企业印章管理制度范文企业印章的管理和使用

企业印章是企业身份与权力的象征，在商业活动中代表着公司的法人意志，具有法律效力。印章管理不善可能导致合同纠纷、经济诈骗等重大风险，损害公司利益。因此，建立一套严谨、规范的《企业印章管理制度》至关重要。该制度旨在明确印章的保管、使用、审批流程与责任，防范风险，保障公司合法权益。本文将提供三篇不同侧重点的制度范文，以供参考。

篇一：《企业印章管理制度》（综合严谨版）

第一章总则

第一条为规范公司印章的制发、保管和使用，防范法律风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国公司法》及国家相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度所称印章，是指公司（含各分公司、子公司）所有印章的总称，包括但不限于：公司公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人名章、部门章以及为处理专项业务而刻制的其他业务专用章等。

第三条本制度适用于公司全体员工及所有涉及印章管理的业务活动。公司总部、各职能部门、各分支机构均应严格遵守本制度。

第四条印章管理应遵循“集中保管、严格审批、使用登记、权责明确”的原则。公司行政管理部门是印章管理的归口管理部门，负责本制度的监督与执行。

第二章印章的刻制、启用、变更与废止

第五条印章的刻制
一、公司所有印章的刻制均须由行政管理部门统一办理。任何部门或个人不得擅自刻制公司印章。
二、新设公司或因业务需要申请刻制新印章，需由申请部门填写《印章刻制申请表》，详细说明刻制印章的名称、用途、使用范围及保管责任人，经部门负责人、分管副总裁及总裁审批同意后，由行政管理部门持相关法定文件到公安机关指定的单位办理刻制手续。
三、印章的样式、规格、字体等应符合国家有关规定及公司统一标准。

第六条印章的启用
一、新刻制的印章在正式启用前，应由行政管理部门制作印模，并填写《印章启用登记表》，详细记录印章名称、启用日期、保管部门、保管责任人等信息。
二、印模和《印章启用登记表》需经总裁签字确认后，一份留存于行政管理部门存档，一份分发至相关业务部门备案。印章启用信息应及时在公司内部进行公告。

第七条印章的变更与换发
一、因公司名称、组织架构变更或印章磨损、遗失等原因需要更换印章的，应参照本制度第五条规定履行审批程序，办理新印章的刻制。
二、领取新印章时，必须将旧印章交回行政管理部门。

第八条印章的废止与销毁
一、因机构撤销、业务终止等原因不再使用的印章，应由原使用部门及时上交至行政管理部门。
二、行政管理部门对收回的废止印章应进行登记，并妥善保管，不得随意处置。
三、废止印章的销毁须经总裁批准，由行政管理部门和监察部门共同监督，在指定地点进行销毁，并制作《印章销毁记录》，由监销人员签字确认后存档。

第三章印章的保管

第九条公司印章实行集中与分散相结合的保管模式。
一、公司公章、法定代表人名章由行政管理部门指定专人（印章保管员）负责保管。
二、合同专用章由法务部或指定的业务管理部门专人保管。
三、财务专用章、发票专用章由财务部指定专人保管。
四、各部门章由各部门指定专人保管。
五、各分支机构的印章由其负责人指定专人保管。

第十条印章保管责任
一、印章保管员必须是公司正式在编员工，应具备高度的责任心和良好的职业操守。
二、印章保管员名单需在行政管理部门备案。保管员发生变动时，应办理正式的交接手续，填写《印章交接登记表》，写明交接事由、时间、印章状态等，由交接双方及监交人（部门负责人）签字确认。
三、印章必须存放在带有密码锁的保险柜内。印章与用印登记簿应分开存放。保险柜钥匙、密码由保管员本人掌管，不得委托他人代管或告知他人。
四、印章保管员不得擅自委托他人代为保管或使用印章。如因出差、休假等原因需临时移交，必须经部门负责人批准，并办理书面交接手续。

第十一条印章遗失处理
一、一旦发生印章遗失、被盗等情况，保管员必须在第一时间向部门负责人及行政管理部门报告。
二、行政管理部门接到报告后，应立即启动应急预案，一方面向公安机关报案，另一方面根据公司领导指示，在指定的媒体上发布遗失声明，宣布该印章作废。
三、公司将根据遗失情节，严肃追究相关责任人的责任。

第四章印章的使用

第十二条用印审批权限
一、以公司名义上报、下发或对外发送的各类文件、报告、证明等，须经分管副总裁或总裁批准后，方可使用公司公章。
二、签订各类经济合同、协议，原则上应使用合同专用章。须经合同审批流程批准后，方可用印。对于重大合同，需经总裁或董事会批准。
三、财务会计报表、银行票据、资金往来等，须经财务负责人批准后，方可使用财务专用章。
四、开具发票，须使用发票专用章。
五、法定代表人名章的使用，通常与公章配合使用，其审批权限与公章一致。
六、部门章仅限于部门内部文件或经授权的对外业务联系使用。

