《车辆档案管理制度》是确保单位车辆资产得到有效管理、合法合规运营、成本可控及安全保障的基础。它明确了车辆从购置到报废全生命周期中各类信息的记录、收集、整理、保管和利用规范，对于提高车辆管理效率、规避法律风险、优化资源配置具有至关重要的意义。本制度旨在规范车辆档案管理工作，确保档案的真实性、完整性、系统性和安全性，为车辆管理和决策提供准确依据。下文将呈现若干不同侧重点的《车辆档案管理制度》范文，供参考使用。
篇一：《车辆档案管理制度》
第一章 总则
第一条 为加强本单位车辆档案管理，确保车辆档案的真实、完整、系统和安全，充分发挥车辆档案在车辆管理、资产评估、事故处理、运营分析及法律事务中的凭证、依据和参考作用，根据国家档案管理相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本制度。
第二条 本制度所称车辆档案，是指本单位在车辆购置、登记、使用、维护、修理、保险、检验、事故处理、过户、报废等一系列管理活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 车辆档案管理工作遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则。单位各相关部门及人员均有义务按照本制度规定，做好车辆档案的形成、积累、整理和归档工作。
第四条 本制度适用于本单位所有在册车辆（包括但不限于公务用车、生产用车、特种车辆等）的档案管理。
第五条 车辆档案管理工作的主要任务是：
（一）建立健全车辆档案管理规章制度，并监督执行。
（二）指导、协助各相关部门做好车辆档案的收集、整理、立卷和归档工作。
（三）负责车辆档案的集中统一管理，包括接收、分类、编目、保管、统计、鉴定、销毁等。
（四）开展车辆档案的开发利用工作，为单位各项工作提供档案信息服务。
（五）推进车辆档案管理的规范化、标准化和信息化建设。
第二章 档案管理机构与职责
第六条 单位设立（或指定）档案管理部门（以下简称档案室），作为车辆档案管理的专门机构，配备专（兼）职档案管理人员，负责车辆档案的统一管理工作。
第七条 档案室职责：
（一）贯彻执行国家及上级档案管理工作的法律法规和方针政策，制定和完善本单位车辆档案管理制度和业务规范。
（二）负责对本单位各部门车辆档案工作的业务指导、监督和检查。
（三）负责接收、征集、整理、分类、编目、保管本单位形成的各类车辆档案。
（四）建立车辆档案台账和检索工具，提供档案查询、借阅服务。
（五）负责车辆档案的保密、安全工作，确保档案实体和信息的安全。
（六）组织开展车辆档案的鉴定和销毁工作。
（七）定期对车辆档案管理工作进行总结，提出改进意见。
（八）推进车辆档案信息化建设，逐步实现档案的数字化管理。
第八条 车辆管理部门（如行政部、后勤部、车队等）职责：
（一）负责本部门在车辆购置、使用、调度、维护、保养、维修、年检、保险、事故处理、报废等环节中形成的各类文件材料的收集、整理和及时归档。
（二）确保归档文件材料的真实性、完整性和规范性。
（三）指定专人负责本部门车辆档案的日常管理和与档案室的移交对接工作。
（四）协助档案室进行车辆档案的核查与鉴定。
第九条 财务部门职责：
（一）负责车辆购置经费、税费缴纳、保险费用、维修费用、燃油费用等财务凭证和相关文件的收集、整理，并按规定向档案室移交或提供复印件备案。
（二）配合车辆管理部门和档案室做好车辆资产价值相关的档案管理工作。
第十条 其他相关部门及人员应积极配合车辆档案的收集、整理和归档工作，确保相关文件材料的及时归档。
第三章 车辆档案的内容与分类
第十一条 车辆档案主要包括以下内容：
（一）产权与登记类文件：
- 车辆购置合同（或协议）、购置发票、进口车辆的海关证明、商检证明等。
- 车辆出厂合格证、质量保证书、随车工具及技术资料清单。
- 车辆购置税完税证明、车辆附加税凭证。
- 机动车行驶证、机动车登记证书（产权证）、车辆号牌领取凭证。
- 车辆过户、转籍、变更等相关审批文件和证明材料。
- 车辆特种设备使用登记证（如适用）。
（二）保险与年检类文件： - 车辆保险单（包括交强险、商业险等）、保险费发票。
- 保险事故索赔、理赔相关文件材料。
- 车辆年度检验合格报告、环保检测合格报告及相关缴费凭证。
- 特种车辆定期检验报告。
（三）运行与维护类文件： - 车辆使用申请单、派车单、行车日志、出车记录。
- 燃油消耗记录、过路过桥费记录。
- 车辆保养记录（首保、定期保养等）、维修记录（故障诊断、维修项目、更换配件清单、维修费用发票等）。
