档案管理制度范本 档案的管理标准操作规程

档案是机构运营和历史发展的重要凭证，是宝贵的无形资产。规范、系统地管理档案，对于维护历史真实面貌、提高工作效率、支持决策制定、规避法律风险具有核心意义。《档案管理制度范本》的制定与实施，是确保档案工作科学化、标准化的基础。本文旨在提供几套内容详实、结构各异的档案管理制度范本，以满足不同组织的需求，助力提升档案管理水平与效能。

篇一：《档案管理制度范本》

第一章 总则

第一条 为加强本单位档案管理，有效保护和利用档案，确保档案的真实、完整、安全和系统性，根据国家有关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本制度。

第二条 本制度所称档案，是指本单位在各项业务活动、行政管理及其他活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。

第三条 本单位档案工作实行统一领导、分级管理的原则。各部门应高度重视档案工作，将其纳入工作计划，并指定专人或兼职人员负责本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

第四条 档案管理工作应遵循以下基本原则：

（一）维护档案的真实性：确保档案内容客观、准确，来源可靠。

（二）保证档案的完整性：确保应归档的文件材料齐全、不缺漏。

（三）保障档案的安全性：采取有效措施，防止档案的破损、丢失、泄密。

（四）促进档案的系统性：科学分类、合理编目，便于查找利用。

（五）推动档案的有效利用：在遵守保密规定的前提下，积极为各项工作提供档案信息服务。

第五条 本单位档案管理工作接受上级档案行政管理部门的监督和指导。

第二章 机构与职责

第六条 本单位设立档案管理部门（或指定相关部门，如办公室）作为主管全单位档案工作的职能机构，配备专职或兼职档案管理人员。

第七条 档案管理部门的主要职责：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法律法规及本单位的档案管理制度。

（二）规划、协调、监督和指导全单位的档案工作。

（三）负责制定或修订本单位的档案管理规章制度和业务标准。

（四）负责本单位档案的接收、征集、整理、分类、编目、鉴定、保管、统计和利用工作。

（五）负责档案库房的管理，确保档案实体安全和环境适宜。

（六）负责档案信息资源的开发利用，编纂档案参考资料，提供档案查询服务。

（七）负责档案管理信息化建设的规划与实施。

（八）组织档案管理人员的业务培训和交流。

（九）负责档案销毁的审核与监销工作。

（十）完成领导交办的其他与档案管理相关的工作。

第八条 各部门的主要职责：

（一）指定文件材料归档负责人（兼职档案员），负责本部门文件材料的形成、积累、整理和预立卷（或按件整理）。

（二）确保本部门业务活动中形成的文件材料完整、准确、系统。

（三）按照规定时间，将应归档的文件材料定期向档案管理部门移交。

（四）配合档案管理部门进行档案的鉴定、利用等工作。

（五）负责本部门借阅档案的及时归还和安全保管。

第九条 档案管理人员应具备良好的政治素质和专业素养，忠于职守，遵守纪律，熟悉档案管理业务。

第三章 文件材料的形成与归档

第十条 各部门在业务活动中应注意文件材料的形成质量，确保字迹清晰、格式规范、签章齐全、载体适宜。

第十一条 归档范围：凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，具有查考利用价值的文件材料，均应纳入归档范围。主要包括：

