印章使用管理制度 公司印章使用管理制度

印章是组织权威与信用的象征，其使用关乎法律效力与组织声誉。为防范风险，规范管理，制定《印章使用管理制度》势在必行。这旨在保障组织合法权益，提升运营效率，维护良好形象。下文将呈现几套详细的管理制度范文。

篇一：《印章使用管理制度》

第一章 总则

第一条 为规范本组织印章的刻制、保管、使用和管理，防范法律风险，维护组织形象和合法权益，确保印章使用的严肃性、规范性和安全性，根据国家有关法律法规及本组织实际情况，特制定本制度。

第二条 本制度所称印章，是指以本组织名义刻制的，用以证明组织身份、确认法律效力、行使职权、明确权利义务关系的各类公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人名章、部门印章以及经组织批准刻制的其他具有法律效力或特定用途的印章。

第三条 本制度适用于本组织各部门、全体员工以及经授权可使用本组织印章的其他相关人员。

第四条 印章管理遵循“集中保管、严格审批、规范使用、全程留痕”的原则。

第五条 办公室（或指定行政部门）是本组织印章管理的归口管理部门，负责印章的统一刻制、备案、分发、保管、监督检查和销毁等工作。各部门负责人对其部门印章的保管和使用负有直接管理责任。

第二章 印章的刻制、启用与废止

第六条 印章的刻制

（一）因新设立、名称变更、印章磨损、遗失或业务需要等原因，确需刻制新印章的，由需求部门提出书面申请，说明刻制原因、印章种类、名称、规格、材质及数量，经分管领导审核，报组织主要负责人批准后，由办公室统一到公安机关批准的刻章单位办理刻制手续。

（二）严禁任何部门或个人未经批准擅自刻制组织印章。

（三）新刻制的印章，应在启用前由办公室拓印模，连同刻制申请、批复文件、公安机关备案证明等资料一并存档。

第七条 印章的启用

（一）新刻制的印章，需履行启用手续。由办公室发布启用通知，明确启用日期、印章样式、使用范围及管理责任人。

（二）启用通知应在组织内部公告，确保相关人员知悉。

第八条 印章的废止与销毁

（一）因组织撤销、合并、名称变更、印章废旧、破损或不再需要使用等原因，相关印章应予废止。

（二）废止的印章，由原保管部门或办公室交回办公室，经验收、登记后，由办公室提出销毁申请，经组织主要负责人批准。

（三）印章销毁应由办公室会同监察或相关部门共同进行，确保印章完全销毁，无法被非法利用。销毁过程应有书面记录，由监销人员签字确认，相关记录存档备查。

（四）废止和销毁的印章，办公室应及时更新印章管理台账。

第三章 印章的保管

第九条 组织公章、法定代表人名章、合同专用章、财务专用章等核心印章，原则上由办公室或财务部指定专人（以下简称“印章保管员”）负责集中保管。印章保管员需政治可靠、作风正派、责任心强。

（一）印章应存放于带锁的专用文件柜或保险柜内，保管环境应安全、干燥、防盗。

（二）印章保管员应严格遵守保密规定，不得将印章私自带离保管地点，不得委托他人代管。

（三）印章保管员因故离岗（如休假、出差、调动、离职等），必须办理印章移交手续。移交时，由办公室负责人监交，双方当事人当面清点印章，核对印章管理台账及未尽事宜，并在《印章交接登记表》上签字确认。

第十条 部门印章可由各部门指定专人保管，保管要求参照第九条执行。部门负责人对本部门印章的安全负领导责任。部门印章保管人员名单及变更情况需报办公室备案。

第十一条 严禁在空白文件、合同、介绍信、证明等空白纸张上加盖印章。

第四章 印章的使用

第十二条 印章使用实行申请审批制度。用印部门或个人须填写《印章使用申请审批表》，详细说明用印事由、文件名称、用印份数、用印类别、接收单位等信息。

第十三条 印章使用审批权限：

（一）以组织名义对外发出的公文、重要报告、统计报表等，需按组织公文处理程序履行审批手续后，凭已签批的原件到办公室用印。

（二）签订合同、协议等法律文件：

1. 常规性、标准格式合同，金额在（具体数额）以下的，由经办人申请，部门负责人审核，分管领导批准后，使用合同专用章。

2. 重大合同、非标准格式合同、涉及重大权利义务变更或金额在（具体数额）以上的，除上述审批程序外，须经法律顾问或法务部门审核，报组织主要负责人批准后，方可使用合同专用章或公章。

