文档资料管理制度怎么写 文档资料管理制度有哪些

文档资料管理制度是指规范文档资料的形成、收集、整理、归档、使用和保管等方面的一系列管理措施和规定。它旨在确保文档资料的完整性和准确性，提高工作效率，并确保文档资料的安全和保密性。以下是有关于文档资料管理制度的有关内容，欢迎大家阅读！

文档资料管理制度1

局办公室负责我局对外行文和公文的归档处理工作，为使行文和收文处理规范化，特规定如下：

一、行文

（一）凡以我局名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办科室拟稿，经科室负责人、分管领导初审后，送办公室核稿，经办公室核稿后送局领导签发。重要文件需由局领导审核，主管区领导签发。联合行文必须同时送有关单位领导会签，方可发出。

（二）经局领导签发的文稿交办公室统一登记、分类编号。由拟稿科室打印、校对、装订，上行文由办公室发送并催办，平行文和下行文由拟稿科室分发。

（三）行文规则参照《国家行政机关公文处理办法》（国发[XX]23号）有关规定执行，行文流程按局办公处理系统流程进行。

二、收文处理

（一）所有发至我局的公文（含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我局处理的公文），由局办公室统一签收、登记、编号，送局领导阅示或送有关科室办理。

（二）文件按办件、阅件进行分类。办公室负责人根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送局领导批示或交有关科室阅办。需要办理的公文，经请示局领导后办理，办公室根据文件内容、领导批示予以催办。

（三）对急办件，办公室应立即将文件送交局领导批阅。领导不在时，办公室应根据文件内容及时限要求，交相关业务科室或人员办理。事后及时向局领导汇报并做好督办工作。

（四）一般公文通过局内网办理和传阅。保密文件一律由办公室专人传送。

（五）凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。

三、保密文件归档管理

（一）遵守公司统计报表管理制度，保密资料统一由本局兼职保密员归档、传递、清退和销毁，并严格把好归档关、传阅关、清退关“三关”。

（二）制归档件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，送局领导审批后印发。

（三）保密文件、保密资料必须在办公室内进行传阅，未经批准不得擅自扩大传阅范围；不准擅自复印或抄录保密文件，不得将文件带出办公室；确因工作需要携带外出的，需经局领导批准，并要妥善保管。

（四）复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续。严禁将保密文件、保密资料拿到社会上营业性场所复印。

