公司档案管理制度及流程 公司档案管理制度内容

档案是公司重要的信息资源和历史记录，完善的档案管理制度是企业规范运营、高效决策的基础。《公司档案管理制度》旨在规范档案的收集、整理、保存、利用等环节，确保档案的完整性、准确性、安全性与可利用性。同时，结合社区服务，提升企业形象。本文将呈现多篇《公司档案管理制度》范文，以供参考。

篇一：《公司档案管理制度》

第一章 总则

第一条 为了加强本公司的档案管理工作，有效地保护和利用档案，为公司的各项工作服务，根据相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。

第二条 本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工。

第三条 本制度所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第四条 公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则。

第五条 公司档案管理工作应遵循真实性、完整性、系统性、安全性、可用性原则。

第二章 机构与职责

第六条 公司设立档案管理委员会，作为公司档案管理的领导机构。档案管理委员会主任由公司总经理担任，成员由各部门负责人组成。

第七条 档案管理委员会的主要职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策；

（二）审定公司档案工作的规章制度；

（三）对公司档案工作进行监督、检查和指导；

（四）决定公司档案工作中的重大事项。

第八条 公司设立档案室，作为公司档案管理的职能部门，具体负责公司档案的日常管理工作。

第九条 档案室的主要职责是：

（一）负责公司各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用工作；

（二）负责公司档案信息化建设和管理工作；

（三）负责对各部门的档案工作进行业务指导和监督；

（四）负责公司档案工作人员的业务培训；

（五）负责公司档案的安全保密工作。

第十条 各部门应指定专人或兼职人员负责本部门的档案管理工作，并接受档案室的业务指导。

第三章 档案的收集与归档

第十一条 公司各部门应按照规定，及时、准确、完整地向档案室移交具有保存价值的档案。

第十二条 归档范围包括：

（一）公司在筹备、设立、变更、终止等过程中形成的各种文件材料；

（二）公司在经营管理活动中形成的各种文件材料，包括合同、协议、决议、纪要、报告、报表等；

（三）公司在生产技术活动中形成的各种文件材料，包括设计图纸、工艺文件、试验记录、产品检验报告等；

（四）公司在人事管理活动中形成的各种文件材料，包括员工档案、工资表、考核记录等；

（五）公司在财务管理活动中形成的各种文件材料，包括会计凭证、会计账簿、财务报表等；

（六）公司在基本建设活动中形成的各种文件材料，包括立项报告、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等；

（七）公司在科研活动中形成的各种文件材料，包括科研项目申报书、研究报告、实验数据、成果鉴定书等；

（八）公司获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗等；

（九）公司认为其他具有保存价值的文件材料。

第十三条 归档要求：

（一）归档文件材料必须完整、准确、系统；

（二）归档文件材料必须经过认真整理，做到分类科学、编目规范、排列有序；

（三）归档文件材料必须符合规定的质量要求，字迹清晰、图样完整、载体完好；

（四）归档文件材料必须按规定的时间移交档案室。

第四章 档案的保管与保护

第十四条 档案室应当建立健全档案保管制度，确保档案的安全。

第十五条 档案室应当配备必要的设施设备，包括档案柜、防盗门、防火设备、温湿度控制设备、防虫防霉设备等，确保档案的存放安全。

第十六条 档案室应当定期对档案进行检查，发现问题及时处理。

第十七条 档案室应当建立档案借阅制度，严格控制档案的借阅范围和借阅手续。

第十八条 严禁任何人在档案上涂改、圈划、抽换、污损、伪造或者擅自销毁档案。

第五章 档案的利用

第十九条 公司鼓励和支持对档案的合法利用。

第二十条 公司各部门因工作需要，可以查阅、借阅本部门形成的档案。查阅、借阅其他部门形成的档案，需经档案室同意。

第二十一条 查阅、借阅档案，应当办理登记手续，并在规定期限内归还。

第二十二条 借阅档案，不得擅自复制、转借或者带出档案室。

第二十三条 复制档案，需经档案室同意，并办理登记手续。

第二十四条 公司档案原则上不对外提供利用。特殊情况需要提供利用的，需经公司总经理批准。

第六章 档案的鉴定与销毁

第二十五条 档案室应当定期对保管期限已满的档案进行鉴定，提出存毁意见，报档案管理委员会批准后，方可销毁。

第二十六条 鉴定档案，应当遵循客观、公正的原则，严格按照规定的标准和程序进行。

第二十七条 销毁档案，应当指定专人负责，并严格履行登记、审批手续。

第二十八条 销毁档案，应当采取安全可靠的方式进行，确保档案信息不外泄。

第七章 附则

第二十九条 本制度未尽事宜，按照国家有关法律、法规和公司其他相关规定执行。

第三十条 本制度由公司档案管理委员会负责解释。

第三十一条 本制度自发布之日起施行。

篇二：《公司档案管理制度》

一、总则

1. 为规范公司档案管理，确保档案的真实、完整、安全与有效利用，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。