（一）党群类：党委（党组）文件、纪检监察文件、工会文件、共青团文件等。

（二）行政类：行政决定、规章制度、工作计划总结、会议记录纪要、统计报表、机构设置、人事任免、员工档案、荣誉奖励、基建、资产管理等文件材料。

（三）业务类：根据本单位主营业务确定的，如项目立项、研发、生产、销售、服务、合同、客户资料、技术规范、质检报告、市场分析等文件材料。

（四）特殊载体类：照片、录音、录像、电子数据、实物样本等。

第十二条 归档时间：

（一）年度形成的各类文件材料，一般于次年上半年内完成整理并向档案管理部门移交。

（二）项目文件材料，可在项目结束后或分阶段及时移交。

（三）特殊情况需提前或延迟归档的，应与档案管理部门协商确定。

第十三条 归档要求：

（一）归档的文件材料应齐全、完整，履行完毕的最终版本及其重要修改稿、批复件、附件等均应收集完整。

（二）文件材料应经过系统整理，区分价值，可按年度、问题、项目等组卷或按件整理，并编写页码或件号。

（三）电子文件归档应同时归档其元数据，确保格式可用、信息完整、长期可读。

（四）声像、实物等特殊载体档案应附有详细文字说明。

（五）移交时需编制归档文件目录（或案卷目录），与档案实体一并移交，双方办理交接手续，签字确认。

第四章 档案的整理

第十四条 档案管理部门接收档案后，应对档案进行检查、分类、排序、编号、编目等整理工作。

第十五条 分类：采用适合本单位实际的档案分类方案（如按组织机构、问题、时间等），保持分类体系的稳定性和科学性。

第十六条 编号：按照分类方案和排列顺序，赋予每份文件或每个案卷唯一的档号，档号应规范、简明。

第十七条 编目：编制详细的档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录或文件级目录，著录档案的题名、责任者、日期、密级、保管期限、档号等信息。推广使用计算机辅助编目，建立档案数据库。

第十八条 档案整理应符合国家档案局颁布的相关标准和规范。

第五章 档案的保管

第十九条 设立专用档案库房，档案库房应符合“八防”（防盗、防火、防潮、防尘、防光、防鼠、防虫、防高温）要求。

第二十条 档案库房应配备温湿度监控设备、消防器材、防盗报警装置、空调、除湿机等设施，并定期检查维护。

第二十一条 档案应按类别、保管期限、顺序上架存放，排列整齐，标识清晰。

第二十二条 建立档案出入库登记制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。

第二十三条 定期对档案进行清点核对，做到账物相符。对破损或变质的档案应及时进行修复或抢救。

第二十四条 电子档案应储存在安全可靠的介质或服务器上，采取异地备份、定期检测等措施，确保其长期可用和安全。

第六章 档案的利用

第二十五条 本单位各部门及工作人员因工作需要，可按规定查阅、借用档案。外部单位或个人查阅档案，须经本单位主管领导批准。

第二十六条 档案利用需办理登记手续，明确利用目的、范围和归还日期。

第二十七条 借阅档案应注意保护，不得涂改、污损、抽拆、转借或复制（经批准的除外）。重要档案、密级档案原则上不外借，仅可在指定地点查阅。

第二十八条 档案管理部门应积极开发档案信息资源，通过编制索引、汇编资料、提供咨询等方式，主动为单位各项工作服务。

第二十九条 档案利用应遵守保密规定，涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的档案，需按权限审批，并采取保密措施。

