工程监理资料是项目建设全过程的真实记录，是评价工程质量、处理纠纷、明确责任的重要依据。规范监理资料管理，确保其完整性、准确性和系统性，对保障工程质量、控制投资和进度具有关键意义。《监理资料管理制度》的制定旨在统一管理标准，明确各方职责，实现资料管理的程序化、规范化，为项目顺利移交和后期运维提供可靠保障。本文将提供不同侧重点的《监理资料管理制度》范文，以供参考应用。
篇一：《监理资料管理制度》
第一章 总则
第一条 为加强本监理部工程项目监理资料的管理，确保监理资料的完整性、准确性、系统性和有效性，真实反映工程建设监理的全过程，明确监理工作责任，依据国家相关法律法规、技术标准、设计文件及监理合同，特制定本制度。
第二条 本制度适用于本监理部所监理的全部工程项目。项目监理机构全体人员必须严格遵守本制度。
第三条 监理资料是工程档案的重要组成部分，是工程项目建设、验收、审计、评估、使用、维护和改扩建的原始依据。监理资料管理工作应遵循“谁形成、谁整理、谁负责”的原则，做到与工程进度同步收集、整理、归档。
第四条 监理资料管理的主要任务包括：资料的收集、分类、编目、整理、审核、签发、传阅、借阅、保管、立卷、归档及移交等。
第二章 职责分工
第五条 总监理工程师是监理资料管理的第一责任人，对监理资料的真实性、完整性、准确性负总责。其主要职责包括：
- 审批项目监理规划和监理实施细则中的资料管理方案。
- 审定签发重要的监理文件，如工程开工/复工报审表、工程款支付证书、工程暂停令、工程竣工报验单等。
- 主持监理资料的最终审核和归档前验收工作。
- 协调解决监理资料管理过程中的重大问题。
第六条 专业监理工程师是其职责范围内监理资料管理的直接责任人。其主要职责包括：
- 负责本专业范围内监理资料的收集、整理、审核和汇总。
- 审查施工单位报送的各类技术文件、报告、报表，并签署明确的审核意见。
- 编写本专业的监理日志、监理月报、专题报告等。
- 对所形成的监理资料的及时性、准确性负责，确保签字、盖章等手续齐全。
- 指导、监督监理员做好现场记录和资料的初步整理工作。
第七条 监理员（现场代表）是现场原始资料的形成者和收集者。其主要职责包括：
- 负责现场巡视、旁站、平行检验等工作的原始记录，做到记录真实、详细、清晰。
- 收集与本岗位相关的施工记录、检验批质量验收记录、试验报告等。
- 协助专业监理工程师进行资料的初步整理和核对。
- 及时将现场形成的原始资料移交资料员。
第八条 资料员是监理资料管理的具体执行人。其主要职责包括：
- 负责监理部收发文的登记、编号、分发、催办和管理。
- 负责对各类监理资料进行分类、编目、整理、保管。
- 建立完善的资料管理台账，动态跟踪资料的流转情况。
- 负责监理资料的打印、复印、扫描及电子文档的管理。
- 负责监理资料的立卷和组卷工作，确保卷内文件排列有序、目录清晰、装订规范。
- 负责办理资料的借阅手续，并定期检查归还情况。
- 负责在工程竣工后，按要求将监理资料整理归档并移交。
第三章 资料的分类与编号
第九条 监理资料原则上分为以下几大类，并采用统一的编号体系：
A类：项目监理机构组织管理资料
A01：监理规划及实施细则
A02：监理组织机构、人员任命及资质文件
A03：监理例会纪要
A04：监理工作联系单、通知单
A05：监理工作日志
A06：监理工作月报、季报、年报
A07：监理工作总结
A08：旁站监理记录
A09：巡视检查记录
A10：监理费用报表及相关文件
B类：合同、勘察设计及招投标管理资料
B01：工程承包合同、监理合同及相关协议
B02：中标通知书、投标书
B03：工程地质勘察报告