（五）借阅保密文件、保密资料须按阅读范围借用，并办理登记、签字手续。用完后，要及时归还。

（六）对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。

（七）销毁保密文件、保密资料时，必须登记造册，经主管局领导批准，送区保密局指定的地点处理，严禁将文件出卖给废品收购站。

文档资料管理制度2

（一）总则

一、本管理制度旨在确保学校文件归档的完整、及时、准确，促进学院内部及学院和上级部门的信息沟通，提高各部门组织管理工作的效率。

二、本制度涉及的文件是指以学院名义发布的各类公文包括请示、报告、决定、通知、意见及规定等等，上级主管部门下达的各类公文，以及各部门上报的各类文件资料。

三、文件归档要做到仔细、认真、及时、完整。

（二）收文制度：

1、接收文件应在文件登记表上的作好登记，填写应仔细、如实、及时，并由办公室人员签字确认。登记表须保持清洁、保存完整以备归档之用。

2、联络员在校团委领取的文件应根据校团委的指示及文件内容的缓急，及时将文件送达学院领导或有关部门轮阅，并做好文件传阅记录以备查。

3、传阅文件应保持文件完整无缺，并在相应的时间内归还办公室。

4、分团委各部门每月月初和月末应按时上交当月的工作计划及总结。如要举办活动，应上交相应的计划和总结，未在规定时间内上交将按考核制度上的有关规定扣分。

5、各部门上交的计划和总结包含打印稿和电子稿，打印稿应存放在各部门文件夹中，电子稿应存放在办公室电脑各部门的文件夹下。

6、上交上来的打印搞应及时、认真、如实的做好各项登记，查看是否有图片并做好备注，上交电子稿时办公室接收人应确保其能打开并含有相关内容，做好相应的登记。

7、分团委所属各部门可根据需要在办公室查阅文件，但不得善自改动文件内容，查阅时应经过办公室有关人员的批准。

（三）归档制度：

1、学院各类文件指在学校内部统一意见、发布通知、决定和沟通信息；向上级部门请示、报告重要事项等。

2、欲发放文件应先起草文件草稿，起草完毕后交有关人员审定，审定合格后方可发放。

3、根据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学院统一规定编号在归档登记表上分门别类地做好文件的具体信息的登记，学院任何发送文件都得做好登记，该登记表作为归档资料应妥善保存，不得遗失。

4、文件发送之前应加盖学院相应的公章。

5、对每一号文件办公室都须将文件原稿及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存并存放在办公室文件夹下。

注：本管理制度由土建学院分团委办公室制定，并经过相关领导审阅通过。如有改动，以分团委办公室最新制度为准。

土木工程与建筑学院分团委办公室

文档资料管理制度3

第一条：项目文件的形成和积累项目文件产生于项目建设全过程。

其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。并有相应的检查、控制及考核措施。

第二条、项目建设各阶段文件的收集及其责任

1、项目准备阶段

建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备，工艺和涉外文件：勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。

2、项目施工阶段

项目实行总承包的。由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的。由各承保单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责收集，积累项目监理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况、审核，签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。

3、项目试运行阶段

试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的文件：项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承担项目的器材供应和财务管理中形成的文件。

第三条、收集范围

1、反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，规入建设项目档案。

2、项目文件归档范围和保管期限见附表1

第四条、收集时间

各类文件应按文件形成的`先后顺序或项目完成情况及时收集：引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档、再行译校、复印和分发使用。

第五条、项目文件质量要求

1、字迹清楚，图样清晰。图表整洁、签字手续完备。

2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。

3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设计标定质量的要求。

4、录音、录像文件应保证载体的有效性。

5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

文档资料管理制度4

一、目的

为做好特种设备档案资料管理工作，明确公司特种设备档案资料管理工作要求，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司特种设备档案资料管理工作。

三、规定内容

1、特种设备档案资料主要包括以下内容：

1.1特种设备的.设计文件、制造单位、产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料；

1.2特种设备使用登记证和检验报告书；

1.3特种设备的定期检验和定期自行检查的记录；

1.4特种设备的日常运行状况记录；

1.5特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录；

1.6特种设备运行故障和事故记录；

2、特种设备安全管理机构负责归口管理本单位所有特种设备档案资料，应指派专人负责特种设备档案资料的保管工作。

3、特种设备安全管理机构应设立专门的档案室或档案柜用于保存特种设备档案资料，保存期限原则上为3年，重要的见证资料应永久保存。

4、根据需要本单位可另外专门设立特种设备档案资料管理机构。

文档资料管理制度5

第一条、项目文件的整理

1、建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。

2、建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理

3、勘查、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。

4、施工技术文件应按单项工程的专业，阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。

5、设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理；现场使用的译文及安装调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件，工程事故处理文件由施工单位整理。

第二条、项目文件的组卷

1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。

2、项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷：项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。

3、案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件。该卷保管期限从长。

第三条、案卷与卷内文件的排列

1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。

2、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测试验记录、评定、验收排列。

3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。

4、竣工图按专业、图号排列。

5、卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

第四条、卷内编目，装订必须符合规定要求

详见综合科档案管理制度

第五条、声像材料整理

声像材料整理时应附文字说明。对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。

第六条、项目文件的归档

1、建设单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后，将经整理，编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求，向建设单位档案管理机构归档。

2、根据基本建设程序和项目特点，归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后于竣工验收文件一并归档。