第七章 档案的鉴定与销毁

第三十条 档案管理部门应定期组织档案鉴定工作小组（由单位领导、档案人员、相关业务部门人员组成），对保管期满的档案进行价值鉴定。

第三十一条 档案保管期限分为永久、定期（一般分30年、10年）两类。鉴定工作需依据国家有关规定和本单位档案保管期限表进行。

第三十二条 对失去保存价值的档案，应编制销毁清册，注明销毁档案的档号、题名、数量、保管期限等信息。

第三十三条 档案销毁清册须经单位主管领导审核批准。

第三十四条 销毁档案应由两人以上监督，在指定场所进行，确保彻底销毁，严防失密、泄密。监销人要在销毁清册上签字确认。销毁清册永久保存。

第三十五条 严禁任何部门或个人擅自销毁档案。

第八章 档案信息化

第三十六条 积极推进档案信息化建设，应用先进技术管理档案信息资源。

第三十七条 建立和维护档案管理系统，实现档案目录数据库、全文数据库的建设与管理。

第三十八条 加强电子文件的归档管理和电子档案的长期安全保存，确保其真实性、完整性、可用性。

第三十九条 推动档案信息资源的共享利用，在确保安全的前提下，逐步实现档案信息的网络化查询服务。

第九章 保密

第四十条 档案管理人员和所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规和本单位的保密制度。

第四十一条 涉及密级的档案，在形成、传递、整理、保管、利用、销毁等各个环节，均需采取相应的保密措施。

第四十二条 严禁擅自复制、摘录、传播涉密档案内容。

第四十三条 对违反保密规定造成严重后果的，依法依规追究相关人员责任。

第十章 附则

第四十四条 本制度由本单位档案管理部门负责解释。

第四十五条 本制度自发布之日起施行。以往有关规定与本制度不符的，以本制度为准。

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篇二：《档案管理制度范本》

【核心导向：强化流程管控与数字化优先】

一、 总则

1.1.目的与依据：为规范本机构档案管理活动，确保档案资源的全生命周期得到有效管控，提升档案信息价值，保障档案的真实性、完整性、安全性与可用性，依据国家相关档案法律法规及行业标准，结合本机构数字化转型战略，制定本制度。