- 车辆技术状况检查记录。
- 车辆改装、加装设备的申请、审批文件及相关技术资料。
（四）事故与违章类文件： - 交通事故责任认定书、事故处理协议书、赔偿协议书等。
- 交通事故现场照片、勘查记录。
- 交通违章通知书、罚款缴纳凭证。
- 事故处理过程中的其他相关文件材料。
（五）报废与处置类文件： - 车辆报废申请、审批文件。
- 车辆技术状况鉴定报告（报废）。
- 车辆解体厂出具的报废回收证明。
- 车辆注销登记证明。
- 车辆资产处置（如拍卖、转让）的相关合同、评估报告、收款凭证等。
（六）其他相关文件： - 车辆管理相关规章制度。
- 驾驶员信息（驾驶证复印件、培训记录等，与车辆档案关联）。
- 车辆照片（不同时期、重要事件）。
- GPS等车载设备安装、维护记录。
第十二条 车辆档案实行“一车一档”管理原则。每辆车独立建立档案卷宗，并赋予唯一的档案编号。
第十三条 车辆档案可按车辆生命周期阶段或文件性质进行分类，具体分类方法由档案室根据实际情况制定，并保持相对稳定。可参考以下分类：
（一）基础信息卷（产权登记类）
（二）运行管理卷（运行、保险、年检类）
（三）维修保养卷（维护、修理、改装类）
（四）事故处理卷（事故、违章类）
（五）处置报废卷（报废、处置类）
第四章 档案的收集、整理与归档
第十四条 车辆档案的收集工作应贯穿于车辆管理的各个环节。各相关部门在业务办理过程中形成的文件材料，应指定专人负责及时收集、登记，确保齐全完整。
第十五条 归档的文件材料必须是原件。特殊情况下，如原件需留存业务部门或无法获取原件，经档案室同意后，可以归档清晰的复印件，并注明原件存放处或原因。
第十六条 文件材料的整理要求：
（一）归档的文件材料应真实反映车辆管理的实际情况，手续完备，文字清晰，图样准确。
（二）对破损的文件材料应予修补，对字迹不清或易褪色的文件材料应予复制，复制件与原件一并归档。
（三）文件材料应按事由、时间等因素系统排列，去除重复、无效的文件。
（四）文件材料不使用铅笔、圆珠笔（特殊规定除外）、纯蓝墨水等易褪色或不耐久的书写工具。
第十七条 车辆档案的归档时间：
（一）车辆购置、登记后形成的档案材料，应在车辆正式投入使用后一个月内归档。
（二）车辆日常运行、维护、保险、年检等过程中形成的档案材料，应按季度或年度定期归档。
（三）车辆事故处理、报废处置等形成的档案材料，应在事项办结后一个月内归档。
第十八条 归档程序：
（一）业务部门将整理好的文件材料，填写《档案移交清单》，一式两份。
（二）档案室管理人员对移交的档案材料进行审核，核对数量、检查质量，确认无误后在移交清单上签字盖章，一份返还移交部门，一份随档案留存。
（三）档案室对接收的档案进行分类、编目、录入档案管理系统（如采用信息化管理），并按规定入库上架。
第五章 档案的保管与利用
第十九条 档案室应具备符合档案保管要求的库房条件，包括防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等。
第二十条 车辆档案应按照分类和编号顺序存放在专用的档案柜（盒）内，排列整齐，标识清晰。
第二十一条 档案管理人员应定期对库房及档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案安全。
第二十二条 建立健全车辆档案借阅制度。借阅档案需履行审批手续，填写《档案借阅登记表》。
（一）本单位人员因工作需要查阅、借阅车辆档案，须经部门负责人批准，重要档案须经单位分管领导批准。
（二）借阅档案一般应在档案室内查阅，确需借出使用的，须严格控制借出时间和范围，并按期归还。
（三）档案原件原则上不外借，特殊情况需经单位主管领导批准。
（四）借阅人对档案负有保护责任，不得涂改、污损、拆散、转借或丢失。
（五）档案归还时，档案管理人员应检查档案的完整性，确认无误后注销借阅记录。
第二十三条 档案管理人员应积极开展档案信息服务工作，根据需要提供档案复印、摘抄、出具证明等服务，并履行登记手续。
第二十四条 涉及保密的车辆档案，其查阅、复制和借出应严格遵守保密规定。
第六章 档案的鉴定与销毁
第二十五条 车辆档案的保管期限根据其价值分为永久、长期（如30年）、短期（如10年）等。具体保管期限划分标准由档案室会同车辆管理部门参照国家有关规定制定，并报单位领导批准。
（一）产权与登记类文件、重大事故处理文件、报废处置核心文件等一般划为永久或长期保管。
（二）日常运行记录、一般维修保养记录等可划为短期保管。