3、归档文件应完整、成套、系统。应记述和反应建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反应项目建设过程和竣工的实际情况，图物相符，技术数据可靠、签字手续完备；文件质量应符合项目文件质量要求的规定。

4、勘查、设计、施工及建立单位需向本矿归档的文件，应按国家有关档案管理的规定和附表1的要求单独立卷归档。

5、外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文，经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。

第七条、项目文件的归档审查施工单位在项目竣工文件收集

编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审，经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构。

第八条、项目文件的.归档时间

1、除受委托进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档；有尾工的应在尾工完成后及时归档。即：在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

2、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱设备验收或接收后即时登记，安装调试后归档（任务结束后一周内向上级档案室移交）。

3、电子文件的逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

4、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档（一周内）。

5、下列文件材料应随时归档：

5.1、变更、修改、补充的文件材料；

5.2、矿内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

5.3、矿产权变动过程中形成的文件材料；

5.4、其他临时活动形成的文件材料。

文档资料管理制度6

一、文件管理

1、文书人员在起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需注意事项，并收集相关素材，做好前期的准备工作。

2、文书人员在起草文件的过程中，要做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的’书写和表达方式，做到适时、贴切。

3、各种文件在下发之前要经总经理审阅，文件下发时要迅速、及时，并做好下发记录；若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。

4、文件下发后要及时进行整理存档；对于回收的资料也要及时整理存档。

5、有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。

二、档案资料管理

1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。

2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。

3、所有档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必须做到物单相符。

4、借阅的文档资料未经领导>;批准，不得随意扩大阅读范围，否则将进行严肃处理。

5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必须经总经理批示。

6、收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。

7、对各类文档资料应指定其存档期限，以便及时清理。

8、在部门主管安排、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单一致。

9、档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。

10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。

11、文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档，必须在文档目录中及时添加。

12、若文档负责人离职时，须按文档目录清单做好工作交接，按照文档目录清单与现存文档核对，如果出现物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。

13、新接管档案管理的负责人要尽快熟悉负责保存的文档，继续做好文档的保存、保密工作，并及时对文档进行更新、备案。

14、如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。

文档资料管理制度7

为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。

一、公司文件、资料应归档的范围和归档分类

本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:

1、行政类:本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要。公司各类证照。

2、经营业务类:公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。

3、人事类:劳动人事档案、劳动工资档案等。

4、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。

5、音像类:公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。

二、公司文件、资料归档的编制及编号

公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合:统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的大原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。

1、本公司所有应归档的文件、资料,一律以韶关市新江控股资产营运管理有限公司中的“韶新控”汉语拼音第—个字母,SXK冠以编号之首。

2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为:1行政类;2经营业务类;3人事关类;4财务类;5音像类。

3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以百位数进行归编。

4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“AA”代表重要级,“AAA”代表机密级。

“A”一般级文档包含:公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。

“AA”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。

“AAA”机密级文档:内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。

5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为:SXJKG-类别-发布年号-归档序号-受密级。

例如:将20xx年第—份归档的公开发布的行政类文件“公司某规章制度”归档,编制及编号为:SXK-1-20xx-001-A

三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交

1、巳归档的’公司文件、资料,由总经理办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据《文档》的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中:股东会、董事会、监事会专项《文档》由董事会秘书负责保管;人事专项《文档》由人力资源部负责保管;财务专项《文档》由财务会计部负责保管;其它《文档》均由总经办指定专人负责保管。

2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记册》,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。

3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅申请单》。一般级公司文档,须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可调阅。机密级公司文档,须经控股公司总经理批准后方可调阅。

4、公司文件、资料档案跨公司调阅,须经控股公司总经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅。

5、公司文件、资料档案移交时必须填写《文档移交清册》,《文档移交清册》一式三份,供移交双方、总经办留存。

四、公司文件、资料的归档保存期限

1、永久保存:本公司章程、股东名簿、股东会、董事会、监事会会议记要、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。