1.2.适用范围：本制度适用于本机构所有部门及其工作人员在职务活动中形成的各种载体（纸质、电子、声像、实物等）的，具有保存价值的记录的管理。

1.3.基本原则：遵循“统一管理、全程监控、数字优先、安全合规、便捷利用”的原则，将档案管理融入业务流程，实现档案工作的标准化、规范化、数字化和智能化。

1.4.管理体系：建立由档案管理委员会（或领导小组）决策、档案管理部门主管、各业务部门协同、全员参与的档案管理责任体系。

二、 组织架构与职责分工

2.1.档案管理委员会/领导小组：

– 审批档案管理战略规划、重要制度和标准。

– 协调解决档案管理中的重大问题。

– 监督档案管理制度的执行情况。

2.2.档案管理部门：

–制度建设：拟定和修订档案管理细则、流程规范、技术标准。

–业务指导：培训、指导、监督各部门的文件形成、积累、整理与归档工作。

–资源接收：按照归档范围和要求，接收各部门移交的档案，办理交接手续。

–整理编目：对接收的档案进行系统化整理、分类、编号、著录元数据，建立标准化目录。

–保管保护：负责档案实体（含数字档案）的安全保管、环境监控、灾备恢复、迁移转换。

–信息利用：管理档案利用流程，提供查询、借阅服务，开发档案信息产品。

–鉴定处置：组织档案价值鉴定，按规定程序办理档案销毁。

–系统运维：负责档案管理信息系统的建设、运行、维护和升级。

2.3.各业务部门：

–源头控制：确保本部门业务活动产生的文件材料符合规范、齐全完整。

–前端整理：指定专（兼）职人员负责本部门文件材料的日常收集、初步整理、维护。

–按时移交：根据归档计划，定期将达到归档要求的文件材料（含电子文件）向档案管理部门移交。

–利用配合：遵守档案利用规定，协助核实档案信息，及时归还借阅档案。

2.4.信息技术部门：

–技术支持：为档案管理信息系统提供硬件、网络及安全保障。

–系统集成：配合档案管理部门，推动业务系统与档案管理系统的数据对接，实现电子文件的自动捕获与归档。

–标准遵循：确保相关信息系统建设符合电子文件归档和电子档案管理的技术要求。

三、 文件形成与归档流程管控

3.1.文件形成规范：

– 各部门应使用统一的公文模板、表单格式。

– 文件内容应准确、完整，签批手续完备。

– 电子文件的创建应符合规定的格式标准，并嵌入必要的元数据。

3.2.归档范围界定：

– 档案管理部门制定并定期更新《文件材料归档范围和档案保管期限表》，明确各门类文件的归档责任部门和保管期限。

– 归档范围覆盖所有反映机构核心职能、管理活动、重要成果及历史沿革的记录。

3.3.前端收集与整理：

– 各部门应建立文件材料日常积累机制，指定专（兼）职人员负责。

– 对拟归档文件材料进行初步筛选、排序、去除重复和临时性材料。

– 鼓励在文件形成阶段即进行分类和元数据标注。

3.4.移交流程：

–移交计划：档案管理部门每年制定归档计划，通知各部门。

–移交清单：部门提交《归档文件（案卷）目录》电子版和纸质版。

–审核验收：档案管理部门依据归档要求对移交的档案实体（或数据包）及其目录进行核对、验收。

–确认交接：双方在交接文据上签字确认，完成移交。不符合要求的档案应退回，限期整改。

3.5.电子文件归档特别规定：

–优先归档电子形式：对于同时存在纸质和电子形式的文件，优先归档电子形式（若符合规定）。对于原生电子文件，必须以电子形式归档。

–归档接口：积极推动业务系统与档案管理系统对接，实现电子文件的在线归档或批量导入。

–格式要求：归档电子文件应采用稳定、开放的文件格式（如PDF/A、OFD等）。

–元数据捕获：归档时必须完整捕获或补充核心元数据，确保电子档案的可管理性。

–归档确认：电子文件归档后，应在业务系统中进行状态标记，避免重复操作。

四、 档案整理与数字化

4.1.系统化整理：

– 采用统一的分类方案、档号编制规则。

– 纸质档案按“件”或“卷”整理，电子档案按“件”管理。

– 整理过程应保持文件间的有机联系。

4.2.标准化编目：

– 依据国家标准和机构实际，制定详细的档案著录规则。

– 所有档案（含电子档案）均需建立规范的目录数据，录入档案管理系统。

– 目录数据应准确、完整，满足检索需求。

4.3.数字化策略：

–存量数字化：制定计划，逐步对有价值的存量纸质档案进行数字化扫描，形成数字副本。

–增量同步：对于纸质归档的文件，可根据需要进行数字化，与电子档案统一管理。

–质量控制：数字化过程应确保图像质量、信息完整性，并进行元数据挂接。

–原件管理：数字化后的纸质原件仍需按规定保管，直至达到销毁年限。

五、 档案保管与安全

5.1.实体档案保管：

–库房条件：符合国家档案库房建设标准，温湿度恒定，设施设备齐全、有效。

–安全防护：严格门禁管理，安装监控、消防、报警系统，定期巡查。

–装具与存放：使用无酸档案盒（卷皮），规范上架，预留空间，绘制库位图。

–维护保养：定期开展档案清点、除尘、修复等工作。

5.2.数字档案保管：

–存储策略：采用安全可靠的存储介质和系统，实施多重备份（本地、异地、离线）。

–格式转换：定期评估电子档案格式的可用性，必要时进行格式迁移。

–载体验证：定期对存储介质进行检测，确保数据可读。

–系统安全：加强档案管理系统的网络安全防护，防范病毒攻击、数据泄露。

–灾难恢复：制定并演练数字档案灾难恢复预案。

六、 档案利用与服务