第二十六条 档案室应定期（如每3-5年）组织对保管期满的车辆档案进行鉴定。鉴定工作由档案室牵头，会同车辆管理部门、财务部门等相关部门组成鉴定小组共同进行。
第二十七条 对经鉴定确认无保存价值的档案，可以予以销毁。销毁档案须编制《档案销毁清册》，详细记录销毁档案的名称、文号、数量、形成时间、应保管期限及销毁原因等。
第二十八条 档案销毁清册须经单位主管领导审核批准。
第二十九条 销毁档案应由两人以上监销，确保档案信息不泄露。监销人应在销毁清册上签字确认。销毁清册永久保存。
第七章 数字化档案管理
第三十条 鼓励和推进车辆档案数字化建设。有条件的单位应逐步建立车辆档案数据库或使用专业的档案管理系统。
第三十一条 数字化档案应包括档案原文的扫描件（或电子文件本身）和描述档案的元数据。扫描应保证图像清晰、完整。
第三十二条 数字化档案的存储应安全可靠，定期进行数据备份，防止数据丢失或损坏。
第三十三条 数字化档案的查阅、利用应设置权限管理，确保信息安全。
第三十四条 电子文件的归档与管理参照国家电子文件管理相关规定执行。
第八章 责任与奖惩
第三十五条 单位各部门及相关人员应严格执行本制度，确保车辆档案工作的顺利开展。
（一）对于在车辆档案工作中做出显著成绩的部门或个人，单位可给予表彰和奖励。
（二）对于违反本制度规定，造成档案损坏、丢失或泄密的，应视情节轻重追究相关责任人的责任，造成经济损失的应承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第三十六条 档案管理人员应忠于职守，廉洁奉公，严格遵守档案管理纪律和保密规定。
第九章 附则
第三十七条 本制度未尽事宜，参照国家档案管理相关法律法规及单位其他相关制度执行。
第三十八条 本制度由档案室负责解释。
第三十九条 本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。
篇二：《车辆档案管理制度》
第一部分：总则与目标
1.1 目的与依据
为规范本机构车辆档案管理，确保车辆信息的全面、准确、及时与安全，保障车辆资产的有效监控与合理调度，降低运营风险，提升管理效能，依据国家有关档案管理的法律法规及本机构资产管理的相关规定，特制定本制度。本制度旨在构建一个覆盖车辆从“购置”到“报废”全生命周期的档案管理体系。
1.2 适用范围
本制度适用于本机构名下所有机动车辆（包括但不限于轿车、客车、货车、专项作业车等）的档案建立、收集、整理、保管、查阅、移交、鉴定与销毁等管理活动。外租、外借车辆的临时档案管理可参照本制度核心条款执行。
1.3 基本原则
（一） 一车一档原则：每辆车建立独立的档案，确保档案资料与特定车辆的唯一对应性。
（二） 全程记录原则：车辆的购置、登记、保险、年检、维修保养、事故处理、异动、报废等各个环节的重要信息均应纳入档案管理。
（三） 真实完整原则：归档材料必须真实、准确、完整，手续齐全，能客观反映车辆的实际状况和管理过程。
（四） 安全保密原则：严格档案保管与查阅制度，防止档案的遗失、损毁、泄密。
（五） 规范高效原则：档案管理流程应规范化、标准化，提高档案查阅和利用效率，积极推进电子化管理。
1.4 管理职责
（一） 车辆管理部门（如行政部、后勤保障部、车队等）：是车辆档案信息产生和初步收集的主要责任部门。负责确保车辆在购置、使用、维修、事故等环节产生的各类文件资料的齐全、准确，并按规定及时向档案管理部门移交。
（二） 档案管理部门（如办公室档案室、综合档案室）：是车辆档案的集中管理部门。负责制定车辆档案管理细则，指导、监督各部门的档案收集工作，接收、整理、保管、鉴定、销毁车辆档案，并提供档案信息服务。
（三） 财务部门：负责提供与车辆购置、税费、保险、维修等相关的财务凭证复印件或原件（按财务档案管理规定执行），配合档案管理。
（四） 使用部门/驾驶员：有义务妥善保管车辆行驶证、保险卡等随车证件，及时报告车辆异动情况，并提交相关运行记录。
第二部分：车辆档案的构成内容
2.1 建档基础资料（购置与登记类）
（一）车辆采购申请审批表、采购合同（或协议书）、中标通知书（如适用）。
（二）车辆购置发票（原件或财务部门盖章复印件）。
（三）进口车辆的进口凭证（报关单、商检证明等）。
（四）车辆出厂合格证、产品质量保证书、随车工具清单、使用说明书等原厂资料。
（五）车辆购置税完税证明、车船使用税缴纳凭证。
（六）机动车登记证书（“大绿本”）原件或清晰彩色复印件（原件按规定专人保管）。
（七）机动车行驶证（正副本）复印件（定期更新）。
（八）车辆照片（正面、侧面、尾部，特殊车辆含特殊装置照片）。
