资料档案管理制度 关于档案室管理制度

资料档案管理是各项工作规范化、制度化的基石，对于信息追溯、决策支持及历史传承具有不可替代的作用。为确保各类资料档案的系统性、完整性、安全性与利用便捷性，建立健全《资料档案管理制度》显得尤为重要和迫切。这不仅是提升管理效率的要求，也是保障权益、规避风险的关键环节。本文旨在提供若干不同侧重点、结构各异的《资料档案管理制度》范文，以期为相关单位或部门构建自身档案管理体系提供具体、可操作的参考蓝本。

篇一：《资料档案管理制度》

第一章 总则

第一条 目的与依据

为规范本单位资料档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，提高工作效率和管理水平，依据国家有关法律法规及行业相关规定，结合本单位实际情况，特制定本制度。本制度旨在明确档案管理的原则、范围、职责、流程及要求，实现档案管理的科学化、制度化、规范化。

第二条 适用范围

本制度适用于本单位在各项活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的文件材料（以下简称“档案”）的管理工作。涵盖档案的收集、整理、分类、编目、鉴定、保管、统计、利用、保密和销毁等全过程。

第三条 管理原则

档案管理工作遵循集中统一管理、维护档案完整与安全、便于开发利用的原则。确保档案的原始性、系统性，积极推进档案信息化建设，实现资源共享。

第四条 保密原则

档案管理人员及查阅利用档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规及本单位保密规定，不得泄露档案中涉及的国家秘密、商业秘密和个人隐私。涉密档案的管理与利用，须按相关保密等级规定执行。

第二章 组织机构与职责

第五条 管理机构

本单位设立档案管理部门（或指定综合管理部门内设档案管理岗），全面负责本单位的档案管理工作。各部门应设立兼职档案员，负责本部门文件材料的收集、初步整理和移交归档工作。