B04：设计文件、图纸及变更、洽商记录
B05：图纸会审记录
B06：设计交底记录
B07：工程分包单位资质报审表及相关文件
C类：质量控制管理资料
C01：工程开工/复工报审表
C02：施工组织设计（方案）报审表
C03：技术交底记录
C04：原材料、构配件、设备报验及出厂合格证、试验报告
C05：见证取样及送检记录、试验报告
C06：施工过程试验记录及报告
C07：隐蔽工程检查验收记录
C08：检验批、分项、分部（子分部）工程质量验收记录
C09：工程质量事故报告及处理记录
C10：不合格项处置记录（NCR）
C11：工程成品保护记录
D类：进度控制管理资料
D01：工程总进度计划、月度（周）进度计划报审表
D02：进度计划执行情况检查记录及对比分析报告
D03：工程暂停令、复工通知
D04：工期延误、索赔与反索赔相关资料
E类：投资（造价）控制管理资料
E01：工程计量与支付申请表
E02：工程款支付证书
E03：工程变更单及费用报审表
E04：工程造价核对、审核记录
E05：工程索赔与反索赔费用审核资料
E06：工程竣工结算报审及审核资料
F类：安全、健康与环境（HSE）管理资料
F01：安全生产、文明施工措施报审表
F02：危险性较大分部分项工程专项施工方案及专家论证意见
F03：安全技术交底记录
F04：安全检查记录及整改通知单
F05：安全事故调查处理报告
F06：环境保护、水土保持相关记录
G类：竣工验收资料
G01：工程竣工报验单
G02：工程质量评估报告
G03：单位（子单位）工程质量竣工验收记录
G04：竣工图
G05：工程实体及功能性试验、测试记录
G06：竣工资料移交清单
第十条 资料编号采用“项目代号-资料分类号-流水号”的格式。例如，某项目的监理月报，可编号为“XM-A06-001”。
第四章 资料的流转与管理
第十一条 收文管理：所有外来文件（包括建设单位、施工单位、设计单位及政府部门来文），由资料员统一接收、登记、编号，并填写《收文登记表》。登记后报总监理工程师阅示，根据批示意见分发至相关专业监理工程师办理。办理人应及时处理，并将办理结果反馈给资料员。
第十二条 发文管理：所有以监理部名义发出的文件，均需经专业监理工程师拟稿，总监理工程师或其授权人审核、签发。签发后由资料员统一编号、登记、打印、盖章，并填写《发文登记表》。正本发出，副本及底稿由资料员存档。
第十三条 内部流转：监理人员形成的各类原始记录、报告等，应在完成后的一个工作日内交资料员整理归档。专业监理工程师审核施工单位报审资料后，应及时将原件交资料员归档。
第十四条 借阅管理：监理资料原则上不外借。监理部内部人员因工作需要借阅，需填写《资料借阅登记表》，经总监理工程师或专业监理工程师批准。借阅人员应妥善保管，不得涂改、损坏、抽页或转借，并按期归还。重要文件、合同等原则上只可在资料室内查阅。
第五章 资料的立卷与归档
第十五条 资料立卷应遵循“同步立卷”原则，资料员应根据工程进展，及时将已完成流程的文件进行组卷。
第十六条 立卷要求：
- 案卷应按第九条分类进行组卷。
- 卷内文件应齐全、完整，并按事由、时间顺序排列。
- 卷内文件应逐页编写页码。
- 填写卷内文件目录、案卷封面、备考表等。
- 案卷装订应牢固、整齐、美观。采用不锈钢装订夹或线绳三孔一线装订。
第十七条 工程竣工验收前，总监理工程师应组织对全部监理资料进行自检，确保其完整、准确、系统。
第十八条 工程竣工验收后，监理部应按合同约定及城建档案管理部门的要求，编制竣工资料移交清单，在规定时间内向建设单位和城建档案管理部门办理移交手续，并履行签字确认程序。
第六章 附则
第十九条 本制度由项目监理部负责解释。