2. 本制度适用于公司所有部门及员工，涵盖公司运营过程中产生的各类具有保存价值的文件资料。

3. 档案管理工作坚持集中统一管理原则，由公司档案室负责具体实施，各部门配合执行。

二、档案管理职责

1.档案室职责：

负责制定和完善公司档案管理制度及相关流程。

负责公司各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作。

指导和监督各部门的档案管理工作，提供业务培训。

负责档案信息化建设，建立和维护档案管理系统。

确保档案的安全保密，防止档案损毁、丢失和泄密。

2.各部门职责：

指定专人或兼职人员负责本部门档案的初步整理和归档工作。

按照公司档案管理制度的要求，及时、完整地向档案室移交档案。

配合档案室进行档案的查阅、借阅和鉴定工作。

对本部门形成的档案负有保管和保密责任，直至移交档案室。

三、档案的范围与分类

1.档案范围：

行政管理类：公司章程、规章制度、会议记录、决议、通知、报告、总结、计划、统计报表等。

人事管理类：员工招聘、录用、考核、奖惩、调动、离职等相关文件材料，劳动合同、员工档案等。

财务管理类：会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。

业务经营类：合同、协议、项目文件、市场调研报告、客户资料、产品说明书、技术资料等。

基本建设类：项目立项、设计、施工、验收等相关文件材料。

科研开发类：科研项目申报、研究报告、实验数据、成果鉴定等相关文件材料。

其他类：公司获得的荣誉证书、奖状、照片、录音、录像等具有保存价值的资料。

2.档案分类：

按内容分类：如上述行政管理类、人事管理类、财务管理类等。

按形式分类：文件、图纸、照片、录音带、录像带、电子文件等。

按保管期限分类：永久、长期、短期。

四、档案的收集与归档

1. 各部门应在工作完成后，及时将形成的具有保存价值的文件材料进行整理。

2. 整理要求：

文件材料应保持完整、准确、系统。

去除重复、无用的文件材料。

对破损的文件材料进行修补或复制。

按照统一的分类标准进行分类、排序和编号。

编制归档文件目录。

3. 归档时间：

一般文件材料应在次年6月底前归档。

特殊文件材料（如合同、项目文件等）应在工作完成后立即归档。

4. 归档程序：

各部门将整理好的文件材料及归档文件目录移交档案室。

档案室对移交的文件材料进行检查、验收。

验收合格后，双方办理交接手续。

五、档案的保管与保护

1. 档案室应具备符合档案保管要求的库房和设施设备，包括：

防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防光、防高温等设施。

档案柜、密集架等装具。

温湿度记录仪、除湿机、空调等设备。

2. 档案室应建立健全档案保管制度，包括：

库房管理制度。

档案出入库登记制度。

档案检查制度。

档案温湿度管理制度。

3. 档案室工作人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。

4. 严禁任何人在档案上涂改、污损、抽换、伪造或擅自销毁档案。

六、档案的利用

1. 公司内部人员因工作需要查阅、借阅档案，应履行审批手续。

2. 查阅档案应在档案室指定的阅览室内进行，不得将档案带出阅览室。

3. 借阅档案应填写借阅单，注明借阅人、借阅日期、归还日期、借阅档案的内容等。

4. 借阅档案应妥善保管，不得转借、涂改、污损、拆散或丢失。

5. 借阅档案应按期归还，逾期未归还的，档案室应催还。

6. 复制档案应经档案室负责人批准，并办理登记手续。

7. 公司档案原则上不对外提供利用，特殊情况需经公司领导批准。

七、档案的鉴定与销毁

1. 档案室应定期对保管期限已满的档案进行鉴定。

2. 鉴定工作由档案室组织，相关部门参与。

3. 鉴定结果分为继续保存、延长保管期限和销毁三种。

4. 销毁档案应编制销毁清册，报公司领导批准后方可销毁。

5. 销毁档案应在指定的地点进行，并有专人监督，确保档案信息不外泄。

八、附则

1. 本制度由公司档案室负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。

篇三：《公司档案管理制度》

第一章：总则

目的：为规范公司档案管理，确保档案信息的完整、准确、安全和有效利用，根据国家相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