（九）车辆环保信息随车清单、免检凭证（如适用）。
2.2 日常运营与维护资料（运行与技术类）
（一）车辆交接单（新车接收、驾驶员变更等）。
（二）车辆保险单据（交强险、商业险保单及发票复印件，每年更新）。
（三）车辆年度检验合格标志复印件及相关检验报告（安检、综检、环检）。
（四）车辆定期保养记录单（详细列明保养项目、里程、时间、费用、经办人）。
（五）车辆维修审批单、维修合同（大修）、维修项目清单、结算发票复印件、更换主要零部件的合格证或凭证。
（六）车辆改装、加装设备的申请、批复、技术文件及验收记录。
（七）车辆轮胎、电瓶等主要易耗品更换记录。
（八）车辆行车日志或GPS行驶轨迹数据摘要（可按月或季度汇总）。
（九）燃油、路桥费等费用支出凭证摘要或统计表。
2.3 特殊事项资料（事故、违章、异动类）
（一）交通事故报告、交警出具的事故责任认定书、处理协议书、调解书、判决书等。
（二）保险理赔申请、查勘定损报告、理赔计算书、赔款到账凭证。
（三）交通违章记录通知单、处理凭证、罚款缴纳凭证。
（四）车辆停驶、封存、启封的申请及批复文件。
（五）车辆产权变更、过户、转籍、改变使用性质等相关审批文件和凭证。
（六）车辆涉及法律诉讼、仲裁、抵押、查封等事项的相关法律文书。
2.4 终止使用资料（报废与处置类）
（一）车辆报废申请审批表。
（二）车辆技术状况鉴定报告（达到报废标准）。
（三）公安交通管理部门出具的机动车注销证明。
（四）车辆报废回收证明（由有资质的回收企业出具）。
（五）车辆资产处置（如拍卖、出售、转让）的评估报告、审批文件、处置合同、收款凭证等。
（六）固定资产核销凭证。
第三部分：车辆档案的建立与移交
3.1 档案建立
（一）新购置车辆，车辆管理部门应在车辆办结登记手续后15个工作日内，备齐2.1条款中规定的全部建档基础资料，建立初始车辆档案，并填写《车辆档案信息登记卡》。
（二）档案管理部门接收到初始档案后，进行审核、编号，录入档案管理系统或台账。
3.2 日常资料收集与移交
（一）车辆管理部门应指定专人负责收集车辆在日常运营、维护、年检、保险等环节产生的各类文件资料（参考2.2、2.3条款）。
（二）日常资料应定期（每月或每季度末）整理后，填写《车辆档案资料移交清单》，连同资料原件（或规定复印件）一并移交至档案管理部门。重要或紧急资料（如重大事故材料）应在事项办结后5个工作日内移交。
（三）档案管理部门对移交的资料进行清点、审核，确认无误后在移交清单上签字，一份返还移交部门，一份存档。
3.3 资料规范性要求
（一）归档文件应为原件，字迹清晰，签章齐全。如特殊情况需使用复印件，应注明原件去向并加盖“与原件核对无误”章及核对人签名。
（二）文件材料应按时间顺序或事由逻辑顺序排列。
（三）禁止使用易褪色或不耐久的书写工具（如铅笔、热敏纸打印件应复印后归档）。
第四部分：车辆档案的保管与保密
4.1 保管条件
档案管理部门应提供符合档案“八防”（防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防鼠、防虫）要求的专用库房或档案柜存放车辆档案。
4.2 存放管理
（一）车辆档案应按“一车一档”原则，使用统一规格的档案盒（袋）装具，封面清晰标注车辆牌号、档案号等信息。
（二）档案按编号顺序或便于检索的方式排列上架，定期检查，保持整齐有序。
（三）建立车辆档案总台账（纸质和电子版），动态更新档案信息。
4.3 保密要求
（一）车辆档案中涉及商业秘密、个人隐私或未公开的敏感信息，应按保密文件管理。
（二）非经规定程序批准，任何人不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。
（三）档案管理人员必须遵守保密纪律，不得泄露档案信息。
第五部分：车辆档案的查阅与利用
5.1 查阅权限与审批
（一）本机构人员因工作需要查阅车辆档案，需填写《车辆档案查阅申请表》，经本部门负责人审核、档案管理部门负责人批准后方可查阅。
（二）涉及重要、机密档案的查阅，需经机构分管领导批准。
（三）外部单位或个人（如审计、司法机关）查阅档案，须持有效证明文件和单位介绍信，经机构主管领导批准，并有档案管理人员陪同。
5.2 查阅方式与要求
（一）查阅一般应在档案阅览室进行，不得将档案带出。
（二）查阅人须爱护档案，不得涂改、勾画、污损、抽页、拆散。
（三）如需复制档案内容，须在申请表中注明，经批准后由档案管理人员统一办理，并登记复制内容及份数。复制件应妥善保管，用毕按规定处理。
5.3 借用管理