（三）对外开具介绍信、证明函件等：由经办人申请，部门负责人审核，办公室负责人或分管领导批准后用印。涉及人事、劳资、财务等事项的，需先经相关职能部门审核同意。

（四）办理银行、税务、社保、工商登记等业务：按相关业务规定及授权办理，需履行内部审批手续。使用财务专用章、法定代表人名章的，按财务管理制度执行。

（五）部门印章的使用：主要用于部门内部事务或经授权处理的特定对外事务。其使用范围和审批流程由各部门根据实际情况制定细则，报办公室备案，但不得超越授权范围。部门印章原则上不得用于对外签订合同、协议或出具具有普遍法律效力的证明文件。

（六）特殊情况紧急用印，不能及时履行书面审批手续的，可先口头请示有审批权限的领导同意，并在事后（一般为一个工作日内）补办书面审批手续。印章保管员应在用印登记中标注清楚。

第十四条 用印程序：

（一）申请人持已履行完整审批手续的《印章使用申请审批表》及待用印文件原件到印章保管处办理用印。

（二）印章保管员应认真核对审批手续是否齐全、审批权限是否符合规定、用印文件内容与申请事由是否一致。对不符合规定的用印申请，有权拒绝用印，并说明理由。

（三）确认无误后，方可按批准的种类和数量在指定位置清晰、端正地加盖印章。骑缝章、特殊位置用印需在申请表中注明并经批准。

（四）严禁申请人自行盖章。印章保管员应亲自操作或在监督下完成盖章。

（五）印章原则上不得带出组织办公场所使用。确因工作需要须将印章带出使用的，须填写《印章外借审批表》，详细说明外借事由、地点、期限、用印范围及随行人员，经部门负责人审核、分管领导批准，报组织主要负责人审批同意后，方可由至少两名正式员工陪同前往。外借期间，借用人对印章安全负全责，使用情况需详细记录，印章归还时需办理核销手续。

第十五条 用印登记：

（一）印章保管员须建立《印章使用登记簿》，对每次用印情况进行详细登记，内容包括：用印日期、申请部门/人、批准人、文件名称、用印种类、用印数量、经办人签字等。

（二）《印章使用登记簿》应妥善保管，作为印章使用情况追溯的重要依据，保管期限不少于（具体年限）。

第五章 监督与责任

第十六条 办公室负责对全组织印章管理制度的执行情况进行定期或不定期检查，对发现的问题及时提出整改意见。监察部门应对印章管理工作进行监督。

第十七条 违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予警告、通报批评、经济处罚、降职、撤职直至解除劳动合同等处分；构成犯罪的，依法移交司法机关处理：

（一）未经批准擅自刻制、使用印章的；

（二）超越权限或违反规定程序批准用印的；

（三）印章保管不善，导致印章遗失、被盗、损毁或被非法使用的；

（四）擅自将印章带出或外借给他人使用的；

（五）在空白文件或材料上加盖印章的；

（六）用印登记不规范、不完整，或弄虚作假的；

（七）拒不配合印章管理检查或监督的；

（八）其他违反本制度规定的行为。

第十八条 因印章管理或使用不当给组织造成经济损失或声誉损害的，除追究直接责任人责任外，相关管理人员和审批人也应承担相应的管理责任和领导责任。

第六章 附则

第十九条 本制度由办公室负责解释。

第二十条 本制度自发布之日起施行。以往有关印章管理的规定与本制度不一致的，以本制度为准。

第二十一条 本制度未尽事宜，按国家有关法律法规和组织相关规定执行。

篇二：《印章使用管理制度》

一、总则

1.1 目的：为加强本单位印章管理，规范印章使用行为，防范经营管理风险，维护单位合法权益，根据国家相关法律法规及单位规章制度，制定本管理制度。

1.2 定义：本制度所称印章包括单位公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人（或主要负责人）名章、各部门业务专用章以及其他经单位批准刻制使用的具有凭证效力的印章。

1.3 适用范围：本制度适用于单位全体部门及员工。

1.4 管理原则：印章管理遵循“统一管理、分级负责、授权审批、规范使用、全程监控”的原则。

1.5 主管部门：单位办公室（或行政部）为印章管理的综合协调与监督部门。财务专用章及法人名章由财务部门指定专人保管和使用，并接受办公室的指导和监督。各部门业务专用章由各部门指定专人保管和使用，并对印章安全负主要责任。