2、十五年保存:根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。

3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。

4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。

五、公司文件、资料档案的销毁

1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。

2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请单》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可销毁。

机密级公司文档,须经控股公司总经理批准后方可销毁。

3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。

4、《文档销毁申请单》和《文档销毁登记表》各—式三份供申请部门、分公司、控股公司留存。

六、其它

本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善,过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司以及属下营运公司和涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。各关联公司可参照执行。

本制度自签发人签字日起生效执行。

文档资料管理制度8

1目的

为进一步规范公司的安全档案管理工作，充分保障公司安全管理工作的有效性和长期性，根据《中华人民共和国安全生产法》、《安徽省安全生产条例》、《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合我公司职业健康安全的实际状况，特制订本制度。

2范围

本制度适用本公司范围内安全文件档案的建立、更新、使用、保存管理。

3术语

3.1安全档案是指公司在安全管理活动中形成的，对企业、国家及社会安全生产具有保存与利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

4主要职责

4.1凡是各单位在日常职业健康安全管理、生产管理、设备管理、技术管理及业务联系工作中，形成的有保存价值的与职业健康安全有关的文件材料、各类检测证书、报告、安全制度、教育试卷、工作记录、声像资料等都应按规定收集齐全，整理归档。

4.2生产安环部负责公司安全档案管理检查督促工作，负责对公司的安全档案分级管理做出规定。

4.3各部门应加强安全档案管理工作的领导，明确一位负责人主管安全管理档案工作，保证安全管理档案工作所需的必要条件。各单位负责各自的安全档案管理工作。

4.4各部门应设置专门安全管理档案柜，落实安全管理档案管理人员，集中统一管理本单位安全管理档案。

4.5公司综合办负责收集归档公司以文件形式下发的有关安全管理方面的各类材料；负责收集建立职工各类职工健康体检材料的归档工作。

4.6安全管理档案工作是公司安全管理的基础性工作，是维护公司安全生产、经济利益、合法权益的重要依据，是公司信息资源的重要组成部分。各部门对本单位安全管理档案具有依法管理、保护、使用的职责。任何个人不得将安全管理档案据为己有或拒绝归档。