档案原件原则上不外借。确因工作特殊需要借出，须经机构主管领导特批，严格限定借用期限，并办理详细的借用登记手续。借用期满必须按时归还，档案管理人员检查无误后销号。
第六部分：车辆档案的鉴定、保管期限与销毁
6.1 保管期限
车辆档案的保管期限根据其价值分为永久、长期（一般为车辆报废后15-30年）、短期（车辆报废后5-10年）。
（一） 永久/长期保管：产权证明类（登记证、购置合同发票）、重大事故处理、车辆报废处置核心文件等。
（二） 短期保管：日常运行记录、一般维修保养单据、保险单（过期）、年检报告（过期）等。
具体各类文件保管期限参照国家档案局相关规定及本机构档案分类方案执行。
6.2 档案鉴定
档案管理部门应定期（如每3-5年，或车辆批量报废后）组织车辆管理部门、财务部门等相关人员组成鉴定小组，对已到期或不再具有查考利用价值的车辆档案进行鉴定。
6.3 档案销毁
（一）经鉴定确认无保存价值的档案，可予以销毁。
（二）销毁前须编制《车辆档案销毁清册》，详细列明拟销毁档案的编号、车号、主要内容、形成时间、应保管期限、鉴定意见等。
（三）《车辆档案销毁清册》须经档案管理部门负责人、车辆管理部门负责人审核，报机构主管领导批准。
（四）档案销毁应由两人以上共同监督进行，确保信息不外泄（如采用焚烧、粉碎等方式）。监销人在销毁清册上签字确认。
（五）《车辆档案销毁清册》永久保存。
第七部分：电子档案管理
7.1 电子化趋势
鼓励并逐步推行车辆档案的电子化管理。对纸质档案进行数字化扫描，并对电子数据进行规范管理。
7.2 系统建设
有条件的应建立或使用车辆档案管理信息系统，实现档案信息的录入、查询、统计、备份等功能。
7.3 数据安全
电子档案数据应采取加密、权限控制、定期备份（本地及异地）、防病毒等安全措施，确保数据安全、完整和可用。
7.4 电子文件归档
对于原生电子文件（如电子派车单、GPS记录），应按照电子文件归档要求进行管理。
第八部分：监督与责任
8.1 监督检查
档案管理部门有权对各部门车辆档案的形成、收集、移交等工作进行监督和检查，对不符合规定的行为予以纠셔。
8.2 责任追究
（一）对在车辆档案管理工作中认真负责、成绩突出的部门和个人，给予表扬或奖励。
（二）对未按本制度规定履行职责，导致档案资料不完整、不准确，或造成档案遗失、损毁、泄密的，将视情节轻重追究相关部门和责任人的责任。造成经济损失的，应承担相应赔偿责任。
（三）档案管理人员玩忽职守、徇私舞弊的，依法依规严肃处理。
第九部分：附则
9.1 制度修订
本制度根据国家法律法规变化及本机构管理需要适时修订。
9.2 解释权
本制度由档案管理部门负责解释。
9.3 生效日期
本制度自发布之日起正式施行。此前相关规定与本制度不符的，以本制度为准。
篇三：《车辆档案管理制度》
前言
为确保本公司车辆资产全生命周期信息的系统化、规范化管理，充分发挥车辆档案在提升运营效率、控制成本支出、保障行车安全、规避法律风险以及支持决策分析等方面的重要作用，依据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、交通运输行业相关法规以及公司内部管理规定，特制定本《车辆档案管理制度》（以下简称“本制度”）。本制度旨在建立一套权责明确、流程清晰、内容完整、查阅便捷、安全可靠的车辆档案管理体系。
第一章：总纲
第一条 定义与范围
（一）车辆档案：指公司在车辆购置、注册登记、运营使用、维护保养、保险理赔、检验检测、事故处理、技术改造、过户转让、直至报废处置等全部环节中所形成并具有保存价值的各类文件、图表、数据、影像、电子记录等的总和。
（二）适用车辆：本制度适用于公司所有权或管理权下的各类机动车辆，包括但不限于公务用车、生产经营用车、租赁车辆（如公司作为承租方长期使用并负有管理责任的）、特种作业车辆等。
（三）管理范围：涵盖车辆档案的收集、整理、分类、编目、立卷、保管、统计、鉴定、利用、保密、移交和销毁等全过程。
第二条 管理目标
（一）完整性：确保每一台车辆从购入到报废的所有关键信息和文件均被完整记录和保存。
（二）准确性：保证档案信息的真实可靠，与车辆实际状况和发生的事件相符。
（三）系统性：实现“一车一档”，档案内容按逻辑结构系统排列，方便查阅和追溯。
（四）安全性：采取有效措施防止档案的丢失、损坏、泄密或被非法篡改。
（五）高效性：优化档案管理流程，提高档案信息检索和利用的效率，支持业务需求。
第三条 组织架构与职责分工
（一）公司档案管理委员会（或指定领导）：负责审批车辆档案管理相关的重大制度、规划，协调解决跨部门的重大问题。
（二）档案管理部（或指定部门，如行政办公室）：