第六条 档案管理部门职责

（一）贯彻执行国家及上级关于档案工作的法律法规、方针政策和标准规范。

（二）制定和修订本单位档案管理规章制度、业务标准和工作流程，并监督实施。

（三）负责指导、监督、检查和协调各部门的文件材料形成、积累、整理和归档工作。

（四）负责接收（征集）、整理、分类、编目、鉴定、保管全单位各类档案。

（五）负责档案库房的管理，确保档案实体安全和温湿度等环境条件符合要求。

（六）负责档案信息资源的开发和利用工作，提供档案查询、借阅、复制等服务。

（七）负责档案的统计、鉴定和销毁工作。

（八）负责档案信息化建设的规划、实施与管理。

（九）组织开展档案管理业务培训和宣传教育工作。

（十）完成领导交办的其他与档案管理相关的工作。

第七条 各部门及兼职档案员职责

（一）负责本部门在各项活动中形成的应归档文件材料的收集、初步整理。确保文件材料齐全、完整、准确、系统。

（二）按照档案管理部门的要求，定期将整理好的文件材料向档案管理部门移交归档，并办理移交手续。

（三）协助档案管理部门开展档案信息核对、补充等工作。

（四）负责本部门借阅档案的催还和安全保管。

（五）宣传本部门人员遵守档案管理制度。

第三章 文件材料的收集与归档

第八条 归档范围

凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。具体包括但不限于：

（一）党群类：党委（党组）文件、纪检监察文件、工会文件、共青团文件等。

（二）行政管理类：行政决定、规章制度、工作计划总结、会议记录纪要、请示批复、统计报表、人事任免、员工档案、资质证书、荣誉奖励等。

（三）业务活动类：项目立项、设计、实施、验收文件，合同协议，科研报告，技术标准，产品文件，客户资料，市场营销文件，质量管理文件等。

（四）财务管理类：财务预决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告等。

（五）基建与设备类：工程项目文件、图纸、设备购置、维护记录等。

（六）声像与电子类：照片、录音、录像、光盘、数据库文件、重要的电子邮件等。

第九条 归档要求

（一）文件材料应保持其形成时的有机联系，内容真实、完整、准确。

（二）书写、打印材料应使用耐久的记录载体和书写材料。电子文件应保证其真实性、完整性、可用性和安全性。

（三）文件材料的整理应符合规范要求，分类科学，组卷（件）合理，编目准确。

（四）归档时间：各部门应在文件材料形成或办理完毕后的规定期限内（通常为次年上半年）向档案管理部门移交。项目档案应在项目结束后及时归档。

第十条 归档程序

（一）各部门兼职档案员负责收集、整理本部门应归档文件材料。

（二）填写《档案移交清单》，一式两份。

（三）档案管理部门验收合格后，双方在移交清单上签字确认，各存一份。

（四）档案管理部门对接收的档案进行系统整理、编目、入库。

第四章 档案的整理与保管

第十一条 档案整理

档案管理部门应对接收的档案进行系统整理，包括分类、排序、编号、编目、装订（装盒）等工作，使其有序化，便于管理和利用。电子档案应进行规范的格式转换、元数据著录、逻辑归档等整理工作。

第十二条 档案保管

（一）设立专用档案库房，配备防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防光、防高温等设施，确保档案实体安全。

（二）档案库房内温湿度应符合国家标准，并有记录。

（三）档案应按类别、保管期限等有序排列上架，标识清晰。

（四）定期对库房及档案进行检查、清点、维护，发现问题及时处理。

（五）电子档案应储存在安全可靠的介质或服务器上，采取备份、容灾等措施，定期进行数据迁移和格式转换，确保长期可用。

第五章 档案的鉴定与销毁

第十三条 档案鉴定

档案管理部门应定期组织相关部门人员组成鉴定小组，对保管期满的档案进行价值鉴定。鉴定工作应遵循历史唯物主义观点，准确判断档案的现实作用和历史价值。

第十四条 保管期限

档案保管期限分为永久、长期（一般为30年）、短期（一般为10年）三种。具体期限划分标准参照国家有关规定和本单位实际情况制定。

第十五条 档案销毁

（一）对经鉴定确认无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》。

（二）销毁清册须经单位负责人批准。

（三）档案销毁应指定两人以上监销，确保档案不丢失、不泄密。

（四）销毁后，在销毁清册上注明销毁日期和监销人签字，永久保存销毁清册。

（五）电子档案的销毁应确保信息无法恢复，并履行相应审批手续。

第六章 档案的利用

第十六条 利用权限

本单位员工因工作需要可按规定程序查阅、借阅、复制相关档案。外部单位或个人需利用本单位档案的，须经单位领导批准。涉密档案的利用须严格遵守保密规定和审批程序。

第十七条 利用方式

档案利用主要包括阅览、复制、摘录、外借等方式。电子档案可通过授权访问在线查阅或下载。

第十八条 利用程序

（一）利用者填写《档案利用申请表》，注明利用目的、范围和方式。

（二）按权限审批。

（三）档案管理人员提供服务，并进行登记。

（四）借阅档案须按期归还，不得转借、涂改、污损、拆散或丢失。复制件应妥善保管，不得擅自传播。

第十九条 利用效果登记

档案管理部门应对档案利用情况进行登记，并适时收集利用效果信息，作为衡量档案价值和改进工作的依据。

第七章 档案信息化建设

第二十条 推进信息化

积极采用现代信息技术管理档案，建立档案目录数据库和全文数据库，开发档案管理系统，实现档案信息资源的数字化、网络化管理和共享。

第二十一条 电子文件管理

加强电子文件的形成、捕获、管理和归档工作，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。电子文件归档应符合相关标准和规范。

第八章 监督与奖惩

第二十二条 监督检查

档案管理部门应定期对各部门档案管理工作进行监督和检查，并将检查结果通报。单位审计或上级主管部门可对档案管理工作进行检查。

第二十三条 奖励与惩罚

对在档案工作中做出突出贡献的部门和个人，给予表彰和奖励。对违反本制度，造成档案损失或泄密的，视情节轻重给予批评教育、行政处分，构成犯罪的依法追究法律责任。

第九章 附则

第二十四条 本制度由档案管理部门负责解释。

第二十五条 本制度未尽事宜，参照国家有关法律法规和规定执行。

第二十六条 本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

篇二：《资料档案管理制度》

前言

为适应本机构（或项目组）快速发展的需要，规范项目执行与日常运营过程中产生的各类信息资料的管理，确保其作为重要知识资产得以有效保存、有序管理和高效利用，特制定本《资料档案管理制度》。本制度侧重于操作流程的标准化与实用性，旨在为全体成员提供清晰的工作指引，保障信息流转顺畅，支持决策制定和知识传承。

