应付账款管理制度模板 应付账款管理制度现状

应付账款管理是企业财务管理的核心环节，直接影响资金流、成本控制及供应商关系。建立规范、高效的管理制度，对防范风险、提升信誉至关重要。这不仅是企业稳健运营的基础，也为其履行社会责任（如支持相关社区服务计划）提供保障。本文将呈现几篇《应付账款管理制度》范文。

篇一：《应付账款管理制度》

第一章 总则

第一条 目的

为规范公司应付账款管理，确保应付账款核算的准确性、及时性，维护公司与供应商的良好合作关系，防范财务风险，提高资金使用效率，根据国家有关财经法规及公司相关财务管理规定，特制定本制度。

第二条 定义

本制度所称应付账款，是指公司因购买材料、商品或接受劳务供应等经营活动应支付给供应商的款项。主要包括应付材料采购款、应付设备款、应付工程款、应付劳务费等。

第三条 适用范围

本制度适用于公司各部门及所有涉及应付账款业务的环节，包括采购、仓储、财务、业务部门等。所有员工在处理应付账款相关业务时，均应遵守本制度规定。

第四条 基本原则

（一） 合法合规原则：应付账款的确认、计量、记录和支付必须符合国家法律法规及公司内部规章制度。

（二） 权责明确原则：明确各部门、各岗位在应付账款管理中的职责和权限，确保不相容职务相分离。

（三） 准确及时原则：应付账款的发生、增减变动应及时准确地进行账务处理和记录，确保账实相符、账账相符。

（四） 程序规范原则：应付账款的申请、审核、审批、支付等环节必须严格按照规定的程序办理。

（五） 风险控制原则：建立有效的内部控制机制，防范虚假采购、重复支付、挪用资金等风险。

第二章 组织机构与职责

第五条 财务部是应付账款管理的归口管理部门，主要职责包括：

（一） 制定和完善应付账款管理制度及相关流程。

（二） 负责应付账款的总账和明细账核算，确保账务处理准确。

（三） 审核付款申请的合规性、完整性，检查相关支持性文件。

（四） 根据审批权限和资金计划，办理付款手续。

（五） 定期编制应付账款账龄分析报告，监控账款动态。

（六） 定期与供应商进行对账，处理差异。

（七） 负责应付账款相关凭证、文件的归档管理。

第六条 采购部（或相关业务部门）主要职责包括：

（一） 负责供应商的选择、评估和管理。

（二） 依据审批权限签订采购合同或订单。

（三） 负责采购发票的初步审核，确认发票内容与采购合同、订单一致。

（四） 及时将审核无误的发票及相关单据（如验收单）传递至财务部。

（五） 协助财务部进行供应商对账及差异处理。

第七条 仓储部（或验收部门）主要职责包括：

（一） 负责对采购物资进行验收入库，出具准确的入库单或验收证明。

（二） 确保入库单据的及时传递。

第八条 各级审批人职责：

根据公司授权审批制度，在权限范围内对付款申请进行审批，对审批行为负责。

第三章 业务流程管理

第九条 供应商管理

（一） 采购部负责建立合格供应商名录，定期对供应商资质、信誉、履约能力进行评估。

（二） 新增供应商需按公司规定履行审批程序，财务部据此在财务系统中建立供应商档案。

（三） 供应商信息（如名称、账号、开户行等）发生变更时，供应商应提供正式变更通知函，经采购部确认、财务部审核后方可更新系统信息。

第十条 发票接收与审核

（一） 供应商开具的发票应符合国家税务规定，发票抬头、内容、金额等必须准确无误。