1. 牵头制定和修订公司车辆档案管理制度及实施细则。
2. 对公司各相关部门的车辆档案工作进行业务指导、培训、监督和检查。
3. 负责公司车辆档案的集中统一保管、系统维护（含电子档案系统）。
4. 组织车辆档案的接收、整理、分类、编目、数字化、鉴定和销毁工作。
5. 提供车辆档案的查询、借阅、复制等服务，并进行登记管理。
6. 确保档案库房（或存储系统）的安全，符合档案保管要求。
（三）车辆运营管理部（如车队、运输部、后勤服务中心等）：
1. 作为车辆档案信息的主要产生和源头收集部门，负责本部门业务范围内车辆相关原始文件、资料的及时收集、初步整理和登记。
2. 确保所提供资料的真实性、完整性和准确性。
3. 指定专人（档案联络员）负责与档案管理部的对接，按时移交归档材料。
4. 配合档案管理部进行档案核查、鉴定等工作。
（四）财务资产部：
1. 负责提供车辆购置、税费缴纳、保险支付、大额维修、资产评估、处置收益等相关的财务凭证复印件或按规定移交原件。
2. 协助核实车辆资产价值、折旧等相关档案信息。
（五）采购部：
1. 负责提供车辆采购合同、招投标资料、验收单等与车辆购置相关的原始文件。
（六）法务部/风险控制部：
1. 负责提供车辆涉及的重大法律纠纷、诉讼、仲裁、抵押、查封等相关法律文书和处理记录。
（七）车辆使用人/驾驶员：
1. 妥善保管随车证件（行驶证、保险凭证副本等）。
2. 按规定记录行车日志、油耗、路桥费等信息，并及时上报。
3. 发生事故、违章等情况，及时报告并提交相关材料。
第二章：车辆档案核心内容清单
第四条 “一车一档”内容构成：每辆车档案应至少包含以下几类核心文件资料，具体内容根据车辆类型和管理阶段动态补充。
（一）车辆身份与产权类（P类 – Property & Identity）
P1：车辆购置申请及批复文件
P2：车辆采购合同/协议书，及附件（配置清单、技术参数等）
P3：车辆购置发票（原件或财务确认的复印件）
P4：进口车辆海关证明、商检证明、关税消费税凭证
P5：车辆出厂合格证（原件）
P6：车辆购置税完税/免税证明
P7：机动车登记证书（“大绿本”）原件及历次变更记录页复印件（原件按规定统一保管）
P8：机动车行驶证（正副本）历次换发复印件
P9：车辆号牌领取凭证、照片（新车及重要变更后）
P10：特种设备使用登记证（如适用，如叉车、吊车等）
P11：车辆环保信息随车清单、新能源车辆补贴证明等
（二）运营与安全类（O类 – Operation & Safety）
O1：车辆保险单（交强险、商业险等）及保险费发票复印件（每年）
O2：车辆年度检验合格报告/记录（安检、综检、环检、等级评定）
O3：GPS或其他车载智能终端安装、变更、拆除记录及协议
O4：车辆营运证（如适用）及年审记录
O5：固定线路车辆的线路许可文件（如适用）
O6：车辆使用交接记录（驾驶员变更、部门调拨等）
O7：车辆封存、启封申请及批复记录
O8：车辆主要技术参数变更（如发动机、车架更换）的申报及批准文件
（三）维护与技术类（M类 – Maintenance & Technical）
M1：车辆使用说明书、维修手册等随车技术资料
M2：首次保养（走合保养）记录
M3：定期保养计划及执行记录（含保养项目、里程/时间、费用）
M4：车辆故障报修单、维修派工单、维修项目清单、结算单、维修发票复印件
M5：大修或重要总成更换（发动机、变速箱、车桥等）的详细记录及合格证
M6：车辆技术等级评定记录
M7：轮胎、电瓶等重要易耗品更换周期及品牌型号记录
M8：车辆改装申请、方案、审批、验收记录及相关技术文件
（四）事故与违章类（A类 – Accident & Violation）
A1：交通事故报告单、现场勘查记录、照片/视频资料
A2：公安交通管理部门出具的事故责任认定书或事故证明
A3：事故处理协议书、调解书、法院判决书/裁定书
A4：保险索赔申请材料、查勘定损报告、理赔计算书、赔款到账证明
A5：事故车辆维修记录及费用凭证
A6：交通违法行为通知书、处理决定书、罚款缴纳凭证
A7：公司内部对事故/违章责任人的处理决定（如适用）
（五）处置与注销类（D类 – Disposal & Deregistration）
D1：车辆处置（报废、出售、转让、置换等）申请及批复文件
D2：资产评估报告（如适用）
D3：车辆技术状况鉴定报告（用于报废或出售）
D4：车辆交易合同/协议（出售、转让）
D5：二手车销售统一发票（作为卖方时）
D6：车辆报废回收证明（由有资质的回收企业出具）
D7：公安交通管理部门出具的机动车注销证明/过户凭证