4.7各级安全生产管理人员应忠于职守，认真执行有关法律法规、制度和标准，协助公司、各单位对收集的安全管理档案材料的完整程度、准确性以及保存价值进行审核。

5工作内容

5.1安全管理档案范围一般包括但不限于以下内容：

5.1.1企业基本情况的内容：企业名称、地址、法定代表、联系电话、经济类型、人数、生产规模、主要原材料及产品、工艺流程、安全管理机构与安全员等。

5.1.2企业生产经营场所平面布置图，并标注清楚以下内容。

部门与车间、仓库等的位置、面积或重要生产、经营、储存设施、设备的位置、型号、规格等；

重大危险源的位置、数量等；

主要应急救援设施、设备、器材的位置、数量、型号。

5.1.3公司安全生产重点监控部位一览表（重大危险源、消防重点部位、重点设备、易燃易爆和有毒物质储存地点及相关危险危害因素分析）。

5.1.4公司应急救援体系建设情况。内容包括：事故应急救援预案、应急救援队伍组成及联系方式、各类应急救援设施、设备器材的数量以及应急救援演练情况等。

5.1.5公司安全组织方面的内容

1.主要负责人的安全资格证书。

2.安全管理人员的安全资格证书。

3.总厂职业健康安全管理网络。

4.其他与安全组织方面有关的内容。

5.1.6企业安全管理制度及相关文件、计划、总结方面的内容

安全目标管理

安全生产责任制

法律法规标准规范管理

安全投入管理

安全文件和档案管理

风险评估和控制管理

安全教育培训管理

特种作业人员管理

设备设施安全管理

建设项目安全“三同时”管理

生产设备设施验收管理

生产设备设施报废管理

施工和检维修安全管理

危化品及重大危险源管理

作业安全管理（动火、高空、受限空间、动力介质等）

相关方及外用工（单位）管理。

职业健康管理

劳动防护用品（具）管理

安全检查及隐患排查治理

应急管理

事故管理

安全绩效评定管理

安全会议制度

安全机构设置与人员配置管理

安全操作规程

安全通则

安全生产管理考核制度

参观人员安全告知书

特种设备安全管理（机电类、承压类）

上报的各种安全生产方面的计划、总结、报告等材料。

安全活动日管理制度

上级部门有关安全生产方面的文件、通知及执行情况汇报、记录。

其他与安全相关的管理制度

5.1.7安全监督执法检查方面的内容

各级政府及行业主管部门监督检查所发的安全监察指令书等各类执法文书。

落实执行各类文件所采取的措施及落实情况及其上报上级主管部门的报告及记录。

安全监督执法方面的其他文件、文书和记录。

5.1.8安全检查方面的内容

日常检查记录及处理情况记录。

月、季度及年度检查记录及处理情况记录。

安全检查存在问题整改通知书及整改情况记录。

各方面安全检查的计划安排、检查记录及处理情况。

各项检查的总结汇报材料。

其他与安全检查相关的材料。

5.1.9安全教育培训方面的内容

安全培训计划。

公司主要负责人、中层管理人员、安全管理人员及班组长安全培训的记录。

员工三级安全教育记录。

特种作业人员和特种设备作业人员资格证书及教育培训记录。

换岗教育培训记录。

日常安全、宣传、教育培训记录及总结。

应急救援培训、演练记录及总结。

5.1.10安全投入方面的内容

全年安全投入的计划及专项安全投入计划。

安全、宣传、教育培训投入的情况记录。

隐患整改方面的投入记录。

防护用品方面的投入记录。

安全防护设备、设施方面的投入记录。

安全评价、安全管理体系建设、安全代理方面的投入。

其他与安全有关的投入。

5.1.11工伤保险方面的内容

参加工伤保险员工的名单。

为员工缴纳保险费的凭证或单据。

发生工伤的员工获得工伤保险理赔的凭证或单据。

其他与工伤保险相关的文件、凭证或单据。

5.1.12职业卫生健康管理方面的内容

具有职业病危害的岗位情况及可能产生的职业病种类。

具有职业病危害的岗位的预防措施情况。

具有职业病危害的岗位定期检测检验报告。

接触职业病危害岗位的员工及其身体检查情况。

确诊为职业病的员工情况及其身体检查、治疗记录。

与职业病防治相关的文件、材料。

劳动防护用品管理制度及其落实执行情况的记录。

各类劳动防护用品发放记录。

员工使用和佩戴劳动防护用品的记录。

其他与劳动防护用品有关的文件、材料。

5.1.13“三同时”管理方面的内容

有关安全设施和职业卫生方面“三同时”项目的文件、材料。

“三同时”项目的设计图纸及相关资料。

“三同时”项目的竣工验收报告及相关资料。

其他与“三同时”项目相关的文件、资料。

5.1.14安全防护设备（含职业健康卫生设备，下同）方面的’内容

各类安全防护设备的种类及型号等基本情况资料。

各类安全防护设备管理部门及设备运行情况记录。

各类安全防护设备运行维护保养情况记录。

应急救援设备的种类、数量和型号及管理部门、状况等记录。

其他与安全防护设备相关的文件、资料和记录。

5.1.15用电管理方面的内容

企业用电管理制度及落实情况记录。

配电室运行状况记录。

临时用电申请及拆除记录。

配电箱等用电设施运行状况记录。

5.1.16特种设备方面的内容

特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料。

特种设备的定期检验和定期自行检查的记录，特种设备使用证。

特种设备的日常使用状况记录。

特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录。

特种设备运行故障和事故记录。

5.1.17事故调查处理方面的内容。

发生事故情况经过介绍。

事故调查组成人员名单及事故调查的相关会议记录。

事故调查收集各类证据。

事故分析会记录。

关于事故的原因分析、责任认定和防护措施的相关决定文件。

按“四不放过”原则对事故进行处理的文件。

企业月度事故报表。

其他与事故相关的文件、材料。

5.1.18其他与安全生产相关的内容

5.2收集与移交的基本要求

5.2.1归档材料必须是总厂在生产过程中形成的与职业健康安全管理有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料。

