写明借阅目的、合同名称或编号、利用方式等，经本部门负责人和档案管理部门负责人批准后方可借阅。
（二）重要合同或涉密合同的借阅，需经公司分管领导或主要领导批准。
（三）合同档案原则上应在档案阅览室查阅。确需外借的，须经档案管理部门负责人批准，并严格控制外借数量和期限。外借期限一般不超过5个工作日，到期需办理续借或归还手续。
（四）借阅人对所借合同档案负有保护责任，不得涂改、勾画、污损、拆散、转借或复制（经批准的除外）。如有损坏或遗失，应立即报告并承担相应责任。
（五）档案管理人员应对合同档案的借阅情况进行详细登记，包括借阅人、借阅时间、归还时间、档案状况等。
（六）公司外部单位或个人因工作需要查阅本公司合同档案时，须持单位介绍信和有效身份证件，经公司领导批准，并在档案管理人员的陪同下进行。

第十七条 复制与摘录
（一）复制合同档案（包括复印、拍照、扫描等）须经档案管理部门负责人批准，重要或涉密合同的复制须经公司分管领导批准。
（二）复制件应注明“复制件”字样及复制日期，并进行登记。
（三）摘录合同档案内容，需经批准，并对摘录内容进行核对。

第十八条 保密要求
（一）合同档案涉及商业秘密或国家秘密的，应在档案封面或首页明确标注密级和保密期限。
（二）档案管理人员和所有接触合同档案的人员均负有保密义务，不得擅自泄露合同档案内容。
（三）涉密合同档案的保管、借阅、复制等应严格遵守国家和公司的保密规定。

第五章 合同档案的鉴定与销毁

第十九条 鉴定
（一）档案管理部门应定期（一般为3-5年）组织相关业务部门、法务部门对保管期限已满的合同档案进行鉴定。
（二）鉴定工作小组负责审查合同档案的价值，提出存 hủy意见。对确无保存价值的合同档案，可以予以销毁。对仍有价值的，应重新划定保管期限。
（三）鉴定工作应有详细记录，并由参与鉴定的人员签字确认。

第二十条 销毁
（一）经鉴定确认可以销毁的合同档案，应编制《合同档案销毁清册》，详细列明拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等。
（二）销毁清册需经公司档案管理部门负责人、法务部门负责人及公司分管领导审核批准，重要档案的销毁须报公司主要领导批准。
（三）合同档案的销毁应指定两人以上监销，确保不丢失、不泄密。销毁方式应确保信息无法恢复，如粉碎、化浆等。
（四）销毁工作完成后，监销人应在销毁清册上签字确认，销毁清册永久保存。

第六章 电子合同档案管理

第二十一条 电子合同的形成与归档
（一）公司推广使用符合法律法规要求的电子合同订立系统。
（二）电子合同及其元数据（如时间戳、数字签名信息、操作日志等）应一并归档。
（三）电子合同的归档应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，符合国家电子文件归档和电子档案管理的有关标准和规范。

第二十二条 电子合同档案的保管
（一）电子合同档案应存储在安全的服务器或存储介质上，并进行定期备份和异地备份。
（二）应建立电子档案管理系统，对电子合同档案进行集中管理、权限控制和版本控制。
（三）应采取防病毒、防篡改、防泄露等技术措施，确保电子合同档案的安全。
（四）定期对存储介质和系统进行检查和维护，确保电子合同档案的长期可读性。

第二十三条 电子合同档案的利用与销毁
（一）电子合同档案的利用应通过授权访问，并记录利用情况。
（二）电子合同档案的销毁应彻底清除，确保无法恢复，并做好销毁记录。

第七章 监督与奖惩

第二十四条 监督检查
（一）公司档案管理部门负责对本制度的执行情况进行定期或不定期的监督检查。
（二）检查内容包括合同档案的归档及时性、完整性、规范性，档案保管的安全性，档案利用的合规性等。
（三）对检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门落实。

