公文管理制度 公文管理的主要内容

公文的管理制度是组织内部管理的重要环节，旨在规范公文的起草、审核、发布、归档等流程，确保公文的准确性和时效性，提高组织决策效率和执行力。通过建立完善的公文管理制度，可以确保公文的规范性和权威性，促进组织内部的沟通与协作，提升整体管理水平和效率。

公文管理制度1

第一章　总　　则

第一条　为使国家行政机关(以下简称行政机关)的公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。

第二条　行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条　公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条　公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条　公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条　各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。

第七条　各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。

第八条　各级行政机关的办公厅(室)应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。

第二章　公文种类

第九条　行政机关的公文种类主要有：

(一)命令(令)

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

(二)决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(三)公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

(四)通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

(五)通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

(六)通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

(七)议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

(八)报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

(九)请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

(十)批复

适用于答复下级机关的请示事项。

(十一)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(十二)函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

(十三)会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章　公文格式

第十条　公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

(四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。

(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

(七)主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

(八)公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

(九)公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

(十)成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。

(十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

(十四)文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。

第十一条　公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第十二条　公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章　行文规则

第十三条　行文应当确有必要，注重效用。

第十四条　行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十五条　政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。

第十六条　同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

第十七条　属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。

第十八条　属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

第十九条　部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

第二十条　向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

第二十一条　“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

第二十二条　除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第二十三条　受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

第五章　发文办理

第二十四条　发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十五条　草拟公文应当做到：

(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

(二)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

(四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(六)结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

(七)应当使用国家法定计量单位。

(八)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十六条　拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

第二十七条　公文送负责人签发前，应当由办公厅(室)进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第二十八条　以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

第二十九条　公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第六章　收文办理

第三十条　收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十一条　收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

第三十二条　经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公厅(室)负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

第三十三条　承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。

第三十四条　收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。

第三十五条　公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。

第三十六条　审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十七条　送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章　公文归档

第三十八条　公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理(立卷)、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十九条　归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第四十条　联合办理的公文，原件由主办机关整理(立卷)、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

第四十一条　本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理(立卷)、归档。

第四十二条　归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第四十三条　拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章　公文管理

第四十四条　公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第四十五条　文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。

第四十六条　上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅(室)主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第四十七条　公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第四十八条　公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第四十九条　公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第五十条　不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅(室)负责人批准，可以销毁。

第五十一条　销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。

第五十二条　机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第五十三条　密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第九章　附　　则

第五十四条　行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。

第五十五条　公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前，各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。

第五十六条　各级行政机关的办公厅(室)对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。

第五十七条　本办法自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止。

公文管理制度2

　一、公文的办理

　　（一）签收、整理、登记

　　所有收文实行办公室“一个口子”进，送达文件的签收、文件交换、所收信函均由专人签收。所有收文经签收人整理登记，并附公文处理标签。

　　（二）拟办、分发

　　经整理的文件由办公室主任提出拟办意见后呈送委领导批办。

　　（三）批办

　　文件分发后，无特殊情况，委领导应于一个工作日内签示处理意见。

　　（四）传送

　　根据主要领导批示，由办公室登记批示意见后，分别送承领导班子成员及各科室，阅文人签字后，及时返还办公室。文件如需留存由办公室复印保留，文件原件需交办公室存档。

　　（五）承办

　　承办单位应将所承办文件进行登记，以方便跟踪文件办理进度，并根据领导批示和文件内容要求办理，办理结果及时反馈。

　　（六）催办

　　规定期限办理和回复的，办公室需单独登记，并定期催办。

　　（七）存档

　　办理完毕的文件由办公室暂存，每年向县档案局移交一次。

　　（八）文件的复印、借阅。借阅一般文件应履行借阅手续，借阅保密文件应由分管领导签署意见，所有借阅文件应按时归还。秘级文件不得复印。

　　二、发文管理

　　业务性文件由相关科室负责拟稿，综合性文件由综合科负责拟稿；科室拟稿件需经分管负责人进行核稿，报主要负责人签发。签发后的公文送办公室进行登记编号。办公室负责对所有发文的审核，对发文对象、字体、字号等按公文发文规范格式进行把关，文件印制后统一缮印，用印后的文件应保留两份随拟稿封面、草稿、清稿、相关附件材料一起由办公室留存，同时保存电子文档。