（二） 发票由采购部（或业务经办部门）接收，进行初步审核：

1. 核对发票信息与采购合同/订单、入库单/验收单是否一致（“三单匹配”）。

2. 确认发票类型、税率等是否符合要求。

3. 发票上应有经办人签字确认。

（三） 审核无误后，采购部将发票原件连同相关支持性文件（合同复印件、订单、入库单/验收单等）及时提交财务部。

第十一条 账务处理

（一） 财务部应付账款会计收到发票及相关单据后，进行复核。

（二） 复核内容包括：单据的齐全性、合规性，“三单匹配”的一致性，金额计算的准确性等。

（三） 对于预付款项，需核对预付记录，冲销相应预付款。

（四） 对于分期付款，需按合同约定条款进行处理。

（五） 审核无误后，及时在财务系统中确认负债，计入相应的应付账款科目，并编制记账凭证。

第十二条 付款申请与审批

（一） 业务部门或经办人根据合同约定付款时间或供应商催款通知，在财务系统中提交付款申请。

（二） 付款申请需附带完整的支持性文件（或在系统中关联相关凭证）。

（三） 付款申请按照公司规定的审批流程逐级审批。审批人应认真审核付款事由、金额、收款方信息、支持文件等。

第十三条 付款执行

（一） 财务部出纳根据审批完成的付款申请单办理付款。

（二） 付款前，出纳需再次核对收款方名称、账号、开户行等信息是否与系统记录一致。

（三） 优先采用银行转账等非现金支付方式。

（四） 付款完成后，出纳在付款申请单上加盖“付讫”章，并及时登记银行日记账/现金日记账。

（五） 涉及外币支付的，应遵守国家外汇管理规定。

第十四条 对账与清理

（一） 财务部应付账款会计应定期（至少每月）与供应商进行对账，编制对账调节表，对于差异项应查明原因并及时处理。

（二） 财务部应定期（至少每季度）对应付账款进行账龄分析，对长期挂账的应付账款要查明原因，提出处理建议，报管理层审批。

（三） 对于确实无法支付或无需支付的应付账款，应查明原因，取得相关证明文件，按规定程序报批后进行核销处理。

第四章 档案管理

第十五条 应付账款相关的所有原始单据，包括采购合同/订单、入库单/验收单、发票、付款申请单、银行付款凭证等，均应作为会计凭证附件妥善保管。

第十六条 会计凭证应按编号顺序和规定期限装订成册，归档保管，便于查阅。

第十七条 供应商档案、对账记录等也应按规定整理归档。

第五章 监督与检查

第十八条 公司内部审计部门（或财务部指定人员）负责对应付账款管理制度的执行情况进行定期或不定期的监督检查。

第十九条 检查内容包括：制度的健全性、流程的合规性、账务处理的准确性、内部控制的有效性等。

第二十条 对检查中发现的问题，应及时提出整改建议并监督落实。对违反本制度规定，造成公司损失的，将按公司有关规定追究相关人员责任。

第六章 附则

第二十一条 本制度未尽事宜，按照国家有关法律法规和公司其他相关制度执行。

第二十二条 本制度由财务部负责解释。

第二十三条 本制度自发布之日起施行。

篇二：《应付账款管理制度》（侧重内部控制与风险防范）

第一部分：总则

1.1.制度目的：为强化公司应付账款业务的内部控制，有效防范和化解付款风险、操作风险、法律风险及舞弊风险，保障公司资金安全，维护公司信誉，依据《中华人民共和国会计法》、《企业内部控制基本规范》及其配套指引，结合公司实际情况，制定本制度。