第二十五条 责任追究
（一）对未按本制度规定履行职责，造成合同档案损毁、散失、泄密或管理混乱的部门和个人，公司将视情节轻重予以通报批评、经济处罚，直至追究法律责任。
（二）具体包括：
1. 应归档的合同文件未及时归档或拒不归档的。
2. 伪造、篡改、隐匿合同档案的。
3. 擅自销毁合同档案的。
4. 违反保密规定，泄露合同档案内容的。
5. 档案管理人员玩忽职守，造成档案重大损失的。

第二十六条 奖励
对在合同档案管理工作中做出突出贡献的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。

第八章 附则

第二十七条 本制度由公司档案管理部门负责解释。
第二十八条 本制度未尽事宜，参照国家有关法律法规和公司其他相关规定执行。
第二十九条 本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

篇二：《合同档案管理制度》（侧重风险控制与法律合规）

第一部分：导言与核心原则

1.1 制度宗旨与战略意义
本《合同档案管理制度》旨在通过系统化、规范化的合同档案管理流程，最大限度地降低公司在合同订立、履行、变更及终止等各环节可能面临的法律风险、操作风险和商业风险。完善的合同档案管理是公司合规经营的基石，是维护公司合法权益、保障交易安全、提升决策效率、积累商业智慧的重要保障。本制度强调事前预防、事中控制、事后追溯的风险管理理念，致力于构建一道坚实的合同风险防火墙。

1.2 法律法规依据
本制度的制定和执行，严格遵循《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》以及国家档案局、相关行业监管机构发布的关于档案管理、电子文件管理、商业秘密保护的各项规定和指导意见。

1.3 风险控制核心原则
（一）完整性与可追溯性原则：确保每一份合同从谈判、起草、审批、签署到履行、变更、解除、争议解决的全过程均有完整、连续的文件记录，形成清晰的责任链条和追溯路径，为潜在的法律纠纷提供有力证据。
（二）真实性与准确性原则：归档的合同文件必须是原始的、未经篡改的，或者能够证明其与原始文件一致的副本。所有签章、日期、金额等关键信息必须准确无误。
（三）安全性与保密性原则：针对合同档案的物理安全和信息安全采取严格的保护措施，防止档案的遗失、损毁、泄露和非法访问，特别注意对涉密合同、商业秘密信息的保护。
（四）及时性与合规性原则：合同文件必须在规定的时限内完成归档，确保档案管理的及时性。所有档案管理操作必须符合国家法律法规及公司内部的合规要求。
（五）授权与监督原则：合同档案的查阅、复制、借出等操作必须经过严格的授权审批程序，并有完整的操作记录。档案管理活动应接受内部审计和上级主管部门的监督。

第二部分：合同档案的风险识别与归档要求

2.1 合同全生命周期风险点识别
（一）合同订立阶段风险：主体资格瑕疵、意思表示不真实、条款不明确或违法、代理权限不明、审批流程缺失等，相关证据文件（如授权委托书、审批记录、谈判纪要）的缺失将导致风险难以评估和防范。
（二）合同履行阶段风险：不履行或不完全履行、迟延履行、质量不合格、付款纠纷、知识产权侵权等，相关履约凭证（如交付单、验收单、付款凭证、函件）的缺失将导致权利主张困难。
（三）合同变更与解除风险：变更或解除程序不当、协议内容不清、单方解除证据不足等，相关协议、通知、协商记录的缺失将导致后续争议。
（四）合同争议解决风险：证据材料不全、诉讼/仲裁时效管理疏忽、法律文书保管不善等，将直接影响争议解决的结果。
（五）合同档案保管风险：档案丢失、损坏、泄密、查找困难等，将使前述所有风险无法通过档案得到有效管理和应对。