公文管理制度3

第一章 总则

第一条 为规范公文处理工作，参照中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》（GB／T9704 – 2012），根据公司公文管理制度，制定本制度。

第二条 公文管理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条 公文管理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条 办公厅是公司公文管理工作的管理部门，负责制定相关制度，并对各公司进行业务指导和督促检查。办事处所有需正式行文的文件，由文件起草部门履行报批手续后，交办公厅政务处统一发文。

第五条 办事处综合部为本单位公文管理的主管部门。办事处业务指导性、通知类文件，可自行下发至对口部门。

第二章 公文拟制

第六条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第七条 公文起草应当符合国家法律法规，完整准确体现发文意图，做到文种正确、格式规范、内容简洁、主题突出、观点鲜明、结构严谨、表述准确、文字精炼。

第八条 所有正式行文的文件，应注明文件起草部门（拟文单位）和印发部门（办事处综合部），文件的解释权归属文件起草部门。

第九条 公文起草后，拟文单位的有关人员和负责人应当进行审核。涉及其他部门职权范围内的事项，拟文单位应当主动与有关职能部门协商、会签，取得一致意见后行文。经协商不能取得一致意见的，拟文单位应当列明各方意见及理由和依据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请公司负责人协调或裁定。

第十条 签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。文稿核准签发后即为定稿，未经签发人同意，不得改动。签发公文应当符合存档要求，不使用圆珠油笔和铅笔，不使用蓝黑色和黑色以外其他颜色的墨水。

第十一条 准确区分请示和报告，凡需要领导审批的事项应用请示，需领导知晓的事项一般用报告。请示须在签报单中注明呈批，报告须在签报单中注明呈阅。

第十二条 上报的请示、报告，要言简意赅，文字精炼，表达准确，力戒空话套话，力戒含糊其词，力戒繁琐冗长。如呈报内容较多的文件，须形成摘要报告，简要说明请示、报告事项的核心情况，一般篇幅不得超过2页A4纸，原文件作为摘要报告的附件。

第十三条 签报单必须注明紧急程度、密级以及简单概括需领导批示或知晓的关键内容。紧急程度分为紧急、加急、特急，密级分为秘密、机密、绝密。不填写则视为一般文件。

第十四条 通过电子邮件办文，呈报单位领导仍需在签报单上签字，并扫描成电子文本，连同正文电子版一并呈报，总部机关须同时上报电子版和纸质版。所有文件格式、字号、字体等都要严格按照本规定相关要求，并确保要素齐全，版面规范。

第十五条 未履行签发程序的文件一律不得成文发布。

第三章 公文流转

第十六条 需呈报的请示、报告，经本部门负责人签署意见后，一般应先报至总裁办，根据总裁批示，由总裁办报至主席办呈报主席。

第十七条 需呈报的请示、报告，原则上应根据请示、报告事项，按职能区分，对口上报总部机关相应职能部门；请示、报告事项涉及多个部门的，应主报主要职能部门，抄报相关职能部门；综合性或职能不明确的请示、报告事项，统一报办公厅。

第十八条 请示、报告原则上应逐级上报，一般不得越级请示、多头请示。事关重大、情况紧急或密级程度高的请示、报告事项，总部机关部门主要领导、各公司总经理可直接呈报主席。

第十九条 对主席、总裁批示，主席办、总裁办须在第一时间传达到相关部门和公司，相关部门和公司要主动及时报告贯彻落实情况。对重要事项，主席办、总裁办应全程跟踪，必要时可将主席、总裁批示抄送监事会，由监事会负责督办。

第二十条 主席、总裁批示件和所有正式行文的文件（包括上行文和下行文），各承办部门或承办人，都要按规定统一编号、整理、留存、归档。

第二十一条 凡以主席、总裁名义发函或复函的，原则上由办公厅信息中心拟稿并统一编号。其中，业务类和专业类的函件，办事处应先拟具初稿，报送办公厅机要信息中心修改，呈主席或报总裁审批后，再发函。

第四章 行文规范

第二十二条 体系内的一般以公司名义发文，非体系内，一般以***名义发文。涉及战略性、全局性和人事任免等重要事项的文件，依据审批权限经主席或总裁审批后正式行文；专业性、例行性、局部性文件，通常由总部机关职能部门负责人签发或相关职能部门负责人联签后下发。