1.2.核心原则：

不相容职务分离原则：确保请购、审批、采购、验收、发票处理、付款审批、付款执行等关键环节由不同部门或人员负责。

授权审批控制原则：所有应付账款的确认和支付必须经过适当层级的授权批准。

凭证齐全有效原则：所有应付款项必须基于真实、合法、完整的交易凭证。

程序遵从原则：严格遵守规定的处理流程，禁止越权操作和流程旁路。

风险导向原则：识别应付账款管理各环节的关键风险点，并实施有针对性的控制措施。

第二部分：关键风险点与控制措施

2.1.风险点一：虚构采购或服务，骗取公司资金

控制措施：

供应商准入控制：建立严格的供应商准入和评估机制，对新供应商进行背景调查和资质审核。财务部根据批准文件建立和维护供应商主数据。

采购申请与审批：所有采购需求必须经过预算审核和相应权限的审批。

合同管理：重要采购必须签订正式合同，明确双方权利义务、价格、交付标准等。

验收控制：实物采购必须有独立的仓储或验收部门进行实物验收，并出具验收单；服务类采购需有使用部门出具的服务确认证明。验收人员不得是采购人员。

发票审核：财务部严格执行发票与合同、采购订单、入库单/验收证明的“三单（或多单）匹配”审核，核对品名、规格、数量、单价、金额等信息的一致性。

2.2.风险点二：重复支付或超额支付

控制措施：

发票唯一性校验：财务系统应具备发票号码查重功能，防止同一发票重复录入和支付。人工处理环节需仔细核对发票原件，并在支付后在发票上加盖“付讫”戳记。

付款申请控制：付款申请必须关联到具体的应付账款记录或发票信息，避免无依据付款。

系统控制：利用财务系统或ERP系统管理应付账款，系统自动跟踪发票状态（未付、部分支付、已付清），防止超额支付。

定期对账：强制要求定期（如每月）与主要供应商进行对账，及时发现并处理差异。

2.3.风险点三：未经授权的支付

控制措施：

明确的审批权限：制定清晰的付款审批权限表，根据付款金额、性质设定不同的审批层级。审批流程固化在电子审批系统或书面流程中。

职责分离：付款申请人、审批人、付款执行人（出纳）必须分离。

支付指令复核：大额支付或向新供应商的首次支付，应增加复核环节，确保收款人信息准确无误。

银行账户管理：严格控制支付账户的授权和操作权限，网银盾、密码等支付工具实行双人分管或多重控制。

2.4.风险点四：供应商主数据错误或被篡改

控制措施：

主数据集中管理：供应商主数据（名称、地址、银行账户等）由财务部指定专人根据经过审批的供应商资料进行维护。

变更控制：供应商关键信息变更必须提供正式的书面申请和证明文件，经采购部门确认和财务部审核后方可修改。系统应记录修改日志。

定期审查：定期对供应商主数据进行审查，清理不活跃或重复的供应商记录。

2.5.风险点五：应付账款信息记录不准确或不及时

控制措施：

及时入账：收到合规发票和支持单据后，应及时在财务系统中确认负债，避免跨期核算。

定期核对：定期（如每月）进行应付账款明细账与总账核对，应付账款系统余额与银行对账单核对（考虑在途资金），确保账账相符、账实相符。

账龄分析：定期进行账龄分析，关注长期未付的款项，防止潜在的核算错误或坏账风险。

第三部分：内部审计与监督

3.1.内部审计职责：公司内部审计部门负责定期或不定期对应付账款管理制度的遵循情况和内部控制的有效性进行独立审计。

3.2.审计重点：包括但不限于职责分离情况、授权审批程序的执行、凭证的合规性与完整性、系统控制的应用、对账工作的落实、风险防范措施的有效性等。

3.3.问题整改：审计发现的控制缺陷和违规行为，应出具审计报告，提出改进建议，并监督相关部门进行整改。对重大风险和舞弊行为，应及时向管理层和审计委员会汇报。

第四部分：责任追究

4.1. 对于违反本制度规定，未能有效履行职责，导致公司资金损失、信誉受损或出现重大风险隐患的部门和个人，公司将根据情节严重程度，依据公司相关奖惩规定予以处理，包括但不限于通报批评、经济处罚、降职降级，直至解除劳动合同；构成犯罪的，依法移交司法机关处理。