5.2.2归档材料应确保完整、准确、系统，反映公司安全生产各项活动的真实内容和历史过程。

5.3归档时间

5.3.1基础建设、物料购置与处理、产品生产等活动中形成的与职业健康安全相关联材料，在项目结束后整理归档。

5.3.2各单位在安全管理过程中形成的材料可以按每月、每季或年归档，也可按项目或活动归档。

5.4安全档案工作人员负责有关归档材料的审核。

5.5安全档案工作人员应对各部门送交的各类安全管理档案认真检查。检查合格后交接双方在移交清册（一式两份）和检查记录上签字，正式履行交接手续。接收电子档案时，应在相应设备、环境上检查其真实有效性，并确定其与内容相同的纸质安全生产档案的一致性，然后办理交接手续。

5.6档案管理

5.6.1各单位安全管理档案整理应根据自身实际情况按各自管理职责分类保存，便于科学管理与利用。

5.6.2安全管理档案保管期限为永久、长期（2—5年）、短期（2年以下）三种。

5.6.3对保管到期的安全管理档案应进行鉴定。对经过鉴定后已失去保存价值的相关档案，应写出鉴定报告并编制销毁清册，报主管负责人审批。销毁相关档案时必须严格执行相关的档案管理规定，销毁清册应长期保存。

5.6.4应建立安全管理档案统计工作制度，并按规定向上级有关部门报送安全生产档案工作基本情况。

5.7档案利用

5.7.1安全管理档案的利用，要处理好保密和利用的关系，既要保护总厂的知识产权和商业秘密，保障企业的合法权益不受损害，又要充分发挥安全生产档案的指导、借鉴作用。

5.7.2公司应积极主动地接受各级安全生产监督管理部门对公司安全档案管理工作的监督指导，开展企业安全生产档案信息服务工作。

文档资料管理制度9

一、总则

第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。

第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。

二、收文的管理

第三条公文的签收：

凡来公司公启文件（除领导订启的外）均由办公室收发员登记签收

第四条公文的编号保管：

1、办公室收发员对上级来文拆封后应及时附上”外来文件流单”，并分类登记编号、保管。

2、公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室收发员进行登记编号保管，不得个人保存。

第五条公文的阅批与分转。

1、凡正式文件均需由办公室主任根据文件内容和性质阅签后，由收发员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2、一般函、电、单据等，分别由办公室收发员直接分转处理。

3、为加速文件运转，办公室收发员应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

第六条文件的传阅与催办。

1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导”批示”、”拟办意见”，办公室收发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3、办公室收发员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如确系工作需要备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转，以防丢失。

三、发文的管理

第七条发文的规定：公司上报下发正式文件由办公室负责。

第八条发文的范围：

1、凡是以公司名义发出的文件、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2、下发文件主要用于：

（1）公布规章制度；

（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；

（3）公布体制机构变动或干部任免事项；

（4）公布重大经营管理、技术、生活福利等工作的决定；

（5）发布有关奖惩决定和通报；

（6）其他有关重大事项；

3、上行文件主要用于：

（1）对上级呈报工作计划、请示报告、处理决定；外发文主要用于：

（2）同相关单位联系有关重大经营管理、技术、人事、物资供应等事宜。

4、在日常经营管理、技术工作中，有关图纸、技术文件、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由相关业务科室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