第二十三条 根据隶属关系和工作需要，在职权范围内行文。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关；上级机关批复越级上报的请示时，也应当抄送被越过的机关。

第二十四条 向上级单位行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级公司，根据需要同时抄送相关上级公司和同级公司，不抄送下级公司。

（二）下级公司的请示事项，应当提出倾向性意见后上报。

（三）请示必须在事前，应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带其他请示事项。

第二十五条 向下级公司行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理公司，根据需要抄送相关公司。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级公司。

（二）涉及其他部门职权范围内的事务，未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级公司应当责令其纠正或者撤销。

第二十六条 党组织和行政机关单位的发文标志、发文字号和印章不得混用。除特殊情况外，党组织和行政机关单位之间一般不交叉行文。

第五章 办文要求

第二十七条 公文的印发传达范围应当严格按照发文机关的要求执行。经批准公开发布的公文，与发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第二十八条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当经办事处负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第二十九条 加强公文的全周期管理。公文发布后，应根据实际情况及时修订。公文应当具有延续性，并同现行有关公文相衔接，避免公文之间发生抵触和矛盾。对于脱离实际或已经失去效力的公文要及时撤销或废止。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十一条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十二条 公司合并时，全部公文应当随之合并管理；机公司撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

第三十三条 涉密文件在流转过程中导致失泄密的，一律给予组织处理。

第六章 附则

第三十四条 本制度由综合部负责解释，任何调整、变更需要经综合部负责人、总经理批准后执行。

第三十五条 本制度自颁布之日起实施。

公文管理制度4

　1.目的

　　为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，提高公文运转时效，明确公文承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。

　　2.适用范围

　　本制度适用于集团总公司、子公司。

　　3.职责范围

　　3.1集团总裁办

　　3.1.1总裁办是公司公文处理的管理部门。

　　3.1.2负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。同时负责指导各部门和各子公司的文件处理工作。

　　3.1.3负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。负责本制度的实施。

　　3.2集团其它各部门、子公司

　　3.2.1不得以集团名义自行对外正式行文。

　　3.2.2负责按本制度规定执行

　　4.公文处理原则

　　4.1公文处理原则

　　4.1.1公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。

　　4.1.2公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。

　　5.公文的种类

　　5.1公文的定义

　　5.1.1公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。

　　5.1.2常用的公文种类

　　常用的公文种类有：决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、规定、函、会议纪要等。

　　(一)决定、决议：对重要事项重大行为做出安排，用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

　　(二)意见：用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法。 (三)通知：用于传达上级部门指示，要求下级部门办理和需要周知和共同执行的事项。

　　(四)通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

　　(五)报告、请示：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”;向上级部门请示指示、批准用“请示”。

　　(六)规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

　　(七)函：是相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门提出请求的公文。

　　(八)会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求全公司共同遵守执行。

　　6.公文格式和行文规则

　　6.1公文格式和行文规则

　　6.1.1公文用纸幅面及版面尺寸

　　(1).公文用纸幅面尺寸

　　公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。

　　(2).公文页边与版心尺寸

　　公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm，公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)。

　　6.1.2公文中图文的颜色

　　除红头文件外，未作特殊说明的公文中图文的颜色均为黑色。

　　6.1.3排版规格与印制装订要求

　　(1).排版规格

　　正文用4号宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

　　(2).制版要求

　　版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

　　(3).印刷要求

　　单面印刷;页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。

　　(4).装订要求

　　公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm;无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固;后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90°，无毛茬或缺损。

　　6.2公文中各要素标识规则

　　组成公文的各要素可划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。

　　6.2.1眉首

　　(1).公文份数序号

　　公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

　　(2).秘密等级和保密期限

　　密级公文应分别标明“密级”字样，用3号黑体字，顶格;密级分为ABC三个等级。密级程度应由发文主管单位领导根据文件内容确定。如需标识和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行。

　　(3).紧急程度

　　如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。

　　(4).发文机关标识

　　由公司全称或规范化简称后面加“文件”组成，即“湖南九州集团有限公司(文件)”或“九州集团”;对一些特定的公文可做相应的改变，如通知即可写为“湖南九州集团有限公司(通知)”。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。