D8：固定资产处置（核销）的财务凭证
（六）综合与其他类（G类 – General & Others）
G1：《车辆档案登记簿》或电子档案信息摘要
G2：车辆能耗（油耗、电耗）统计记录摘要
G3：驾驶员与车辆绑定记录（含驾驶员驾驶证、从业资格证复印件）
G4：车辆相关投诉、表扬及处理记录
G5：其他具有保存价值的与该车辆相关的文件材料
第三章：档案的收集、整理与归档流程
第五条 资料收集责任
各相关业务部门是车辆档案原始资料的第一责任人，应确保在各项车辆管理活动中产生的应归档文件齐全、完整、准确，并指定专人（档案联络员）负责本部门的档案收集和移交工作。
第六条 归档时限要求
（一）新车建档：车辆完成注册登记（上牌）后10个工作日内，车辆运营管理部会同采购部、财务部将P类基础资料（P1-P9, P11）移交档案管理部建档。
（二）日常运营资料：O类、M类、A类资料，一般按月度或季度定期归集，于次月（季）前5个工作日内移交。重大事故（A类）或重要技术变更（M8、O8）资料应在事项处理完毕后5个工作日内单独移交。
（三）处置注销资料：D类资料应在车辆完成处置或注销手续后10个工作日内全部移交。
第七条 归档文件质量要求
（一）原件优先：归档文件原则上应为原件。如原件确需留存业务部门或按规定由其他部门（如财务）保管，经档案管理部同意，可归档清晰、完整的复印件，并注明“与原件核对无误”字样、核对人签名及日期，必要时注明原件存放处。
（二）签章齐全：文件应有经办人、审核人、批准人的签字或盖章，日期签署规范。
（三）书写规范：使用耐久性强的书写工具（蓝黑墨水、黑色签字笔），禁止使用铅笔、圆珠笔（特殊标记除外）、红色墨水（审批除外）、纯蓝墨水等。打印件应字迹清晰。
（四）介质耐久：热敏纸等易褪色材料应复印后归档复印件。
第八条 归档程序
（一）部门预整理：移交部门档案联络员对拟归档文件进行初步整理，按“一车一事”或时间顺序排列，剔除重复、无效材料，填写《车辆档案资料移交清单》（一式两份），清单内容包括车号、文件名、页数、形成日期、责任人等。
（二）移交与接收：档案联络员将整理好的文件连同移交清单送交档案管理部。档案管理员当面清点、核对，检查文件完整性、规范性。
（三）审核确认：审核无误后，档案管理员在移交清单上签字确认，一份返还移交部门，一份随档案留存。对不符合要求的，退回移交部门补充或修正。
（四）分类编目：档案管理员按照档案分类方案对接收的档案进行细分类、编号、著录元数据，并装订或装入档案盒/袋。
（五）入库上架/系统录入：纸质档案按编号顺序入库上架；电子档案信息录入档案管理系统，并将扫描件（如有）挂接到对应条目。
第四章：档案的保管、保密与安全
第九条 保管条件
（一）物理环境：档案库房应符合“八防”（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温）要求，配备必要的温湿度控制设备、消防器材、监控设备等。
（二）存放规范：档案应使用统一规格的档案装具，按档案号有序排列，标识清晰。禁止堆放杂物。
（三）定期检查：档案管理员定期对库房环境和档案实体进行检查，发现问题及时处理和报告。
第十条 电子档案管理
（一）系统安全：电子档案管理系统应具备权限管理、操作日志、数据加密、防病毒、防篡改等功能。
（二）数据备份：定期对电子档案数据进行完整备份和增量备份，备份介质应异地存放，并进行可用性测试。
（三）介质管理：存储电子档案的磁带、光盘等介质应妥善保管，防止损坏或数据丢失。
第十一条 保密管理
（一）密级划分：对涉及公司商业秘密、个人隐私或敏感信息的车辆档案，应根据公司保密规定确定密级，并进行相应管理。
（二）查阅控制：涉密档案的查阅、复制需严格履行审批程序。
（三）人员责任：所有接触车辆档案的人员均需签订保密承诺，不得擅自泄露档案内容。
第五章：档案的查阅、借用与利用
第十二条 查阅权限与审批
（一）公司内部员工因工作需要查阅车辆档案，须填写《档案查阅申请单》，注明查阅目的、内容和车号，经本部门负责人签署意见后，报档案管理部审批。
（二）查阅重要或涉密档案，需经档案管理部负责人审核，并报请公司分管领导或档案管理委员会批准。
（三）外部单位（如司法、审计、评估机构等）因法定事由需查阅，须提供单位介绍信、有效工作证件及相关法律文书，经公司主管领导批准后，由档案管理员陪同查阅。
第十三条 查阅方式
（一）档案原则上在档案阅览区内阅览，不得擅自带出。
（二）查阅人应爱护档案，严禁涂改、勾画、污损、抽页、拆卷。