适用范围：本制度适用于公司总部、各分公司、子公司及所有部门。

基本原则：档案管理工作应遵循“统一领导、分级管理，集中保管、方便利用”的原则。

第二章：管理机构与职责

档案管理委员会：公司成立档案管理委员会，由公司领导及各部门负责人组成，负责审议和决定公司档案管理的重大事项。

档案管理部门：公司设立专门的档案管理部门（或指定专人），负责公司档案的日常管理工作。

各部门职责：各部门负责人为本部门档案管理的第一责任人，应指定专人或兼职人员负责本部门档案的收集、整理和归档工作。

第三章：档案的范围与分类

归档范围：

行政类：公司章程、规章制度、会议记录、决议、通知、公告、报告、总结、计划、统计报表、对外函件等。

人事类：员工招聘、录用、考核、奖惩、培训、调动、离职、劳动合同、社保福利等相关资料。

财务类：会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务申报资料、银行对账单、固定资产清单等。

业务类：市场调研、营销策划、销售合同、客户资料、产品研发、生产记录、质量检验、售后服务等相关资料。

基建类：项目立项、设计图纸、施工方案、工程预算、竣工验收、设备采购、维修保养等相关资料。

其他类：知识产权、法律事务、宣传资料、照片、音像资料、电子文件等。

分类方法：

年度分类法：按照文件形成的年度进行分类。

组织机构分类法：按照公司内部组织机构进行分类。

问题分类法：按照文件所反映的主要问题进行分类。

保管期限分类法：按照文件的重要程度和保存价值，分为永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）三种。

第四章：档案的收集与整理

收集要求：

及时性：各部门应在工作完成后及时将形成的具有保存价值的文件材料收集齐全。

完整性：收集的文件材料应保持其完整性，包括正文、附件、草稿、批复等。

准确性：收集的文件材料应真实反映公司各项活动的情况。

整理规范：

去伪存真：剔除重复、无用、过期的文件材料。

分类组卷：按照上述分类方法对文件材料进行分类，将同一问题、同一年度、同一部门形成的文件材料归入同一案卷。

编目：编制案卷目录和卷内文件目录，包括序号、题名、责任者、日期、页数等。

装订：将文件材料按照一定的顺序排列，进行装订或装盒。

第五章：档案的移交与归档

移交时间：各部门应于每年X月份之前将上一年度形成的档案向档案管理部门移交。

移交程序：

准备：移交部门填写档案移交清单，一式两份。

审核：档案管理部门对移交的档案进行审核，检查其完整性、准确性和整理质量。

交接：审核合格后，双方在档案移交清单上签字盖章，办理交接手续。

归档要求：档案管理部门应按照档案分类和保管期限的要求，将接收的档案进行整理、编目、入库。

第六章：档案的保管与保护

库房管理：

环境要求：档案库房应具备防火、防盗、防潮、防尘、防光、防虫、防鼠、防高温等“八防”措施。

温湿度控制：库房内温度应控制在X℃-X℃之间，相对湿度应控制在X%-X%之间。

安全检查：定期对库房的安全设施进行检查，确保档案的安全。

档案保护：

定期检查：定期对档案进行检查，发现破损、霉变、虫蛀等情况应及时采取修复、除湿、杀虫等措施。

数字化：对重要的纸质档案进行数字化处理，制作电子副本，实现双重备份。

第七章：档案的利用

利用原则：档案利用应遵循“合法、安全、高效”的原则。

利用范围：

内部利用：公司各部门因工作需要可以查阅、借阅相关档案。

外部利用：外部单位或个人因特殊原因需要利用公司档案的，应经公司领导批准。

利用手续：

查阅：查阅档案应在档案管理部门指定的阅览室进行，不得将档案带出阅览室。

借阅：借阅档案应填写借阅登记表，注明借阅人、借阅日期、归还日期、借阅档案的内容等。

复制：复制档案应经档案管理部门负责人批准，并办理登记手续。

利用纪律：

保密：利用档案时应遵守保密规定，不得泄露档案内容。

爱护：爱护档案，不得在档案上涂改、划线、污损、抽换、撕页等。

归还：借阅档案应按期归还，如有遗失或损坏，应承担相应的责任。

第八章：档案的鉴定与销毁

鉴定：档案管理部门应定期对保管期限已满的档案进行鉴定，确定其是否具有继续保存的价值。

销毁：对经鉴定确认无保存价值的档案，应编制销毁清册，报公司领导批准后，方可销毁。

销毁方式：档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、化浆等，确保档案信息不外泄。

第九章：附则

解释权：本制度由公司档案管理委员会负责解释。

修订：本制度可根据实际情况进行修订。

生效日期：本制度自发布之日起生效。

篇四：《公司档案管理制度》

一、 总则

1.目的：为加强公司档案管理，维护档案的完整性、准确性、系统性和安全性，有效保护和利用档案，服务于公司各项工作，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于公司各部门、各分支机构及全体员工。