6.1.利用权限：

– 根据档案密级、内容和利用者身份，设定不同的查阅、复制、借阅权限。

– 涉密档案的利用须严格履行审批程序。

6.2.利用方式：

–实体利用：提供阅览室，办理借阅手续。重要档案原则上只提供阅览或复制件。

–数字利用：通过档案管理系统提供在线查询、浏览服务。权限控制到位。

–信息服务：根据需求，提供档案信息汇编、专题查询报告等增值服务。

6.3.利用流程：

–申请：利用者提交申请，说明目的、范围。

–审批：档案管理部门根据规定进行审批。

–提供：登记后提供档案或信息。

–归还/注销：实体档案按期归还，检查无误后注销登记。数字访问结束后，访问权限自动或手动撤销。

6.4.利用监控：

– 记录所有档案利用活动，形成利用日志，便于追溯。

– 监控异常访问行为。

七、 档案鉴定与处置

7.1.鉴定机制：

– 定期（如每5年）组织档案鉴定工作小组。

– 依据《文件材料归档范围和档案保管期限表》及实际价值变化，对保管期满的档案进行鉴定。

7.2.处置流程：

–编制清单：对确定无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》。

–审核批准：销毁清册需经业务部门复核、档案管理部门审核、机构负责人批准。

–监督销毁：指定两人以上负责监督销毁过程，确保信息不外泄。可在档案管理部门或指定保密场所进行。

–记录存档：销毁后，监销人在销毁清册上签字确认，销毁清册永久保存。

7.3.电子档案销毁：

– 确保从所有存储（包括备份）中彻底、安全删除。

– 同时销毁或标注相关元数据。

– 同样需要履行审批和记录程序。

八、 监督与考核

8.1.监督检查：档案管理部门定期对各部门的档案工作进行检查、评估。

8.2.考核评价：将档案工作纳入部门及相关人员的绩效考核范围。

8.3.责任追究：对违反本制度，造成档案丢失、损毁、泄密等严重后果的，追究相关责任人的责任。

九、 附则

9.1.解释权：本制度由档案管理部门负责解释。

9.2.生效日期：本制度自发布之日起生效。

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篇三：《档案管理制度范本》

【侧重领域：科研项目档案管理】

第一部分：总论

第1条 定义与宗旨

本制度所称科研项目档案，是指在本机构立项、执行、验收、结题以及成果转化等科研活动全过程中直接形成的，具有原始记录性、凭证性、参考性价值的各种载体形式（包括但不限于：文本文档、图纸、数据、软件代码、实验记录、音视频资料、样品信息等）的历史记录集合。制定本制度旨在规范科研项目档案的收集、整理、保管、利用与处置，确保科研过程的可追溯性、科研成果的完整性与知识产权的有效保护，促进科研工作的持续创新与发展。

第2条 适用范围与原则

本制度适用于本机构承担或参与的所有科研项目（包括纵向课题、横向合作项目、自选项目等）的档案管理工作。遵循“同步管理、全程覆盖、责任到人、分类科学、安全保密、有效利用”的原则。科研项目档案管理应与项目研究工作同步规划、同步实施、同步检查。

第3条 管理职责

科研管理部门：负责科研项目立项、过程管理、结题验收等环节中档案管理要求的提出与监督；协同档案管理部门制定科研项目档案管理细则。

项目负责人（PI）：是该项目档案管理的第一责任人，负责组织项目组成员进行文件材料的形成、积累、整理与移交归档工作，确保档案的齐全、完整、准确、系统。

项目组成员：有责任按照要求及时、规范地形成、记录和保管个人职责范围内的科研文件材料，并按时提交给项目负责人或指定档案联络员。

档案管理部门：负责科研项目档案的接收、专业化整理、长期保管、提供利用、组织鉴定与销毁；对项目组的档案工作进行业务指导和培训；建设和维护科研项目档案数据库。

指定档案联络员（若有）：协助项目负责人具体落实项目档案的收集、初步整理和移交工作。

第二部分：科研项目文件材料的形成与积累

第4条 文件形成要求

规范性：项目相关的申请书、任务书、合同、协议、预算书、调整报告、中期报告、总结报告、技术报告、专利申请文件、论文稿件、会议纪要、重要邮件往来等，均应格式规范、内容准确、签章齐全。

原始性与准确性：实验记录、观测数据、调研问卷、访谈记录、测试结果等原始记录应真实、详细、清晰，提倡使用统一规范的记录本或电子记录系统，记录人、日期、环境条件等要素齐全。数据文件应附有说明（元数据）。

完整性：注意收集项目各阶段、各方面、不同载体的文件材料，包括正本、重要修改稿、附件、支撑材料等。电子文件与其必要的软件环境、元数据应一并收集。

载体适宜性：根据文件材料的重要性和长期保存需求，选用耐久、可靠的记录载体。

第5条 过程积累与保管

项目组应建立项目文件管理台账或使用项目管理软件，动态跟踪文件材料的形成与状态。

项目执行期间，各类文件材料应由专人（或按分工）集中、有序保管，防止混淆、散失。重要的电子数据应定期备份。

涉及知识产权、技术秘密或敏感信息的文件材料，应采取加密、权限控制等保密措施。

第三部分：科研项目档案的整理与归档

第6条 归档范围

凡是在项目立项、研究实施、过程管理、结题验收、成果申报与推广应用等环节产生的，对项目本身、后续研究、管理审计、知识产权保护、成果评价与转化具有查考价值的文件材料，均属归档范围。具体范围参照档案管理部门制定的《科研项目文件材料归档范围细则》。