　　发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

　　(5).发文字号

　　发文字号包括公司、部门字号、年号、顺序号。

　　②如发文单位为总裁办，则具体格式为：

　　发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

　　(6).签发人

　　公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名，特殊情况手签签发人姓名。

　　如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

公文管理制度5

一、总则

为做好各项行政办公管理，使之规范化、制度化，特制定本制度。

二、适用范围

适用于公司范围内公文拟稿和收、发文办理。公文主要包括：

1.公告：用于宣布重要事项或法定事项。

2.决议：用于党支部会议、董事会、监事讨论通过的重要事项。

3.决定：用于总经理办公会议对重要事项或重大行动作出安排。

4.通知：用于发布规章制度，转发上级单位公文，批转下级单位公文，传达下级单位须知事项，任免和调配干部。

5.通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

6.报告：用于向上级部门汇报工作，反映情况，提出建议，请求备案，答复上级单位询问等情况。“报告”不得夹带请示事项。

7.请示：用于向上级单位请求指示、批准、答复。“请示”应当一文一事，应署签发人姓名，一般只写一个主送机关，不得越级、多头主送，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。

8.批复：用于答复下级单位的请求事项。

9.意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。

10.函：用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题。

11.会议纪要：用于记载、传达会议情况和议定事项。

三、职责

1.总经理、分管领导：负责红头文的签发，收文的批办。

2.各部门：负责本部门发文拟稿、审核、会签、收文承办，不独立对外行文。

3.综合管理部：负责公文收发日常管理。

四、主要程序

1.发文办理

1.1拟稿。发文部门指定专人拟写公文，公文的相关格式按照《公文办理工作规定》执行。特别注意事项：

（1）使用人名、职务、地名、数字准确；

（2）引用公文应先引标题，后引发文字号；

（3）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它一律使用阿拉伯数字。

（4）结构层次序数，依次为：

一 、→ （一）→ 1. →（1）→①

1.2初审。拟稿人填写《发文拟办单》，并送拟稿部门负责人初审，部门负责人在拟稿部门一栏签署意见。

1.3会签。内容涉及多部门的公文，由拟稿部门送相关部门负责人会签，取得一致意见后交综合管理部核稿。

1.4核稿。综合管理部负责核稿，审核重点：是否需要行文，是否符合行文规则和格式要求，是否有文字、语序、计量单位、人名、地名、时间、引文、标点符号等错误。并由综合管理部负责人核稿确认。

1.5签发。一般业务性且不涉及到其他相关部门的公文由分管领导签发，涉及到资金、政策、人事等原则性、全局性、政策性较强的，或内容涉及多个部门的公文，由总经理签发。

1.6登记：签发后的公文，由综合管理部指定专人统一登记、编字号、标引主题词、确定印制数量。 字号编写参照《发文字号简表》。

1.7缮印：文印专员对签发文稿进行印制，不得随意改动原稿内容，确需改动的应报签发人批准，底板、清样、废页要及时处理，防止泄密。

1.8用印：用印前，综合事务人员要进行三校，确认无误后方可用印。重点检查审批、签发手续是否完备，领导签发稿与印制文件是否一致；签发人与使用的印章权限是否相符；发文机关标识与印章名称是否一致；附件材料是否齐全；格式是否规范。用印必须符合“上不压正文，下要骑年盖月”的要求。

1.9分发：综合管理部建立发文登记簿，严格履行收文签字手续，保证公文发放不出差错。集团内部接收对象由综合管理部分发，集团外部接受对象可由拟稿部门转发，并保留签收记录。

1.10归档。综合事务人员将公文正本、《发文拟办单》、批复原件和有关材料收集整理，立卷归档。

2.收文办理

2.1签收。文印人员对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。一般由综合管理部签收，特殊情况下其他部门可代为签收。

2.2登记。综合事务人员对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

2.3拟办。综合事务人员填写《收文处理单》，综合管理部负责人提出拟办意见，对紧急、重要公文应提出办理时限，送公司领导批示。

2.4批办。总经理或分管领导对来文办理提出指示性意见。

2.5承办。阅知性公文应当根据公文要求和工作需要确定范围后分送；批办性公文应当根据批办意见由相关部门办理。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的，应当在规定时限内办理完毕，综合管理部将相应事项列入督办范围。