5、各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，可以各业务部门名义发会议纪要。

6、各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函（应各自编号备查）不用公司名义发文。

四、发文程序与要求

第九条发文程序规定：

1、各部门需要发文，应事先向办公室提出申请；拟搞人应填写《发文拟稿单》，并详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、标定日期；

2、草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。

3、办公室对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；

4、经办公室审查修改后的文稿，送主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；

5、对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理清楚；

6、需经会签的文稿，由办公室在交付打印前送会签部门会签；

7、经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号打印；

8、文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

9、文件打字后，由办公室派专人分发并检查落实情况。

五、文件的借阅和清退

第十条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意后办公室方可借阅。

第十一条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十二条各部门应指定一位责任心强的.同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

六、文件的立卷与归档

第十三条文件的归档范围：

以公司名义形成的文件统一由办公室负责归档；其它部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。

第十四条立卷要求

1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向办公室移交，清单一式两份。（交接部门各留存一份备查）。

七、文件的销毁

第十五条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，办理销毁手续。

文档资料管理制度10

（一）为明确工作职责，理顺工作程序，规范调度文档管理，根据《煤矿安全生产标准化基本要求及评分方法（试行）》调度和地面设施管理制度建设的要求，制定本制度。

（二）调度文档管理分为图表、台账、记录簿、电子显示屏和牌板等。

1、图表：调度室各种图表必须及时填绘和修订，与实际情况相符合，图表必须归档管理。

2、台账：

（1）综合台账应当记录当班生产计划完成情况、安全生产情况，重点工程和重点工作调度情况，安全生产中出现的问题和处理情况，领导值班、下井带班及入井人数情况，领导交办工作及落实情况等。

（2）综合台账应内容完整，数据准确，账面整洁，字迹工整。

（3）按日原煤产量、月及年累计完成量、综合进尺、开拓进尺、日月年累计完成进尺，分项或统一建立统计台账。

3、记录簿：建立调度值班记录、领导值班及下井带班记录（由带班领导填写）、调度员交接班记录、安全生产例会记录、生产安全事故（突发事件）分析统计记录，存档管理。

4、电子显示屏：

（1）电子显示屏应正常显示调度统计报表、重点安全生产信息；

（2）主要设备和重点安全生产环节视频监控；

（3）煤矿安全监测监控系统、井下人员定位系统等终端显示；

（4）显示的`数据应准确，实时集中监控。

（三）调度文档内容齐全，数据准确，账面整洁，记录规范，值班记录无涂改。

（四）档案资料，应有专人管理。

（五）调度文档的保存期限：

1、班、日调度记录，月度及年度生产总结，调度台账保存1年以上。

2、调度日报、旬报、文字分析，上级通知、通报、传真电文保存1年以上。

3、死亡事故和重大非伤亡事故记录，作为永久保存材料。

（六）各项生产数据和事故伤亡情况，未经有关领导批准，不得擅自对外公布。

（七）立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，装订整齐、牢固，填写备考表，注明保管期限。

（八）对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经档案管理部门领导鉴定，报矿分管领导批准后，按规定销毁。

文档资料管理制度11

为了使拌和站资料管理实现正规化,并切实加强档案资料的管理工作,特制定本制度。

一、文件收发

1、建立收文登记制度。对上级机关发来的文件和市直有关部门文件及其他兄弟单位来文都要进行收文登记。

2、收文登记主要包括以下内容:收文日期、来文机关、文件名称、文件字号、发文日期及阅文签字等。

3、文件管理人员要根据领导指示,将文件送交承办人,承办人要在收文登记簿上签字登记以备查找;承办人按文件要求完成后,要及时将文件交还保管人员保存。

4、拌和站对外发出的文件要建立发文登记,发文登记内容包括:发文时间、发文机关、文件名称、文件字号、发文范围等。

5、对拌和站拟稿发出的文件、专题材料都要将文件原稿和一份正式文件存入档案。

二、档案资料管理

1、原始记录是设备管理和维修工作的基础之一,是了解设备状况、统计数据、建立帐卡表册和进行经济技术分析的依据。必须重视此项工作的填写、收集、整理和保存。

2、机械设备的数据管理是一项基础工作,它来源于原始资料。为了提高设备资产的运作效益,必须按时分类、收集汇总一些数据供分析研究,并及时采取积极措施,保证投入产出效益目标的.实现。数据管理包括列表登记、统计分析、上报考核等方面,应做到定期归类整理。数据要完整准确,报表要及时齐全。