二、印章的制发与保管

2.1 印章刻制：

（1）单位各类印章由办公室统一负责向公安机关核准的刻制单位申请刻制。任何部门或个人不得擅自刻制单位印章。

（2）刻制申请需由需求部门提出书面报告，说明刻制理由、印章种类、规格样式、材质和数量，经分管领导审核，报单位主要负责人批准。

（3）新印章领取后，办公室须留存印模，建立印章档案，包括批文、备案证明、印模、启用通知等。

2.2 印章保管：

（1）单位公章、合同专用章由办公室指定专人（保管员A）负责保管。

（2）财务专用章及法定代表人名章由财务部指定专人（保管员B）负责保管。

（3）各部门业务专用章由各部门负责人指定本部门专人（保管员C）负责保管，保管人员名单需报办公室备案。

（4）印章保管员必须具备良好的职业道德和责任心。印章须存放在保险柜或带锁的专用柜中，钥匙由保管员本人掌管，不得转交他人。

（5）印章保管员需确保印章安全、清洁、完好。发生印章遗失、被盗、损坏等情况，必须第一时间向部门负责人及办公室报告，并按规定程序处理。

（6）保管人员变动时，须办理严格的交接手续。由部门负责人或办公室指定人员监交，填写《印章交接登记表》，载明交接印章名称、数量、状态、日期及未了事项，交接双方及监交人签字确认。

三、印章的使用权限与审批流程

3.1 使用原则：使用印章必须基于合法的业务需要，遵循内部审批程序，严禁用于非法活动或私人事务。严禁在空白凭证、空白纸张上加盖印章。

3.2 审批权限划分：

（1）单位公章：主要用于以单位名义上报下发的重要公文、对外发布的重要公告、签署的重大协议、重要资质证明文件等。使用须经单位主要负责人或其书面授权的副职领导批准。

（2）合同专用章：专门用于签订各类经济合同、协议。

a. 涉及金额（或标的价值）在人民币X万元以下的常规业务合同，由经办部门负责人审核，分管业务领导批准。

b. 涉及金额在X万元至Y万元之间，或涉及重要权利义务、长期合作、非标准格式的合同，除上述审批外，需经法务部门（或外聘法律顾问）审核。

c. 涉及金额超过Y万元，或涉及重大投资、担保、资产处置等事项的合同，需经法务审核、财务审核，并报单位主要负责人最终批准。

（3）财务专用章与法人名章：主要用于银行票据、财务报告、税务申报等财经活动。其使用须严格遵守单位财务管理制度及相关授权规定，一般与财务负责人、会计、出纳等岗位职责挂钩，并履行相应的财务审批程序。

（4）部门业务专用章：仅限于在本部门职责范围内，或经单位明确授权的特定业务中使用，如部门内部通知、业务联系函、特定业务确认单等。使用审批流程由各部门自行制定，但需报办公室备案。部门章不得用于对外签署合同、协议或出具具有全单位法律效力的证明。

（5）其他专用章：按批准的特定用途和范围使用，参照相关印章类型审批权限执行。

3.3 审批流程：

（1）用印申请：经办人填写《印章使用申请单》，详细说明用印事由、文件名称及内容摘要、用印种类、份数、接收方等，并附上待用印文件。

（2）逐级审批：申请单按上述权限划分，依次提交相关负责人审批签字。对于合同类文件，需同时提交合同文本进行审批。

（3）用印操作：申请人持已获完整批准的申请单及待用印文件，到相应的印章保管员处办理用印。

（4）用印核查与登记：印章保管员需认真核对申请单信息与审批权限、待用印文件内容是否一致、齐全。核对无误后，在指定位置规范用印，并详细填写《印章使用登记簿》，记录用印日期、申请人、批准人、文件名称、用印种类、份数等信息，并请经办人签字确认。登记簿需妥善保管，定期归档。

四、特殊情况处理

4.1 印章外借管理：原则上印章不得带离单位办公区域。确因工作特殊需要（如现场办理工商、税务登记，或异地签约等）需外借印章的，须填写《印章外借申请与审批单》，详细说明外借原因、地点、期限、用途、随行人员（至少两人），经部门负责人、分管领导审核，报单位主要负责人批准。外借期间，借用人对印章安全负全责，须严格按批准用途使用，并做好使用记录。印章归还后，须立即向保管员办理归还手续，并由保管员检查印章完好情况。

4.2 印章遗失、被盗处理：一旦发生印章遗失、被盗，保管人应立即保护现场并向部门负责人、办公室及单位保卫部门报告。办公室接报后，应立即向单位主要负责人汇报，并按规定程序：