第二十条 本制度自发布之日起执行。未尽事宜，参照国家及地方相关规定执行。
篇二：《监理资料管理制度》
第一部分：总则与工作要求
一、目的与适用范围
为规范项目监理资料的形成、积累、整理和归档工作，确保监理工作的可追溯性，全面、真实地反映工程建设的实际情况，保障工程质量与安全，特制定本操作性管理制度。本制度适用于项目监理部从工程准备至竣工移交全过程的资料管理活动。
二、基本原则
- 同步性原则：监理资料的收集、整理工作必须与工程实体施工进度同步进行，避免事后补做。
- 真实性原则：所有监理资料必须源于现场实际，内容真实，数据准确，严禁伪造、篡改。
- 完整性原则：确保各阶段、各专业、各环节的监理资料齐全、不缺项，形成完整的证据链。
- 规范性原则：所有资料的格式、签字、盖章、编号、归档等均应符合国家、地方及建设单位的相关规定。
三、人员职责简述
- 总监理工程师：对资料管理工作负领导责任，审批关键文件和最终归档资料。
- 专业监理工程师：负责本专业资料的审核、签认和过程管理，确保专业资料的质量。
- 资料员：核心执行人，负责所有资料的收发、登记、分类、保管、立卷和日常维护。
- 现场监理员：原始记录的产生者，负责现场数据的真实记录和及时上报。
第二部分：按项目阶段划分的资料管理流程
一、 工程准备阶段资料管理
在工程正式开工前，监理部必须完成以下资料的准备与建档工作：
(一) 监理内部文件准备
- 接收并学习监理合同、设计文件、地勘报告等基础文件。
- 编制《项目监理规划》，经公司技术负责人审批后报建设单位。
- 依据监理规划，编制各专业的《监理实施细则》。
- 建立监理组织机构，明确人员岗位职责，并形成文件。
- 设计并印制本项目专用的监理工作联系单、监理通知、旁站记录、巡视记录等各类监理用表。
(二) 对施工单位报审资料的审查
- 审查施工单位报送的《施工组织设计（方案）》，重点关注质量、安全、进度保证体系及措施。
- 审查施工单位项目管理机构及主要管理、技术人员的资质和资格证书。
- 审查施工单位报送的测量放线成果、复核记录。
- 审查施工单位报送的主要施工机械、设备清单及进场报验。
- 审查施工单位报送的《分包单位资质报审表》及相关证明文件。
(三) 开工前资料归集
- 收集并整理图纸会审纪要、设计交底纪要。
- 收集建设单位、设计单位、施工单位及监理单位四方会议纪要。
- 审核施工单位提交的《工程开工报审表》，在确认各项开工条件具备后，由总监理工程师签发，并下达《工程开工令》。
二、 工程实施阶段资料管理
此阶段是资料形成的核心阶段，必须做到动态管理、日清月结。
(一) 质量控制资料管理流程
- 材料报审流程：施工单位提交《材料/构配件/设备报审表》附带产品合格证、质保书、检测报告 → 专业监理工程师审核签字 → 资料员登记归档。对于需见证取样的材料，还需附有《见证取样及送检通知单》及后续的试验报告。
- 施工方案报审流程：施工单位提交专项《施工方案报审表》 → 专业监理工程师审核，提出意见 → 总监理工程师审批 → 资料员登记归档。
- 检验批验收流程：施工单位自检合格后，提交《检验批质量验收记录》 → 监理员/专业监理工程师现场核查、验收 → 验收合格后签字确认 → 资料员收集归档。
- 隐蔽工程验收流程：施工单位提交《隐蔽工程检查验收记录》 → 专业监理工程师组织相关单位共同验收 → 各方签字确认 → 资料员收集归档。
- 不合格项处理流程：发现不合格项，签发《监理工程师通知单》要求整改 → 施工单位提交整改报告及措施 → 专业监理工程师复查确认 → 整改关闭，相关资料一并归档。
(二) 进度控制资料管理流程