第十三条用印申请流程
一、申请用印人须事先填写《印章使用申请表》，载明用印事由、文件名称、用印份数、申请部门、经办人等信息，并附上需盖章的文件。
二、申请表按照公司审批权限流程，逐级呈报审批。严禁事后补办审批手续。
三、对于常规性、重复性的用印事项，可制定简化审批流程，但须经总裁批准并备案。

第十四条用印操作规范
一、印章保管员在接到经审批的《印章使用申请表》后，应认真核对审批手续是否完备、用印文件内容是否与申请事由一致。
二、对于内容不规范、审批手续不全或存在明显风险的文件，保管员有权拒绝用印，并向其上级领导汇报。
三、盖章操作必须由印章保管员亲自执行，他人不得代劳。
四、盖章位置应准确、清晰，骑缝章应均匀覆盖所有页面。严禁在空白纸张、空白合同、空白授权书等空白文件上加盖任何印章。
五、用印完毕后，保管员应在《印章使用登记簿》上进行详细登记，内容包括：用印日期、申请人、文件名称、用印份数、批准人、用印人等。用印申请表及相关文件复印件应作为附件留存。

第五章印章的外带管理

第十五条公司印章原则上不得带出公司办公区域使用。
第十六条如因诉讼、工商年检、银行开户等特殊情况确需外带印章的，必须履行严格的审批程序。
一、经办人须填写《印章外带使用申请表》，详细说明外带事由、地点、时间、用印内容、归还时间及外带期间的保管措施。
二、申请表需经部门负责人、分管副总裁、法务部门审核，最终报请总裁批准。
三、外带公司公章、法定代表人名章、合同专用章、财务专用章等重要印章，必须由两人或以上同行，其中一人为印章保管员或指定责任人，另一人为监督人。
四、印章使用完毕后，必须在规定时间内立即带回公司，交还保管员，并办理归还登记手续。外带期间用印情况需详细记录，并作为归还手续的一部分。

第六章法律责任

第十七条公司全体员工均有遵守本制度和维护印章安全的义务。
第十八条对违反本制度的行为，公司将视情节轻重及造成后果的大小，对相关责任人给予警告、罚款、降职、撤职直至解除劳动合同的处分。
第十九条未经批准擅自刻制、使用印章，或违规使用印章给公司造成经济损失或法律纠纷的，公司将依法追究其经济赔偿责任；构成犯罪的，将移交司法机关处理。
第二十条印章保管员因失职导致印章遗失、被盗、滥用，从而给公司造成损失的，应承担相应的管理责任和经济赔偿责任。

第七章附则

第二十一条本制度由公司行政管理部门负责解释。
第二十二条本制度自发布之日起施行。如此前公司有关印章管理的规定与本制度相抵触，以本制度为准。

篇二：《企业印章管理制度》（流程导向型）

第一章：总则与核心理念

1.1 制度目的：为实现公司印章管理的标准化、流程化与高效化，明确各环节责任，防范操作风险，确保公司各项业务的合法、合规开展，特制定本操作指引。
1.2 适用范围：本指引适用于公司总部及下属所有法人实体的全部印章管理活动。
1.3 核心理念：印章是公司权力的物化载体。本指引强调“流程管人、制度管事”，通过清晰的工作流和权限设置，确保印章的每一次使用都服务于公司整体利益。
1.4 责任主体：
* 归口管理部门：行政部，负责印章的统一制造、备案、销毁及制度监督。
* 保管责任部门：各印章对应的职能部门（如财务部保管财务章，法务部保管合同章等）。
* 使用申请部门：公司所有因业务需要用印的部门。
* 审批权限人：根据公司授权体系，对用印申请进行审批的各级管理者。

第二章：印章生命周期管理流程

2.1 流程一：印章的创建与登记
* 步骤1：需求发起。业务部门因新设机构或业务开拓需要，通过OA系统提交《印章刻制申请》，注明印章类型、用途、拟保管部门及责任人。
* 步骤2：合规性审查。行政部对申请的必要性、合规性进行初审。
* 步骤3：分级审批。申请单根据印章重要性等级（A级：公章、法人章；B级：合同章、财务章；C级：部门章等），自动流转至相应级别的审批人（部门总监->分管副总裁->总裁）。
* 步骤4：刻制与备案。审批通过后，由行政部前往公安机关指定机构刻制，并取得《刻制许可证》。
* 步骤5：系统登记与印模采集。行政部在公司《印章信息总台账》中创建新印章条目，录入所有信息，并扫描印模上传至系统，同时将实体印模卡片存档。
* 步骤6：启用与交接。行政部正式下发启用通知，并与保管部门办理《印章交接签收手续》，保管责任人签字确认。