2.2 关键风险控制文件的归档范围与标准
为有效控制上述风险，以下文件材料必须纳入归档范围，并确保其符合风险控制要求：
（一）合同主体与效力证明文件：
1. 合同正副本、所有附件、补充协议、变更协议、终止协议等，确保签字盖章齐全、真实有效。
2. 对方及本方营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人身份证明、授权委托书、代理人身份证明等，确保交易主体的适格性。
3. 特殊行业资质许可证明文件。
（二）合同决策与审批文件：
1. 合同立项、评审（法律、财务、技术等）意见及记录。
2. 公司内部各级审批流程单据、会议纪要等，证明合同订立的合规性与审慎性。
（三）合同履行与变更过程文件：
1. 发货单、收货单、验收报告、质量检验报告、结算单、付款凭证、发票复印件等关键履约凭证。
2. 履行过程中重要的往来函电、通知、催告函、会议纪要等。
3. 合同变更、解除的协商记录、协议文本及相关通知函。
（四）合同担保与风险缓释文件：
1. 保证合同、抵押合同、质押合同及相关权利凭证复印件。
2. 履约保函、预付款保函等保函文件。
3. 保险合同及相关单证。
（五）合同争议与解决文件：
1. 投诉、异议、索赔与反索赔函件及答复。
2. 调解协议、仲裁申请书、答辩书、证据材料清单、仲裁裁决书。
3. 起诉状、应诉通知书、判决书、裁定书、上诉状、执行申请书等。
（六）电子合同的特殊要求：
1. 包含可靠电子签名的电子合同文本。
2. 电子认证服务机构出具的电子签名认证证书。
3. 时间戳信息、数据电文的收发记录等能够证明电子合同真实性、完整性的元数据。

2.3 归档文件的法律合规性审查
（一）合同承办部门在移交档案前，应进行初步的合规性自查，确保文件齐全、签章有效。
（二）档案管理部门接收档案时，应会同法务部门（必要时）对归档文件的形式合规性进行复核，重点审查：
1. 合同主体签章是否规范、齐全。
2. 日期、金额等关键要素是否清晰无误。
3. 附件是否与主合同内容一致且完整。
4. 审批手续是否完备。
（三）对于不符合归档要求或存在明显法律瑕疵的文件，应及时退回承办部门补正。

第三部分：合同档案的安全管理与保密

3.1 物理安全与环境控制
（一）设立符合国家标准的专用档案库房，配置防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、恒温恒湿等设施。
（二）严格控制档案库房的准入，非档案管理人员未经许可不得入内。
（三）定期对库房设施设备进行检查和维护，确保其正常运行。
（四）制定应急预案，应对火灾、水浸等突发事件，最大限度保护档案安全。

3.2 信息安全与访问控制
（一）对于电子合同档案，应采用加密存储、权限管理、操作日志记录、定期病毒查杀、数据备份与恢复等技术手段，确保数据安全。
（二）纸质档案的查阅、复制、外借严格执行审批制度。审批权限根据档案的重要性和密级设定。
（三）所有查阅、复制、外借行为均需详细登记，记录查阅人、时间、目的、归还情况等，确保可追溯。
（四）严禁未经授权擅自复制、传播、泄露合同档案内容。

3.3 合同档案的密级管理
（一）根据合同内容涉及的国家秘密、商业秘密和工作秘密的程度，对合同档案进行密级划分（如绝密、机密、秘密、内部）。
（二）密级的确定由合同承办部门在归档时初步提出，由档案管理部门会同法务部门或保密委员会审核确认。
（三）不同密级的合同档案，在保管、查阅、复制、流转、销毁等环节采取差异化的管理措施。
（四）所有接触涉密合同档案的人员必须签订保密承诺书，并接受保密教育。

第四部分：合同档案的利用、鉴定与销毁中的风险防范

4.1 合同档案利用的合规审查与风险提示
（一）档案利用申请时，档案管理部门应审查其目的的合法性与必要性。
（二）对于涉及诉讼、仲裁或其他法律程序的档案利用，应通知法务部门，法务部门可提供法律意见或协助。
（三）在提供档案利用时，档案管理人员应提示利用者注意保密义务和档案保护责任。