第7条 整理要求

分类：按照科研项目的自然进程或文件性质进行分类，如分为：立项申报类、计划任务合同类、研究实验类、仪器设备类、经费管理类、总结验收类、成果与知识产权类、合作交流类、管理综合类等。具体分类方案由档案管理部门统一制定。

排序与编号：同一类别内的文件材料，按时间顺序或重要程度排序。按件整理，每份文件赋予唯一编号。

编目：编制详细的《科研项目归档文件目录》，著录文件题名、责任者、形成日期、页数（或大小）、密级、保管期限、项目编号等信息。电子文件目录应包含格式、存储路径等元数据。

载体转换与标注：对于特殊载体的档案（如图纸、照片、音视频、样品信息），应附有详细的文字说明。必要时，对易损或格式过时的电子文件进行格式转换或迁移。

第8条 归档时间与程序

时间节点：项目结题验收后（一般为三个月内）必须完成全部档案的整理与归档移交。对于周期较长的项目，可进行阶段性归档。

移交材料：项目组需向档案管理部门移交整理好的档案实体（含电子档案载体或数据包）和一式两份（或电子版）的《科研项目归档文件目录》。

审核与交接：档案管理部门对移交的档案进行完整性、规范性审核。审核通过后，双方办理交接手续，在交接清单上签字确认。不符合要求的档案应退回项目组，限期补充完善。

第四部分：科研项目档案的保管与利用

第9条 保管要求

专库保管：科研项目档案应在符合条件的档案库房内集中统一保管，与其他门类档案区分存放。

安全措施：严格执行档案库房“八防”要求。对包含核心技术秘密的档案，应设立专门区域或保管柜，实施更高级别的安保措施。

电子档案长期保存：对归档的电子项目档案，需制定长期保存策略，包括定期备份、存储介质检查、系统与格式迁移、完整性校验等。

第10条 利用原则与程序

服务科研：档案利用应以服务本机构科研工作和项目后续发展为主要目的。

权限管理：

项目组成员在项目执行期及结题后一定期限内（如3年），对本项目档案拥有优先查阅权（涉密除外），需经项目负责人同意。

其他人员查阅需根据档案密级和内容敏感性，履行相应的审批手续（部门领导、科研管理部门、档案管理部门或机构负责人审批）。

涉及对外合作的项目，档案利用需遵守合作协议中的相关约定。

利用方式：提倡利用档案复制件或通过档案信息系统进行在线查阅。核心或涉密档案原则上不外借原件。

登记与保密：所有利用活动均需登记。利用者必须遵守保密规定，不得擅自复制、传播、公开档案内容，特别是涉及未公开的研究数据、技术秘密和商业秘密。

第五部分：科研项目档案的鉴定与处置

第11条 保管期限

科研项目档案的保管期限根据其价值分为永久、长期（如30年）、短期（如10年）。具体期限划分标准见《科研项目文件材料归档范围与保管期限表》。涉及国家重大专项、关键核心技术、重要知识产权或具有重大历史意义的项目档案，一般定为永久保管。

第12条 鉴定与销毁

对保管期满的科研项目档案，由档案管理部门组织鉴定小组（成员包括档案专家、科研管理人员、原项目组代表或相关领域专家）进行价值评估。

对确认无保存价值的档案，编制销毁清册，经科研管理部门审核、机构负责人批准后，方可按保密要求进行销毁。销毁记录永久保存。

对于涉及知识产权且仍在保护期内的档案，不得销毁。

第六部分：附则

第13条 特殊类型项目档案

对于涉及国家秘密、特殊领域（如军工、生物安全等）的科研项目，其档案管理除遵守本制度外，还需严格执行国家及行业的特殊规定。

第14条 制度解释与修订

本制度由档案管理部门负责解释。根据国家政策法规变化和机构发展需要，可适时修订。

第15条 生效

本制度自发布之日起施行。