2.2 流程二：印章的保管与日常维护
* 步骤1：安全存放。印章保管人须将印章锁在指定的保险柜中，严禁随意放置。
* 步骤2：保管人变更。如保管人岗位变动，必须通过OA系统发起《印章保管人变更申请》，经部门负责人批准后，在新旧保管人与监交人三方在场的情况下，进行实物盘点和交接，并签署《印章交接记录》。
* 步骤3：定期盘点。每季度末，由行政部会同监察部对公司所有印章进行一次实地盘点，核对《印章信息总台账》与实物是否一致，并形成《季度印章盘点报告》。

2.3 流程三：印章的停用与销毁
* 步骤1：停用申请。因机构撤销等原因，原保管部门通过OA系统提交《印章停用申请》。
* 步骤2：审批与回收。经总裁批准后，由行政部上门回收待销毁印章，并更新《印章信息总台账》状态为“待销毁”。
* 步骤3：集中销毁。每年或每半年，行政部汇总所有待销毁印章，报请总裁批准后，在监察部监督下进行物理销毁（如切割、熔融），并全程录像。
* 步骤4：归档。销毁影像资料与《印章销毁确认书》一并永久存档。

第三章：印章使用业务流程

3.1 流程一：常规文件用印流程（非合同类）
* 步骤1：线上申请。用印人登录OA系统，填写《通用用印申请单》，上传待盖章文件的电子版，选择正确的印章类型，并选择审批路径。
* 步骤2：线上审批。申请单根据文件性质和重要性，自动流转至部门负责人、中心负责人等相应审批节点。审批人可在线预览附件，进行审批。
* 步骤3：打印审批单。审批通过后，系统生成带有二维码的审批单，用印人打印该审批单。
* 步骤4：现场盖章。用印人持审批单和与线上附件完全一致的纸质文件，前往印章保管处。
* 步骤5：核验与登记。印章保管员扫描审批单上的二维码，系统自动显示审批详情。核对无误后，进行盖章，并在《用印登记簿》上简要登记（系统已自动记录大部分信息）。

3.2 流程二：合同/协议类文件用印流程
* 步骤1：合同评审。合同/协议的签订必须先走完公司《合同管理流程》，经法务、财务、业务等部门评审并获得最终批准。
* 步骤2：发起用印。合同评审流程的最后一步，自动触发《合同类用印申请》，关联所有评审意见和合同最终版本。
* 步骤3：授权审批。该申请单流转至具有合同签订授权的总裁或分管副总裁进行最终用印批准。
* 步骤4：盖章与登记。后续操作同3.1流程的步骤3至步骤5。对于需加盖骑缝章的合同，保管员需仔细核对页数，确保盖章完整。

3.3 流程三：印章外带使用流程
* 步骤1：提交特殊申请。经办人通过OA系统提交《印章外带申请》，详细说明外带原因、地点、用印文件清单、预计往返时间，并指定一名同行监督人。
* 步骤2：加急与高阶审批。该流程为特殊流程，需经部门总监、法务总监、行政总监会签，并报总裁审批。
* 步骤3：行前确认。批准后，行政部对经办人和监督人进行风险告知，并签署《印章外带责任书》。
* 步骤4：借出与归还。办理借出登记后，印章方可离司。返回后，立即归还，并提交外带期间的用印详情报告，保管员检查印章无误后，办理归还登记。

第四章：电子印章管理特别规定

4.1 电子印章的效力：公司使用的、在合法第三方电子签名平台申请的电子印章，与实物印章具有同等法律效力。
4.2 申请与授权：电子印章的申请、制作参照实物印章流程。使用授权通过电子签名平台的权限系统进行管理，由行政部根据审批结果，为员工开通或关闭特定电子印章的使用权限。
4.3 使用流程：员工在授权范围内，通过平台发起电子文件签署。每一次签署行为，系统都会生成带有时间戳、可追溯、防篡改的操作日志。
4.4 审计与监控：行政部及法务部拥有对电子签名平台后台的最高审计权限，可随时调阅所有使用记录，进行合规性检查。

第五章：监督与问责

5.1 审计机制：公司内审部门应定期将印章管理纳入审计范围，对制度的执行情况进行独立评估。
5.2 违规处理：任何违反本流程指引的行为，一经发现，将根据公司《奖惩管理办法》进行处理。对造成公司损失的，将追究其法律及经济责任。