4.2 合同档案保管期限的确定与法律遵循
（一）合同档案的保管期限应综合考虑合同的重要性、法律规定的最低保存年限（如会计档案相关合同）、潜在诉讼时效、公司业务需求等因素确定。
（二）涉及国家重大项目、知识产权、长期债权债务、未决诉讼或仲裁的合同档案，应从严确定保管期限，通常为永久或长期。
（三）档案管理部门应建立保管期限到期档案的定期提醒机制。

4.3 合同档案销毁的法律风险控制
（一）严禁擅自销毁任何合同档案。
（二）保管期满的合同档案，必须经过严格的鉴定程序。鉴定小组应包括档案管理人员、原承办部门代表、法务部门代表和财务部门代表（如涉及）。
（三）鉴定小组应重点审查该合同是否已履行完毕、所有权利义务是否已结清、是否尚有未决争议、是否具有后续查考价值等。
（四）对于确定销毁的合同档案，应编制销毁清册，详细记录档案信息，并经有权审批人（通常为公司高级管理层）批准。
（五）销毁过程必须由两人以上监督执行，确保彻底销毁且无法恢复，防止信息泄露。销毁清册及批准文件应永久保存。
（六）在法定保存期限内或涉及未决法律程序、审计、调查的合同档案，绝对禁止销毁。

第五部分：监督、培训与责任

5.1 内部审计与监督机制
（一）公司内审部门或合规部门应定期对本制度的执行情况进行审计和检查，评估合同档案管理的合规性和有效性。
（二）审计内容包括归档的及时性、完整性，保管的安全性，利用的合规性，销毁的规范性等。
（三）对审计发现的问题，应出具审计报告，提出整改建议，并跟踪整改落实情况。

5.2 培训与意识提升
（一）档案管理部门应定期组织对公司全员，特别是合同承办人员、管理人员的合同档案管理制度及风险防范培训。
（二）培训内容包括制度解读、操作流程、风险案例分析、保密要求等，提高全员的档案意识和合规意识。

5.3 违规责任追究
（一）对于违反本制度规定，导致合同档案缺失、损毁、泄密或造成其他严重后果的，公司将依据相关规定对责任部门和责任人进行严肃处理，包括但不限于通报批评、经济处罚、降职降级；构成犯罪的，移交司法机关处理。
（二）因未按规定归档或归档文件不完整、不真实，导致公司在法律纠纷中败诉或遭受其他损失的，相关责任人应承担相应责任。

第六部分：制度的修订与解释

6.1 制度修订
本制度将根据国家法律法规的变化、公司业务发展和管理需求的变化，由档案管理部门会同法务部门等相关部门适时提出修订建议，报公司管理层批准后执行。

6.2 制度解释
本制度由公司档案管理部门负责解释。在执行过程中如有疑问，可向档案管理部门咨询。

篇三：《合同档案管理制度》（聚焦数字化与信息化建设）

第一章 总则与目标

1.1 制度背景与数字化转型
随着信息技术的飞速发展和企业数字化转型的深入推进，合同的订立、履行和管理日益呈现电子化、网络化趋势。为适应这一趋势，提升合同档案管理的效率、安全性与智能化水平，充分发挥合同档案在企业运营、决策支持和风险防控中的核心数据资产作用，特制定本《合同档案管理制度》（数字化与信息化建设版）。

1.2 核心目标
（一）全程电子化：推动实现合同从起草、审批、签署、流转到归档、利用、销毁的全生命周期电子化管理。
（二）集中化存储与管理：建立统一的、安全的电子合同档案数据库（或系统），实现所有合同档案（包括纸质档案的数字化副本）的集中存储和高效管理。
（三）智能化应用：利用信息技术手段，如OCR识别、全文检索、数据分析、人工智能等，提升合同档案的检索效率、信息挖掘深度和风险预警能力。
（四）安全可控：确保电子合同档案的真实性、完整性、可用性和机密性，符合国家法律法规对电子档案的安全要求。
（五）高效协同：通过信息化平台，支持跨部门、跨地域的合同档案在线查阅、协同处理和信息共享，提升工作效率。