3.基本原则：公司档案管理工作实行统一领导、分级负责、集中管理、确保安全的原则。

4.档案定义：本制度所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

二、 管理机构与职责

1.档案管理委员会：

公司成立档案管理委员会，由公司总经理担任主任，各部门负责人为委员。

负责审定公司档案管理规章制度，指导、监督和检查公司档案工作。

决定公司档案工作中的重大事项。

2.档案室：

公司设立档案室，作为档案管理的职能部门。

负责公司各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等工作。

负责公司档案信息化建设和管理。

负责对各部门档案工作进行业务指导和监督。

负责公司档案工作人员的业务培训。

负责档案的安全保密工作。

3.各部门：

各部门负责人为本部门档案管理的第一责任人。

各部门应指定专人或兼职人员负责本部门档案的收集、整理和预归档工作。

各部门应按照公司档案管理制度的要求，及时向档案室移交档案。

三、 档案的范围与分类

1.归档范围：

决策类：公司章程、董事会决议、股东会决议、总经理办公会纪要、重要请示报告及批复等。

管理类：公司各项规章制度、年度计划、工作总结、统计报表、会议记录、通知、通告等。

人事类：员工名册、劳动合同、工资表、考核记录、奖惩材料、职称评定材料、培训记录等。

财务类：会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料、银行单据等。

业务类：合同协议、项目文件、市场调研报告、客户信息、产品说明书、技术图纸、质量检验报告等。

基建类：项目立项书、设计图纸、施工记录、竣工验收报告、设备采购合同等。

科研类：科研项目申报书、研究报告、实验数据、成果鉴定书、专利证书等。

其他类：公司获得的荣誉证书、奖状、照片、录音、录像、电子文件等。

2.分类方法：

年度—问题—保管期限：将档案按形成年度、所反映的问题和保管期限进行分类。

年度—机构—保管期限：将档案按形成年度、所属机构和保管期限进行分类。

项目—子项目：将项目档案按项目、子项目进行分类。

四、 档案的收集、整理与归档

1.收集：

各部门应将办理完毕且具有保存价值的文件材料收集齐全，不得遗漏。

收集的文件材料应完整、准确、系统，并保持文件之间的有机联系。

电子文件应与其相应的纸质文件或其他载体文件一同收集。

2.整理：

区分保管期限：根据文件材料的保存价值，确定其保管期限（永久、长期、短期）。

分类：按照上述分类方法对文件材料进行分类。

排列：同一类别的档案按照时间顺序或重要程度排列。

编页：对每份文件材料编写页码。

编制目录：编制卷内文件目录和案卷目录。

装订：将文件材料装订成册或装盒。

填写备考表：填写案卷备考表，注明案卷内文件材料的整理情况。

3.归档：

各部门应于每年规定时间内将整理好的档案移交档案室。

移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。

档案室对移交的档案进行检查验收，合格后办理入库手续。

五、 档案的保管与保护

1.库房管理：

档案库房应符合国家档案库房建设标准，具备防火、防盗、防潮、防尘、防光、防虫、防鼠、防高温等设施。

档案库房应保持清洁、整齐，严禁存放与档案无关的物品。

定期对档案库房进行安全检查，消除安全隐患。

2.档案保护：

定期对档案进行检查，发现破损、霉变、虫蛀等情况应及时采取修复、去湿、杀虫等措施。

对重要档案应进行数字化处理，制作电子副本。

对破损严重的档案应及时进行修复或复制。

六、 档案的利用

1.利用原则：

档案利用应遵守国家法律法规和公司规章制度。

档案利用应坚持为公司各项工作服务的原则。

档案利用应确保档案的安全和保密。

2.利用方式：

查阅：在档案室阅览室查阅档案。

借阅：办理借阅手续，借出档案。

复制：办理复制手续，复制档案。

摘录：摘录档案内容。

3.利用手续：

查阅、借阅、复制、摘录档案均应填写申请单，经相关负责人批准后方可进行。

借阅档案应按期归还，不得转借他人。

复制档案应遵守保密规定，不得泄露档案内容。

七、 档案的鉴定与销毁

1.鉴定：

档案室应定期对保管期限已满的档案进行鉴定。

鉴定工作应由档案室组织，相关部门参与。

鉴定结果分为继续保存、延长保管期限和销毁三种。

2.销毁：

销毁档案应编制销毁清册，报公司领导批准。

销毁档案应在指定地点进行，并有专人监督。

销毁档案应采取安全可靠的方式，确保档案信息不外泄。

八、 附则

1. 本制度由公司档案室负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。