- 施工单位提交《施工进度计划报审表》（总、月、周） → 专业监理工程师审核 → 总监理工程师审批。
- 定期（如每周）召开进度协调会，形成会议纪要。
- 专业监理工程师定期检查进度，填写《进度检查记录》，发现偏差及时分析，并要求施工单位采取措施。
- 如发生工期延误，收集所有相关证据，包括天气记录、指令文件、会议纪要等，形成完整的索赔或反索赔资料链。
(三) 投资控制资料管理流程
- 施工单位提交《工程款支付申请表》及相关计量资料 → 专业监理工程师审核工程量 → 总价审核 → 总监理工程师签发《工程款支付证书》。
- 发生工程变更时，由专业监理工程师审核《工程变更申请》，总监理工程师审批，并核算变更费用，所有过程文件归档。
(四) 日常监理工作资料
- 监理日志：由总监或总监代表每日填写，全面记录当天工作情况。
- 旁站记录与巡视记录：现场监理人员对关键工序和部位进行旁站和巡视，并做详细记录。
- 监理月报：每月月底由资料员汇总各专业资料，由总监组织编写，报送建设单位。
三、 竣工验收阶段资料管理
(一) 竣工预验收
- 施工单位自检合格，提交《工程竣工报验单》。
- 总监理工程师组织项目监理部全体人员，依据国家规范和设计要求进行全面的预验收。
- 针对预验收发现的问题，签发《监理工程师通知单》，要求施工单位限期整改。
- 施工单位整改完毕并报审，监理部复查确认。
(二) 竣工资料的审查与整理
- 全面审查施工单位提交的竣工图及全套竣工资料，确保其完整、准确。
- 监理部编写《工程质量评估报告》。
- 协助建设单位组织正式的竣工验收，并形成《单位（子单位）工程质量竣工验收记录》。
(三) 资料的组卷与归档
- 资料员将项目全过程形成的监理资料，按照档案管理要求进行系统化整理、分类、组卷。
- 编制详细的案卷目录和归档清单。
- 案卷封面、卷内目录、备考表等填写规范、清晰。
- 装订成册，达到移交标准。
第三部分：资料的保管与移交
一、 资料保管
- 设立专用资料室，配备防火、防潮、防盗设施。
- 纸质文档与电子文档同步管理，电子文档应定期备份。
- 建立严格的借阅制度，所有借阅必须登记，重要文件不得带出资料室。
二、 资料移交
- 工程竣工验收合格后，按照监理合同和城建档案管理规定，将整理好的监理档案一式多份（根据合同约定）移交给建设单位。
- 编制《监理资料移交清单》，由交接双方共同签字确认。
- 监理单位应自留一套完整的监理档案备查。
篇三：《监理资料管理制度》
一、 制度目的及原则
本制度旨在通过明确各岗位在资料管理中的核心职责，建立一个以责任为导向、以质量控制为核心的监理资料管理体系。确保项目监理资料的形成、流转、归档各环节责任到人，杜绝推诿扯皮，保障资料的真实性、同步性和系统性。
二、 资料管理总体要求
- 标准化：所有监理记录、报告、通知等文件，均应使用项目统一制定的标准化表式。
- 信息化：积极采用项目管理软件或云平台进行资料的协同管理与存储，纸质文件与电子文件保持一致，并建立电子档案备份制度。
- 闭环化：所有报审、报验、通知、指令等文件，必须形成“发起-审核-审批-执行-反馈-归档”的闭环管理，确保事事有回音，件件有落实。
- 保密性：所有监理资料均属工程保密信息，非经总监理工程师批准，任何人不得向与项目无关的第三方泄露。
三、 按管理主题划分的岗位职责
（一） 质量控制资料管理
- 总监理工程师职责：
- 审批施工组织设计、专项施工方案等重大技术文件。
- 签发《工程质量评估报告》。
- 主持重大质量问题的调查与处理，并审批相关报告。
- 最终审核并确认分部、单位工程的验收资料。
- 专业监理工程师职责：