1.3 适用范围
本制度适用于公司所有通过电子方式生成、处理、传输和存储的合同文件，以及由纸质合同转换而成的数字化副本的档案管理。纸质合同档案的管理参照公司综合档案管理制度，并积极推进其数字化进程。

1.4 基本原则
（一）标准先行：电子合同档案的格式、元数据、归档流程等应符合国家及行业相关标准。
（二）技术保障：依靠可靠的信息技术和系统平台支撑电子合同档案管理。
（三）安全优先：将电子合同档案的安全性置于首位，采取周密的技术和管理措施。
（四）易用高效：电子合同档案系统应操作便捷，功能完善，满足用户高效利用的需求。
（五）持续改进：根据技术发展和业务需求，持续优化电子合同档案管理系统和流程。

第二章 电子合同档案系统建设与管理

2.1 系统规划与选型/开发
（一）公司应规划建设或选用符合国家档案管理要求的电子合同档案管理系统（以下简称“系统”）。
（二）系统功能应至少包括：用户管理、权限控制、合同模板管理、在线起草与审批、电子签名/签章集成、合同台账自动生成、档案接收、自动分类编目、全文检索、版本控制、借阅审批流程、统计分析、安全审计、数据备份与恢复、到期提醒、在线鉴定与销毁等。
（三）系统应支持与公司OA系统、ERP系统、财务系统等其他业务系统的接口集成，实现数据共享和业务协同。
（四）系统应具备良好的可扩展性和兼容性，能够适应未来业务发展和技术升级的需求。

2.2 用户与权限管理
（一）系统实行严格的用户账户和权限管理制度。为每位用户分配唯一的账户和初始密码。
（二）根据用户的岗位职责，设定其对合同档案的访问、操作权限（如查看、编辑、下载、打印、审批等）。权限设置遵循最小必要原则。
（三）用户权限的分配、变更和撤销需履行审批手续，并有详细记录。
（四）用户应妥善保管个人账户信息，严禁与他人共享账户。定期强制用户修改密码。

2.3 系统安全保障
（一）网络安全：部署防火墙、入侵检测/防御系统，保障系统网络环境安全。
（二）数据加密：对存储和传输过程中的敏感合同数据进行加密处理。
（三）病毒防护：安装和及时更新病毒防护软件，定期进行病毒扫描。
（四）访问控制：通过身份认证、IP地址限制等方式控制系统访问。
（五）操作审计：系统自动记录所有用户的关键操作日志，包括登录、查阅、修改、下载、删除等，确保操作可追溯。
（六）数据备份与恢复：制定详细的数据备份策略（如每日增量备份、每周全量备份），并在异地存储备份数据。定期进行恢复演练，确保备份数据的有效性。
（七）灾难恢复：制定系统灾难恢复预案，确保在发生重大故障或灾害时，能够快速恢复系统和数据。

第三章 电子合同的形成、签署与归档

3.1 电子合同的规范化拟定
（一）鼓励使用系统提供的标准合同模板起草合同。对非标准合同，应确保其格式符合电子归档要求。
（二）合同内容应清晰、完整，重要条款应有明确标识，便于后续的OCR识别和信息提取。

3.2 可靠的电子签名/签章
（一）公司应采用符合《中华人民共和国电子签名法》规定的可靠电子签名/签章技术。
（二）电子签名/签章应与签署人身份唯一绑定，并能有效防止合同内容在签署后被篡改。
（三）确保电子签名认证证书在有效期内，并妥善保管相关数字证书和密钥。

3.3 电子合同的在线审批与流转
（一）合同审批流程应在系统内完成，审批节点、审批意见、审批时间等信息自动记录，形成完整的电子审批链。
（二）流转过程中的合同版本应得到有效管理，确保最终归档版本为各方确认的定稿。

3.4 电子合同的自动归档与元数据采集
（一）合同签署完毕后，系统应自动或半自动将其归档至电子合同档案库。
（二）归档时，系统应自动采集或辅助人工录入合同的关键元数据，包括但不限于：合同名称、合同编号、对方单位、签订日期、生效日期、到期日期、合同金额、标的物、经办人、所属部门、密级、保管期限等。
（三）元数据应准确、规范，满足后续检索、统计和管理的需求。