3、机械管理基本数据库应具备以下内容:

1）、管理号码;

2）、设备名称;

3）、型号规格;

4）、技术状况;

5）、保管单位;

6）、本季运转小时;

7）、原值;

8）、净值;

9）、组资日期;

10）、生产厂家;

11）、本机编号;

12）、出厂日期;

13）、外型尺寸;

14）、整机重量;

15）、动力机名称;

16）、动力机型号;

17）、动力机规格;

18）、动力机生产厂;

19）、动力机出厂日期;

20）、动力机编号;

21）、工点。上述数据4、6、8、21项为动态数据,其它为静态数据。

4、及时上报的报表:《设备台帐》(包括自有配属的设备和内租、外租的设备以及协作队伍的设备,分别建帐管理)、《机械增减情况表》、《机械事故统计表》、《机械保养、修理计划报表》、《机械保养、修理完成情况报表》。

5、建立档案目录,主要分设备文件材料、设备档案、设备技术资料三个方面,以便查找、使档案资料更好地为工作服务。

6、建立和认真执行文件借阅制度和文件保密制度,确保文件安全。

文档资料管理制度12

一、总则及范围

为了保持公司技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的完整性，避免混乱，特制定本标准。

本标准适用于技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的管理。

二、管理业务与分工

1.技术部负责人。负责本制度的制定及有关技术文件各项管理业务的审批及有关事项的确定。

2.技术员。负责总则中所述文件的保管、收发及按本制度进行技术文件的.管理工作。

三、管理内容与要求

1.技术文件的种类

（1）技术类文件

由技术部负责的图纸及各类工艺规程、工艺卡片、作业指导书。

（2）管理类文件

由技术部负责的项目的合同；项目资料；项目预算单、决算单等。

2.文件登记

（1）技术部必须建立《技术文件管理台账》，掌握技术部全__文件的情况。其台账应包括：编号、名称、数量、文件编制时间。

（2）文件接收后，技术员应及时对文件进行分类编号并作记录。

3.文件的归档及保管

技术文件的保管由技术员按档案类型进行保管。

4.文件的借用

（1）文件的借阅应开具借条并由技术部领导批准，方可借阅。

5.文件的修改与审批

（1）当某专业的工程技术人员或使用单位的有关人员提出对不合理或者已经落后的技术文件时，由技术部该专业的工程师（或专业的业务负责人）分析确定是否需要修改。

（2）技术文件确定修改后，由技术部该专业工程师（或专业的业务负责人）填写《设计更改单》。

《设计更改单》应包括下列内容：

（a）技术文件名称、编号、或图纸名称、图号；

（b）更改理由；

（c）会审意见、会审签名；

（d）设计、工艺负责人签名；

（e）修改内容和修改要求（以图纸和文档形式表现）。

（3）技术文件的xx与批准

一般性的内容更改只须将填好的《设计更改单》交技术部负责人进行xx和签字批准即可。重大内容的更改与涉及安全、质量、投资等影响面较大的内容更改由技术部召集有关人员参加审定，会议通过审定后，由技术部负责人签字后交公司批准。

（4）技术员接到《设计更改单》后，应立即着手工作，更改时，必须把已发出和保存、储备的技术文件一次全部修改完毕以保证技术文件的统一性（图纸更改后的发放除执行发放规定外，应同时将旧图纸收回并登记）。

（5）技术文件的管理应以纸质和电子版形式存档（在登记时应作出标记）。