2.6传阅。文印专员根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知。公文传阅不得漏传、误传、延误。

2.7催办。综合管理部应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

2.8归档。来文办理完毕后，综合事务人员将来文正本、《收文处理单》和有关材料收集整理，立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。

五、立卷、归档和销毁

1.公文办理完毕后，综合事务人员应根据公司《档案管理制度》，及时将公文按档案管理要求归档。个人不得保存应归档的公文。

2.没有归档和存查价值的公文，经鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁，销毁秘密公文，应进行登记，由两人监销，保证不丢失，不漏销。

六、引用文件

区公文办理工作规定

公文管理制度6

一、目的

　　使办公用品管理制度化、规范化、合理化，实现计划采购、计划领用，控制发放，降低成本。

　　二、范围

　　适用于天津中信置业有限公司各部门及下属公司办公文具用品的管理。

　　三、办公用品的发放

　　1、各部门根据部门及个人需要填写《办公文具用品申领单》，并指定专人负责此项工作。办公室于每周一进行办公用品的发放，除特殊情况外，其他时间不予领取。

　　2、《办公文具用品申请单》必须经各部门负责人和办公室负责人签字后方可领货。

　　3、公司各部门要严格按本部门提交的《办公文具用品申领单》按公司定额进行领取，特殊情况要附加申领说明。对超计划领取，办公室将不给予发放。

　　4、各单位、各部门的办公用品管理人员要坚持原则，秉公办事，严格掌握办公用品的发放范围、发放数量，物品发放均由领用人签名。

　　5、管理人员请假、休假或因事不在岗时，由办公室主任或其指定人员代管。

　　四、办公用品的管理

　　1、办公用品由办公室统一管理，由库管统计、掌握文具的领用状况，有效地进行费用控制。

　　2、属于部门公用的办公用品，由部门指定专人保管；个人使用的办公用品，由个人保管。如遗失应由部门或个人赔偿或自购解决。

　　3、库房内礼品等贵重物品的领用，需经主管负责人同意，库管人员不得擅自动用。

　　4、办公室对必须及耗用量大的文具，采取酌量库存的办法。

　　5、月末库房管理人员要将办公用品的进货、发货、存货明细进行汇总月报。

　　五、办公用品定量

　　笔、笔芯：每位管理人员每月不超过1支。

　　卫生纸：每位管理人员每月不超过2卷。

　　双面胶、胶布：部门每月各2卷。

　　胶水：每部门每月不超过2瓶。

　　曲别针、直别针、订书钉：部门每月不超过2盒。

　　一次性纸杯：有关部门每月不超过2包。

　　复印纸：部门每月不超过2包（做到纸张二次利用）。

　　电池：有关部门每月不超过4节。

　　色带：部门每月不超过2根。

　　备注：物品按月申领，即每次领用为当月需求量。个别部门定量过低经确认后另做调整。

公文管理制度7

　为了全面贯彻落实上级文件精神，加强文件管理，同时，规范本校文件的制发程序和规格要求，特制定本制度。

　　一、上级公文管理

　　1、上级文件指县委、政府、镇党委、政府相关文件、县教育体育局、招办、电教中心、教研室文件以及县财政局、人劳局、卫生局、公安局、环保局等部门相关文件。

　　2、镇公安派出所、计生办、卫生院等部门的文件一同纳入公文管理。

　　3、校网络管理员每天登录《商南教育信息网》，及时下载、打印县教育体育局、招办、电教中心、教研室文件，并送行政办公室处理。

　　4、其他上级部门、平行部门直接送达的纸质文件无论交入何人之手，都要及时转交行政办公室处理。

　　5、行政办公室接到下载、打印的纸质文件和直接送达的纸质文件后，按以下步骤操作处理：

　　（1） 在《收文登记表》上进行登记；

　　（2） 粘贴《文件传阅单》，呈报校长批复；

　　（3） 根据校长批复，转呈分管领导或相关部门办理，并在《文件传阅移交登记册》上进行登记；

　　（4） 对文件上要求办理的事项，在《督办记录单》上予以记载，并按照办理时限和要求，及时督促各分管领导或部门完成；

　　（5） 对于已经办理完毕的文件及时收回存档，并按自然年度，一年分类装订一次；

　　二、本校文件管理

　　1、根据工作内容和性质，需要以文件形式印发的，分别由支部、工会、教导处、团委、保卫处、总务处起草，除此之外的文件由行政办起草。

　　2、起草的文件必须格式正确、标题鲜明、主体明确、文从字顺、内容具体、要言不烦、操作性强。

　　3、文件起草后，到行政办公室《发文本》上进行登记、编号，然后粘贴《商南县过风楼镇初级中学公文制发审核表》，呈报分管领导审核，校长签发。