3.5 纸质合同的数字化转换与归档
（一）对于已存在的纸质合同或特殊情况下仍需签订的纸质合同，应及时进行高质量的数字化扫描，形成电子影像文件。
（二）扫描应确保图像清晰、完整，与原件一致。推荐使用PDF等标准格式存储。
（三）数字化副本应与其元数据一同导入系统，并与纸质原件建立关联。纸质原件按规定另行保管。
（四）对重要的纸质合同，其数字化副本应进行真实性校验。

第四章 电子合同档案的存储、管理与利用

4.1 电子合同档案的分类与编目
（一）系统应支持按合同类型、项目、客户、年份等多种维度对电子合同档案进行自动或手动分类。
（二）系统根据预设规则自动生成或辅助生成唯一的电子档案号。
（三）建立规范的电子档案目录数据库，方便用户浏览和查找。

4.2 长期保存与格式转换
（一）对于需要长期保存的电子合同档案，应关注其存储格式的通用性和稳定性。必要时，需进行格式转换，以确保其在未来技术环境下的可读性。
（二）定期对存储介质进行检测，对有老化风险的介质及时进行数据迁移。

4.3 高效检索与智能分析
（一）系统应提供强大的检索功能，支持按关键词、元数据字段、全文内容等进行快速、精准的检索。
（二）鼓励利用OCR技术对合同影像文件进行文本识别，实现全文检索。
（三）探索利用大数据分析、人工智能等技术，对合同数据进行深度挖掘，如合同风险点自动识别、履约预警、合同条款相似度比对、合同金额统计分析等，为管理决策提供支持。

4.4 在线查阅与协同利用
（一）授权用户可通过系统在线查阅其权限范围内的合同档案。
（二）系统支持合同档案的在线借阅申请与审批流程。
（三）对于需要多部门协同处理的合同事务（如履约跟踪、争议处理），系统应提供信息共享和协同工作平台。
（四）合同档案的下载、打印等操作应受权限控制，并记录操作日志。

第五章 电子合同档案的鉴定、移交与销毁

5.1 在线鉴定与保管期限管理
（一）系统应具备保管期限到期预警功能，自动筛选出达到保管期限的电子合同档案。
（二）档案管理部门通过系统组织相关部门人员进行在线鉴定，审查档案的存 hủy价值。鉴定意见应在系统中记录。

5.2 电子合同档案的规范移交
（一）如需向外部机构（如国家档案馆）移交电子合同档案，应确保移交的格式、元数据等符合接收方的要求。
（二）移交过程应有详细记录，并确保数据的完整性和安全性。

5.3 电子合同档案的安全销毁
（一）经批准销毁的电子合同档案，应采用专业的数据销毁技术进行彻底删除，确保无法被恢复。
（二）销毁操作必须在系统中履行严格的审批程序，并由专人执行和监督。
（三）系统应自动生成销毁记录，并永久保存。

第六章 制度保障与持续优化

6.1 组织与职责
（一）明确信息技术部门在系统建设、运维、安全保障方面的职责。
（二）明确档案管理部门在电子合同档案业务规则制定、内容管理、利用指导方面的职责。
（三）明确各业务部门在电子合同规范形成、及时归档、元数据准确性方面的职责。

6.2 培训与支持
（一）定期对全体员工进行电子合同档案管理系统操作和相关制度的培训。
（二）建立系统使用帮助和技术支持渠道，及时解决用户遇到的问题。

6.3 审计与评估
（一）定期对电子合同档案管理系统的运行情况、数据质量、安全性进行审计和评估。
（二）根据审计评估结果和用户反馈，持续优化系统功能和管理流程。

第七章 附则

7.1 本制度由公司档案管理部门会同信息技术部门负责解释。
7.2 本制度自发布之日起施行。与本制度相关的技术规范和操作指引另行制定。