第五部分：附则

5.1. 本制度是公司内部控制体系的重要组成部分，各相关部门和人员必须严格遵守。

5.2. 本制度由财务部会同内部审计部解释，并根据国家政策法规变化及公司管理需要适时修订。

5.3. 本制度自发布之日起生效。

篇三：《应付账款管理制度》（侧重效率提升与流程优化）

第一章：导向与目标

第一条核心导向：本制度旨在通过优化应付账款处理流程、应用信息技术、加强部门协作，实现应付账款管理的高效、准确、透明和低成本运作。

第二条主要目标：

缩短付款周期：在合规前提下，加快从收到发票到完成支付的处理速度，争取有利的付款条件或折扣。

降低处理成本：减少人工干预，降低错误率，节约纸张、打印、邮寄等相关成本。

提升透明度：实现应付账款状态的实时可见，便于管理层决策和供应商查询。

优化供应商关系：通过及时、准确的付款，建立稳定、互信的供应商合作关系。

数据驱动决策：利用系统数据进行分析，如付款绩效分析、账龄分析、现金流预测等，支持财务决策。

第二章：电子化与自动化流程

第三条发票处理电子化：

鼓励电子发票：积极推动供应商提供符合国家标准的电子发票，建立电子发票接收、查验、入账一体化流程。

纸质发票扫描与识别：对收到的纸质发票，采用OCR（光学字符识别）技术扫描并自动提取关键信息，减少手工录入。

供应商门户：探索建立供应商门户网站，允许供应商在线提交发票、查询付款状态、进行电子对账。

第四条自动化匹配与校验：

系统自动匹配：利用ERP系统或专业的AP自动化软件，实现发票信息与采购订单（PO）、收货记录（GRN）的自动匹配（二单或三单匹配）。

规则引擎：设定匹配规则和容差范围，对于系统自动匹配成功且在容差内的发票，可直接流转至下一步；对于无法自动匹配或超出容差的，自动标记为例外，推送给相关人员处理。

重复性校验：系统应具备基于发票号码、金额、供应商等多维度的重复性校验功能。

第五条电子审批工作流：

线上审批：将付款审批流程嵌入电子工作流系统，实现申请、审核、批准的全程线上操作。

移动审批：支持移动端审批功能，提高审批效率，避免因审批人出差等原因造成的延误。

流程可视化：审批流程节点清晰可见，可实时追踪审批进度。

第六条电子化支付：

优先电子支付：大力推广使用网上银行、银企直联、第三方支付平台等电子支付方式。

批量支付：对于符合条件的付款，采用批量支付功能，提高支付效率。

支付安全：确保电子支付过程中的数据加密、权限控制、操作复核等安全措施到位。

第七条数字化存档：

电子凭证：生成的电子会计凭证及其附件（如扫描的发票、电子审批记录）进行电子归档，满足合规要求。

便捷查询：建立电子档案索引，方便快速检索和查阅历史账务信息。

第三章：绩效管理与持续改进

第八条关键绩效指标（KPIs）设定：

发票处理周期：从收到发票到完成入账的平均时间。

付款周期：从发票入账到完成支付的平均时间 / DPO（应付账款周转天数）。

准时付款率：按合同约定或公司政策准时支付的款项比例。

自动化处理率：无需人工干预即可完成匹配和入账的发票比例。

异常处理率：需要人工介入处理的发票比例。

单张发票处理成本：衡量整体处理效率。

第九条绩效监控与报告：

财务部定期（如每月/每季度）收集、分析上述KPI数据，生成应付账款绩效报告。

报告应揭示效率瓶颈、潜在风险和改进机会，提交管理层审阅。

第十条持续改进机制：

定期评估：定期组织相关部门（财务、采购、IT、业务部门）对应付账款流程进行回顾和评估，识别可优化环节。

技术更新：关注AP自动化、人工智能等领域的技术发展，适时引进和应用新技术以提升效率。

员工培训：加强对相关人员的系统操作和流程规范培训，提升操作熟练度和合规意识。

供应商协同：与供应商沟通，推动双方在发票、对账、支付等环节的电子化协同。

第四章：组织保障

第十一条明确职责分工：虽然强调自动化，但各环节的基本职责（如采购确认、验收确认、异常处理、最终审批、资金管理）仍需明确到具体部门和岗位。

第十二条IT支持：信息技术部门负责相关系统（ERP、AP自动化软件、扫描识别工具、电子审批系统等）的稳定运行、维护升级和技术支持。

第十三条跨部门协作：建立顺畅的跨部门沟通协调机制，解决流程中遇到的问题，共同推进效率提升项目。

第五章：附则

第十四条 本制度是对公司现有财务制度在应付账款管理方面的细化和优化，与公司其他制度不一致处，以本制度为准（针对效率和流程优化方面）。

第十五条 本制度由财务部负责解释和推动实施。

第十六条 本制度自发布之日起生效。