（三）如需复制档案，须在申请单中注明，经批准后由档案管理员统一办理复制，并登记复制内容、份数及用途。复制件应妥善保管，用毕按规定销毁或交回。
第十四条 借用管理
（一）车辆档案原件一般不外借。确因工作特殊需要（如诉讼、审计外调等）且无法通过复制件解决的，须从严控制，经公司主管领导特批，并办理《档案借用登记手续》。
（二）明确借用期限和归还日期，借用人对档案安全负全责。
（三）档案归还时，档案管理员须仔细核对，确认完好无损后办理归还手续。
第十五条 档案信息利用
档案管理部应积极开发档案信息资源，为公司运营管理、成本分析、风险控制、决策支持等提供数据统计、信息咨询等服务。
第六章：档案的保管期限、鉴定与销毁
第十六条 保管期限划分
车辆档案的保管期限根据其凭证价值、参考价值和信息含量，分为永久、长期（一般指车辆报废后30年）、短期（一般指车辆报废后10年或5年）三档。
（一）永久/长期：P类（产权核心文件）、D类（处置核心文件）、A类（重大责任事故及诉讼文件）、重要M类（大修、重要改装）等。
（二）短期：日常O类（过期保险单、年检报告）、日常M类（一般保养维修）、A类（轻微事故、一般违章）、G类（行车日志、油耗记录等，统计汇总后原始记录可缩短期限）。
具体各类文件的保管期限标准由档案管理部参照国家规定，结合公司实际制定《车辆档案保管期限表》，报批后执行。
第十七条 档案鉴定
（一）档案管理部定期（一般3-5年或在车辆大批处置后）组织对保管期满或失去价值的车辆档案进行鉴定。
（二）鉴定小组由档案管理部、车辆运营管理部、财务资产部、法务部等相关部门人员组成。
（三）鉴定内容包括档案的存毁价值、是否需要延长保管期、是否可以降密等。
第十八条 档案销毁
（一）对经鉴定确认无保存价值且已到保管期限的档案，可以进行销毁。
（二）销毁前，档案管理部须编制《待销毁车辆档案清册》，详细列明档案编号、车号、题名、形成时间、应保管期限、鉴定意见等信息。
（三）《待销毁车辆档案清册》须经鉴定小组成员签字确认，并报公司主管领导审批。
（四）档案销毁过程须由两人以上监督执行（监销人应包括档案管理人员和业务部门代表），确保档案信息不泄露。可采用粉碎、化浆或符合保密要求的焚烧等方式。
（五）监销人在《待销毁车辆档案清册》上签字确认销毁完成情况。该清册作为销毁凭证永久保存。
（六）电子档案的销毁应彻底清除数据，确保无法恢复，并做好销毁记录。
第七章：数字化与信息化管理
第十九条 档案数字化
鼓励并逐步推进存量纸质车辆档案的数字化扫描工作，形成电子影像副本，与档案元数据关联。扫描标准应确保图像清晰、完整、可辨识。
第二十条 档案管理系统
积极建设或利用公司统一的档案管理信息系统/车辆管理系统中的档案模块，实现车辆档案目录的电子化管理、档案信息的便捷检索、在线查阅（经授权）、统计分析、到期提醒等功能。
第二十一条 电子文件直接归档
对于在车辆管理过程中直接形成的电子文件（如电子派车单、GPS数据报表、部分审批流程件等），应按照国家和公司电子文件归档要求，确保其真实性、完整性、可用性和安全性，直接纳入电子档案管理体系。
第八章：监督、考核与责任追究
第二十二条 监督检查
公司档案管理部会同内审、纪检等部门，定期或不定期对各部门车辆档案管理制度的执行情况进行监督检查，通报检查结果，督促整改。
第二十三条 考核评价
将车辆档案管理工作纳入相关部门和人员的绩效考核范围。对在档案工作中表现突出的，给予表彰奖励；对工作不力或造成不良后果的，进行批评教育或相应处理。
第二十四条 责任追究
凡有下列行为之一，给公司造成损失或不良影响的，将视情节轻重，对直接责任人及相关领导予以行政处分、经济处罚；构成犯罪的，移交司法机关处理：
（一）未按规定收集、整理、移交档案，导致档案不完整、不准确或不及时的。
（二）故意损毁、伪造、篡改、隐匿、非法销毁车辆档案的。
（三）擅自提供、复制、公布、泄露车辆档案信息的。
（四）档案管理人员玩忽职守，造成档案丢失、被盗、严重破损或重大泄密的。
第九章：附则
第二十五条 本制度未尽事宜，遵照国家有关法律法规及公司其他相关管理制度执行。
第二十六条 本制度由公司档案管理部负责解释和修订。修订程序与制定程序相同。
第二十七条 本制度自公司批准发布之日起生效。原有相关规定与本制度相抵触的，以本制度为准。
（可在此处根据需要附上相关表单模板，如：《车辆档案信息登记卡》、《车辆档案资料移交清单》、《档案查阅申请单》、《档案借用登记单》、《待销毁车辆档案清册》等样表名称，实际使用时另行设计。）
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