- 审核责任：负责审核施工单位报送的材料报审表、检验批、隐蔽工程、分项工程等所有质量相关报验资料，签署明确的“同意”或“不同意”意见。
- 检查责任：负责组织或参与相关质量验收活动，确保签字前已完成现场核查。
- 记录责任：负责编写本专业范围内的质量问题分析报告、专题报告。
- 监督责任：监督施工单位按规范和设计要求进行施工，并对不合格项的整改过程进行跟踪验证。
- 监理员职责：
- 记录责任：负责填写旁站记录、巡视记录，详细记载关键工序的施工情况、人员、设备、材料等信息。
- 见证责任：负责对规范要求的重要材料、试块进行见证取样和送检，并在相关文件上签字确认。
- 核查责任：协助专业监理工程师对检验批、隐蔽工程进行现场实测实量和检查。
- 资料员职责：
- 收集与编号：接收、登记、统一编号所有质量控制资料（如CQC-01、CQC-02…）。
- 建档与跟踪：建立质量资料台账，动态跟踪试验报告的返回情况、不合格项的关闭状态。
- 整理与归档：将已完成流程的质量文件及时整理入卷。
（二） 进度控制资料管理
- 总监理工程师职责：
- 审批项目总进度计划和关键节点的控制计划。
- 签发工程暂停令和复工令。
- 审批因进度延误引起的工期索赔。
- 专业监理工程师职责：
- 审核责任：审核施工单位报送的月度、周进度计划，并对其合理性提出意见。
- 分析责任：定期将实际进度与计划进度进行比较，编写进度分析报告，找出偏差原因。
- 协调责任：主持或参加进度协调会，协调解决影响进度的具体问题，并形成会议纪要。
- 资料员职责：
- 收集与整理：收集所有进度计划、进度报告、会议纪要、指令文件等。
- 台账管理：建立进度文件管理台账。
（三） 投资控制资料管理
- 总监理工程师职责：
- 最终审核并签发《工程款支付证书》。
- 审批重大工程变更及相关费用。
- 审批工程索赔的最终处理意见。
- 专业监理工程师职责：
- 计量责任：负责对施工单位申报的已完工程量进行现场核实与计量。
- 审核责任：初步审核工程款支付申请、工程变更费用、索赔费用等。
- 过程记录：记录与工程计量、变更、索赔相关的所有沟通过程和依据。
- 资料员职责：
- 归档责任：将所有支付申请、支付证书、变更单、索赔文件及附件系统归档，确保其作为竣工结算的依据。
（四） 安全与环境管理资料
- 总监理工程师职责：
- 审批危险性较大分部分项工程的专项施工方案。
- 主持重大安全事故的调查，审批处理报告。
- 专业监理工程师/安全监理工程师职责：
- 审查责任：审查施工单位的安全生产保证体系、安全措施、应急预案等。
- 检查责任：定期进行安全巡查，填写《安全检查记录》，对发现的隐患签发《监理通知单》要求整改。
- 监督责任：监督特种作业人员持证上岗，监督安全技术交底的落实情况。
- 资料员职责：
- 建档：建立安全管理资料专项档案，包括安全报审、检查记录、整改回复、会议纪要、事故报告等。
四、 资料立卷与移交的责任
- 资料员核心责任：
- 同步组卷：在项目进行过程中，同步将已完成流程的文件按专业和类别进行预立卷。
- 规范编制：严格按照档案管理规范，编制卷内目录、案卷封面、备考表等。
- 最终整理：项目末期，负责完成所有案卷的最终整理、装订工作。
- 专业监理工程师配合责任：
- 在立卷前，对自己专业范围内的资料进行最后一次清点和审核，确保无遗漏、无错误。
- 总监理工程师最终责任：
- 在资料移交前，组织对全部监理档案进行最终验收，并在《归档资料审查记录》上签字确认。
- 监督资料员按时、完整地向建设单位办理资料移交手续。
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