　　4、各部门起草的文件由各部门负责，在电脑上打出，制成电子版。文稿打完后，经办人要反复校对，力求一个字、一个标点都不放过，体现公文的准确性，严肃性。

　　5、制成电子版后，拷到文印室电脑上，由文印人员进行再校对和排版、印制。其制作要求为：

　　（1） 纸张：A4

　　（2） 页面：页边距上、下、左、右为2.5cm；行间距为固定值，25磅；字间距为标准；

　　（3）字号：主标题 小二；正文 三号；

　　（4）字体：主标题 黑体；正文 仿宋（GB2312）；

　　（5） 格式：主标题与正文空一行，正文首行缩进2格字符。

　　6、文件印制后，统一到行政办公室盖章，并上报下发。

　　7、各部门印制的文件必须存档一份（底稿也必须存档备查），并按自然年度年底分类整理，装订归档。

公文管理制度8

房地产企业公文的管理制度

公文是公司在管理过程中形成的具有法律效率,规范体式的文书,公文管理是加强公司管理的重要内容。为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高文件使用效率,促进公司各项经营管理的运转,特制定本办法。

1、公司办公室是公司公文处理的职能部门,负责公文的办理、管理、归档等工作。公文处理要遵循实事求是、精简、高效的原则,做到及时准确、安全。同时必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家、公司秘密的安全。

2、公文的种类

(1)、决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关部门和人员。

(2)、通知:传达公司的决定和需要有关部门周知或者执行的事项,任免人员。

(3)、通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。

(4)、报告:适用于向上级汇报工作,反映情况,答复上级的询问。

(5)、请示:适用于向上级请求指示、批准。

(6)、批复:适用于答复下级的请示事项。

(7)、意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(8)、函:适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(9)、会议纪要:适用于记载、传达会议情况及会议议定事项。

3、公文格式

公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位等部分组成。具体处理方式是:

(1)、涉及公司秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。

(2)、发文单位标识应当使用发文单位全称或规范化简称。

(3)、发文字号应当包括单位代字、年份、序号。

(4)、给上级单位的行文要注明签发人、会签人姓名。’请示’应当在附注处注明联系人姓名和电话。

(5)、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并表明公文种类。

(6)、主送单位应当使用全称或规范化简称、统称。

(7)、公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。

(8)、公文除’会议纪要’或以电报形式发出的以外,应当加盖印章。

(9)、成文日期以签发人签发的日期为准。

4、行文规则

(1)、符合国家法律、法规及方针、政策有关规定。

(2)、行文应当确有必要,注重效用。

(3)、行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

(3)、公文要用国家法定计量单位。

(4)、公司对外正式行文,由公司相关业务主管部门起草,部门经理审核,主管副理审查,公司总经理批准,办公室最后核定盖章。

5、公文办理

(1)、发文办理程序:拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁。

(2)、收文办理程序:签收、登记、传递、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁。

6、公文的归档和管理

(1)、归档:公文办理完毕后,要根据其相互联系、特征和保存价值等整理归档,归档公文要保证公文的齐全、完整,便于保管和使用。

(2)、管理:公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。同时对公文的贯彻落实情况进行督促检查。