（1）向公安机关报案。

（2）在指定报刊或媒体上刊登遗失声明，宣布旧印章作废。

（3）按规定程序申请刻制新印章。

（4）查明原因，追究相关人员责任。

五、监督检查与责任追究

5.1 监督机制：办公室定期或不定期对各部门印章的保管和使用情况进行抽查，检查内容包括保管是否安全、使用登记是否规范、审批手续是否完备等。审计部门将印章管理纳入内部审计范围。

5.2 违规处理：对违反本制度的行为，如未经授权擅自用印、违规审批、保管不善导致印章失控或滥用、用印登记不实等，将视情节轻重及造成后果，对直接责任人、保管人、批准人及部门负责人给予内部处分（警告、罚款、降级等），直至解除劳动关系。若给单位造成经济损失或法律纠纷，相关责任人需承担相应赔偿责任。构成犯罪的，移送司法机关处理。

六、附则

6.1 本制度由单位办公室负责解释。

6.2 本制度自发布之日起生效。原有相关规定与本制度抵触的，以本制度为准。

6.3 电子印章的管理参照本制度精神，结合国家关于电子签名、电子印章的相关法律法规另行制定细则。

篇三：《印章使用管理制度》

（注重法律风险防范与责任追究）

第1条【立法目的与依据】

为确保本机构印章管理的合法性、规范性与安全性，有效防范因印章管理不当引发的法律风险、经济损失及声誉损害，保障机构正常运营秩序与合法权益，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国公司法》以及国家关于印章管理的相关规定，结合本机构实际，制定本制度。

第2条【适用范围与印章定义】

2.1 本制度适用于本机构所有类型印章的管理，包括但不限于：机构公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人（或授权代表人）名章、部门业务章、以及其他依据法律法规或机构决议设立的具有公示效力或特定法律意义的印章。

2.2 本制度约束机构内所有部门、全体员工及其他经授权接触或使用机构印章的人员。

第3条【管理原则与核心要求】

印章管理必须贯彻“法定持有、专人负责、授权使用、程序严谨、记录完整、监督有力”的原则。核心要求如下：

（1）合法性：印章的刻制、保管、使用必须符合国家法律法规及本制度规定。

（2）安全性：采取有效措施确保印章物理安全及信息安全，防止遗失、盗用、伪造或滥用。

（3）规范性：严格执行申请、审批、登记、使用、监督等程序，确保用印行为规范有序。

（4）可追溯性：所有用印行为必须留有清晰、完整的书面或电子记录，确保责任可追查。

第4条【印章的生命周期管理】

4.1刻制与备案：

a) 印章刻制须基于合法的设立、变更或业务需求，由需求部门提出申请，经法定程序（如董事会决议、总经理办公会批准等）审批后，由指定部门（如行政部/办公室）统一向公安机关许可的刻章企业办理刻制，并依法完成备案手续。

b) 严禁任何单位或个人未经授权私自刻制机构印章。私刻印章属于违法行为，一经发现，严肃处理。

c) 新印章启用前，须由管理部门制作标准印模，存档备案，并正式发文公告启用时间、印章样式及使用范围。

4.2保管与交接：

a) 核心印章（公章、合同章、财务章、法人章等）必须由机构指定的专职或兼职保管员集中保管，存放于符合安全标准的保险设施内。保管人员需签署《印章保管责任书》，明确其职责与义务。

b) 部门印章由部门负责人指定专人保管，并承担相应保管责任。保管地点应安全可靠。

c) 印章保管员必须严格遵守保密义务，不得擅自委托他人保管或将印章带离指定保管场所。

d) 保管人员岗位变动时，必须在监交人（通常为部门负责人或行政/人事部门代表）的监督下，办理正式的印章移交手续，填写《印章交接清单》，双方签字确认印章完好无损及相关记录完整。