篇三：《企业印章管理制度》（风险控制与法律防范导向）

前言：印章管理的风险本质

公司印章是法人意志的最高信用凭证。印章管理的本质并非事务性操作，而是对公司法律风险的源头控制。任何一次失控的用印，都可能为公司埋下巨大的法律隐患。本制度旨在构建一个以“风险预防”为核心，以“权责对等”为基础的印章管理体系，最大限度地保护公司资产与声誉安全。

第一部分：核心风险控制原则

原则一：所有权与控制权集中原则
所有印章（无论名称、形式、保管地点）的所有权均唯一属于公司法人。任何部门或个人仅拥有经授权的保管权和使用权。公司设立印章管理委员会（由行政、法务、财务、监察部门负责人组成），作为印章管理的最高决策与监督机构，对所有印章的刻制、废止等重大事项行使最终决定权。

原则二：保管与使用分离原则（不相容岗位分离）
这是印章内控的基石。印章的保管人不得是该印章所涉业务的主要申请人或审批人。例如，财务专用章的保管人，不应同时负责财务支出的审批。此举旨在形成内部制衡，防止一人包揽关键环节，从制度上杜绝监守自盗的可能。

原则三：审批与执行核对原则
用印执行环节（即盖章环节）的保管员，负有对审批结果进行形式审查和基本实质审查的双重责任。

形式审查：检查《用印申请单》是否填写完整、审批流程是否符合权限规定、签字或电子签章是否真实有效。
基本实质审查：核对纸质用印文件内容是否与申请事由、审批单据中描述的文件名称及核心内容（如合同金额、合作方）保持一致。对于重大差异或可疑情况，保管员必须暂停用印，并立即向其上级及法务部门报告。保管员的“核对”行为是防范风险的最后一道屏障。

原则四：用印不溯及既往原则
所有用印必须“先审批，后用印”。严禁“先斩后奏”或事后补办审批流程。对于任何已对外发出但未盖章的文件，补盖章同样需要履行完整的审批流程，并在申请事由中明确注明“补盖章”，审批人需对此承担额外审查责任。

第二部分：高风险用印场景的特别管控措施

场景一：空白文件/合同用印——绝对禁止

定义：空白文件/合同指未填写具体条款、交易对手、金额、日期等核心要素的任何纸张、合同范本或授权书。
管控措施：在任何情况下，绝对禁止在空白文件/合同上加盖任何公司印章。此为不可逾越的“红线”。违反此条，直接责任人、保管人及相关审批人将承担最严重的纪律处分，并对由此产生的一切损失负连带赔偿责任。

场景二：对外担保/抵押类文件用印——提级管理

风险识别：此类文件将直接导致公司承担巨额或有负债，属于最高风险级别。
管控措施：
1. 前置董事会决议：任何对外担保/抵押行为，必须首先取得公司董事会或股东会的书面决议。
2. 法务部强制审查：必须由公司法务部出具书面的《法律风险评估意见书》，明确揭示风险并提出风控建议。
3. 总裁最终审批：只有在具备前两项文件后，方可提交总裁进行最终用印审批。
4. 双人监印：盖章时，必须由法务部人员与印章保管员共同在场，双方在用印登记簿上联合签字确认。

场景三：印章外带——流程锁定与责任绑定

风险识别：印章脱离公司物理环境，处于失控风险最高的“裸奔”状态。
管控措施：
1. 必要性极限压缩：严格限制外带事由，仅限于诉讼、仲裁、政府部门现场核验等法律明确要求或无法通过其他方式解决的场景。
2. 申请材料完备性要求：申请时必须提供证明外带必要性的第三方文件（如法院传票、政府通知）。
3. 高层级审批链：申请必须通过“经办人 -> 部门负责人 -> 法务部 -> 行政部 -> 总裁”的完整审批链。
4. 《外带责任承诺书》：外带人员（必须是两名或以上正式员工）须签署《外带责任承诺书》，承诺对印章在外期间的安全负无限连带责任。
5. 实时报告机制：在外用印完成后，需立即通过电话或即时通讯工具向行政部报告。返回后一小时内必须归还印章。

场景四：涉及人事任免、授权委托等权利授予文件

风险识别：此类文件直接关系到公司管理权限的分配和对外行为的效力。
管控措施：
1. 人力资源部/总裁办源头把控：此类文件必须由人力资源部或总裁办公室作为唯一发起部门，确保其内容与公司正式人事决议或授权决定一致。
2. 审批权限锁定：此类文件的用印审批权限严格限定在分管人力资源的副总裁或总裁。

第三部分：违规事件的追责与司法补救

一、内部调查与责任认定
凡发生印章被盗用、滥用、私刻等违规事件，公司监察部应立即牵头成立专项调查组，查明事实，分清责任。责任划分包括：