公文管理制度9

第一条目的：

　　为增强公司公文的印制、呈批、传达及管理的规范性，特制定本实施细则。

　　第二条适用范围：

　　适用与公司的内部呈文和外来公文。

　　第三条管理权限：

　　行政办公室第四条公文的管理程序：

　　1．公文管理主要包括公文的拟办、核稿、登记、批办、承办、签发、印刷、用印、传递、归档等事项。

　　2．收文管理程序：

　　(1)公司收文的范围：各级政府来文、行业管理部门来文以及其它单位来文。

　　(2)行政办公室负责公司所有收文的签收、登记造册及统一管理，按照总经理批准及时交由相关部门承办，并及时跟踪、反馈承办结果。

　　(3)公司外来文件凡属公司领导亲收件，应及时送交收信人本人。

　　(4)需承办的公司收文，由办公室交由承办人，承办人需按规定迅速办理，不得拖延；如需两个或两个以上部门共同承办的，部门间应做好协调工作，尽快办理。

　　(5)如需进行收文转办的，应由第一承办人及时转办和催办，以确保公司收文的事项及时落实。

　　(6)各部门因外出开会或通过其它渠道直接收到的收文性质的文件，应及时送达办公室登记存档，并按上述程序阅办。

　　3．内部呈文管理程序：

　　(1)凡以公司名义的发文，均由行政办公室统一登记管理，并填写统一的文头纸。

　　(2)所发公文原则上应一文一事。

　　(3)一般不可越级行文，确需越级行文时，应同时抄报被越级的部门或人员。

　　(4)发文文稿应由主办部门拟定，报总经理审批后，由行政办公室承办。

　　(5)公司内部公文的发布，均由行政办公室以规定格式统一发布。下发给个别部门的公文，应履行签收手续。4．公司公文的行文要求：

　　(1)拟定公文时，应按公司规定文种拟定，文头纸须符合公文规范，并使用电脑打印稿，做到用词恰当、标点准确，言简意赅。

　　(2)公文格式：公司公文由发文的文号、签发人、标题、正文、附件、印章、发文时间、主送单位等组成。(3)公司发文统一编号：

　　(4)公司发文落款应标注公司全称：

　　(5)公司发文时间：由公司总经理签发的公文，以其签发日期为准；经公司会议、总经理办公会讨论通过的公文，以通过日期为准；公司性法规公文，以总经理批准日期为准。

公文管理制度10

置业公司公文管理规定

一、本文所指的公文是指:

1、以公司名义向公司内部人员发出的正式文件,如规章制度、通知通报、人事任免等;

2、以公司名义向公司以外的单位、团体、部门发出的正式文件;

3、以各部门名义发出的文件;

二、公文种类

1、请示:请上级指示和批准,用’请示’。

2、报告:向上级机关汇报工作,反映情况,用’报告’。

3、通告:在一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用’通告’。

4、批复:答复请示事项,用’批复’。

5、通知:传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用’通知’。

6、通报:表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项,用’通报’。

7、决定、决议:对某些问题或者重大行动作出安排,用’决定’.经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用’决议’。

8、函:平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准等询问和答复问题,用’函’。

9、会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用’会议纪要’。

10、其它资料:包括公司内部各种专业计划、方案、报表、报告等资料,适用于公司内部的经营和管理。

11、外来公文:包括获自于或来自于本公司以外的各类文件、资料、批复、传真、信函等公文。

三、公文格式

公文一般由公司文头、公文字号、秘级、签发人、签发时间、标题、正文、落款、成文时间、公文用印、主题词、主送单位、抄报抄送单位、办文事项、附件等部分组成。

1、公司文头:一律事先在电脑上制作好。外行编号文首页一律用彩色打印;内行编号文首页一律用黑白打印;部门行文不得使用公司正式红头文式。

2、公文字号:按上述规范执行。发文号统一由行政部编排。

3、公文秘级:分为’绝密’、’机密’和’秘密’。

绝密是最重要的公司秘密,泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害;机密是重要的公司秘密,泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害;秘密是一般的公司秘密,泄露会使公司的权力和利益遭受损害。

文件机密级数,由发文单位的主管领导根据文件内容确定。绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅,机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。

4、签发人/时间:按内容性质由公司总经理(或其授权人)在定稿上审签。正式公文上打印。

5、公文标题:应准确简要地概括文件的主要内容;标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号;标题用2号简体宋体字。

6、公文正文:正文用小4号字;正文中的一极小标题,用4号黑体字;其余字体一律使用宋体字;行距22。

7、落款/成文时间/公文用印:除会议纪要外,正式编号公文应在落款和成文时间上加盖印章。

8、主题词:一般为标题的关键词。

9、主送/抄送单位:由审稿人确定。

10、办文事项:如实记载拟稿人、审核人、打印人、校对人的姓名,以及实际印发、存档的份数。

11、公文附件:单独排版、装订在正文之后;成文时间之前注明附件顺序和名称。