4.3停用与销毁：

a) 因机构注销、合并、分立、更名，或印章磨损、遗失重刻后旧章找回等原因，不再使用的印章应予停用并封存。

b) 对确认作废的印章，须履行严格的销毁程序。由印章管理部门提出销毁申请，经机构负责人批准后，在监察或法务部门监督下进行物理销毁，确保无法复原。销毁过程需制作详细记录，包括销毁印章名称、数量、销毁方式、时间、地点、监销人等，并存档备查。

c) 印章停用或销毁后，应及时在相关备案机关注销备案信息（如适用）。

第5条【印章使用规范与风险控制】

5.1用印申请与审批：

a) 任何用印需求均须通过书面形式（或经认可的电子流程）提出申请，填写《印章使用审批单》。申请单须明确载明：申请人及部门、申请日期、用印事由（详细说明文件用途及背景）、文件名称及关键内容摘要、需用印章种类、用印份数、文件接收方、期望完成时间等。

b) 审批流程须根据印章种类、文件性质及所涉事项的重要性、风险等级设定不同的审批层级。一般遵循“经办人申请 -> 部门负责人审核 -> （根据需要）相关职能部门（如法务、财务、风控）会签 -> 分管领导/机构负责人批准”的路径。

c) 对涉及重大资产处置、对外担保、重大投融资、核心知识产权转让、重大人事任免、诉讼/仲裁相关法律文书等高风险事项，必须经过法务部门的法律审查，并报请机构最高决策层（如总经理、董事会）批准。

d) 严禁审批人越权审批或在申请信息不全、文件内容不清、用途不合法不合规的情况下批准用印。

5.2用印操作与登记：

a) 印章保管员在收到完整的审批手续及待用印文件后，负有形式审查和部分实质性核对的责任。重点核查：审批权限与签字是否真实有效、申请事由与文件内容是否一致、用印位置是否明确、是否存在空白处盖章风险等。

b) 对符合规定的用印申请，保管员应在指定位置清晰、完整地加盖印章。骑缝章、压角章等特殊用印方式需在审批单中明确指示。

c) 盖章操作原则上应由保管员亲自完成，或在保管员的直接监督下由申请人操作。严禁将印章交予申请人自行带走盖章。

d) 每次用印完毕，保管员必须在《印章使用登记台账》中逐项、准确、及时地记录用印信息，包括但不限于：序号、用印日期、时间、申请部门/人、审批人、文件名称、印章种类、用印数量、经手人（盖章操作人）、领用人签字等。登记台账应妥善保管，作为重要的法律追溯依据。

5.3禁止性行为：

a) 严禁在空白合同、协议、授权书、证明、介绍信、便笺等任何空白文件或纸张上加盖印章。

b) 严禁未经授权将印章转借、出租或赠与他人。

c) 严禁利用机构印章从事任何违法犯罪活动或为个人牟取私利。

d) 严禁伪造、变造印章或使用伪造、变造的印章。

第6条【印章遗失、被盗、抢夺等意外事件处理】

6.1 一旦发生印章遗失、被盗、抢夺等紧急情况，知情人（尤其是保管员）必须在第一时间向直接上级、印章管理部门及机构保卫部门报告。

6.2 印章管理部门接报后，应立即启动应急预案，包括：

a) 保护现场（如适用），收集证据。

b) 立即向机构主要负责人汇报。

c) 在最短时间内向公安机关报案，取得报案回执。

d) 根据情况决定是否及何时在指定媒体（如权威报刊、机构官网）公开发布遗失声明，宣布该印章作废，以减免可能产生的法律责任。

e) 配合公安机关调查取证。

f) 按照规定程序申请补刻新印章。

g) 对事件进行内部调查，查明原因，分清责任。

第7条【监督检查与法律责任】

7.1 机构内审部门、监察部门或法务部门有权对印章管理制度的执行情况进行定期或不定期的监督检查。检查结果应予通报，对发现的问题提出整改要求并跟踪落实。

7.2责任追究：

a) 对违反本制度规定的行为，机构将依据内部规章制度给予相应的纪律处分，包括但不限于：警告、记过、降职、撤职、解除劳动合同等。

b) 因违反本制度（如违规用印、审批失当、保管疏忽、瞒报事故等）给机构造成经济损失、法律纠纷或严重声誉损害的，除承担纪律责任外，相关责任人（包括直接责任人、保管人、审批人、部门负责人乃至分管领导）需承担相应的经济赔偿责任。

c) 行为涉嫌犯罪的（如盗窃印章、伪造印章、利用印章进行诈骗等），机构将依法移送司法机关追究其刑事责任。

第8条【附则】

8.1 本制度由机构法务部（或指定部门）负责解释。

8.2 电子印章的管理参照本制度原则，并结合《中华人民共和国电子签名法》等相关法律法规的要求另行规定或在本制度中补充。

8.3 本制度自发布之日起生效，机构原有印章管理规定与本制度不符的，以本制度为准。未尽事宜，按照国家法律法规及机构其他相关制度执行。