一、 总则

1.1管理目标：建立统一、规范的资料档案管理体系，实现资料档案收集的齐全性、整理的规范性、保管的安全性、利用的便捷性。

1.2适用对象：本制度适用于本机构（或项目组）所有部门、全体员工在工作活动中产生或接收的，具有查考、凭证、参考价值的各种载体形式的文件资料。

1.3基本原则：遵循“统一领导、分级负责、全程管理、安全保密、有效利用”的原则。

1.4管理责任：设立档案管理员（可兼任），负责统筹管理。各业务单元负责人对本单元资料档案的完整性、及时性负有管理责任，指定专人（或团队成员兼任）负责具体收集、初步整理与移交。

二、 资料档案的范围与分类

2.1归档范围：

决策管理类：机构章程、发展规划、重要会议纪要、决议决定、年度计划总结、规章制度、组织架构文件、授权委托书等。

人力资源类：员工名册、劳动合同、社保记录、培训记录、绩效考核、奖惩文件、离职证明等。

财务资产类：预决算报告、会计凭证账簿报表、审计报告、资产登记、采购合同、发票收据、税务文件等。

业务运营/项目执行类：

项目：立项申请、可研报告、任务书、合同协议、设计方案、技术文档、测试报告、评审意见、会议记录、过程报告、验收文件、成果汇编、知识产权文件等。

运营：业务流程文件、服务记录、客户信息（需符合隐私保护规定）、市场活动资料、供应商资料、质量管理记录、安全生产记录等。

对外联络类：重要往来函件、合作协议、接待记录、外事活动文件等。

实物与其他类：重要的照片、音像资料、样品、模型、获得的奖牌证书、有价证券、印章等。

2.2分类方法：

初步采用按机构（项目）职能活动结合文件形成问题的原则进行分类。

主要类别参照2.1归档范围设定一级类目，根据需要下设二级、三级类目。

档案管理员负责制定详细的《档案分类方案》，并根据业务发展适时调整。

三、 资料档案的形成与收集

3.1源头控制：文件形成部门或责任人应确保文件材料的完整、准确、规范。使用符合耐久性要求的纸张、墨水。电子文件应格式规范、命名清晰。

3.2及时收集：各业务单元负责人/指定人员应随时注意收集本单元工作中形成的文件材料，避免遗漏。项目类文件应随项目进展同步收集整理。

3.3定期移交：

日常性文件：每季度或每半年，各单元将办理完毕的文件材料初步整理后移交档案管理员。

项目性文件：项目结束后一个月内，项目负责人组织将项目全套档案整理完毕，移交档案管理员。

特殊文件（如合同原件、证书执照等）应在办理完毕后立即移交。

3.4移交手续：移交时需填写《文件资料移交清单》，写明文件标题、责任者、形成日期、页数/件数等信息，双方签字确认。

四、 资料档案的整理与编目

4.1整理原则：遵循文件材料的形成规律和有机联系，区分价值，保持成套性。

4.2整理流程：

分类：按《档案分类方案》对接收的文件材料进行分类。

排序：同一类别内，按事由、时间或其他逻辑顺序排序。

编号：赋予唯一的档案编号。

编目：著录档案信息，包括档号、题名、责任者、日期、保管期限、密级等，形成档案目录。电子档案需著录必要的元数据。

技术处理：去除金属物，对破损文件进行修复，必要时进行裱糊或复印。

装具：使用标准档案盒、卷皮等进行装存，盒（卷）面标签填写规范、清晰。

4.3目录管理：建立纸质和电子档案目录。电子目录应具备检索功能。确保目录信息准确、完整。

五、 资料档案的保管与安全

5.1保管条件：

设立相对独立的档案存放空间（档案室或专用档案柜）。

采取必要的防火、防潮、防尘、防虫、防盗措施。

避免阳光直射和有害气体侵蚀。

电子档案存储介质或服务器环境应安全可靠，定期检查。

5.2安全管理：

档案库（柜）钥匙由档案管理员专门保管，非工作人员不得随意进入。

建立档案出入库登记制度。

定期对档案进行清点核对，确保账物相符。

电子档案应采取访问权限控制、数据备份、病毒防护等安全措施。重要电子档案应异地备份。

5.3保密管理：

涉密档案应按保密规定单独存放、管理，并有明显标识。

查阅、复制涉密档案须严格履行审批手续。

档案管理人员及利用者均需承担保密义务。

六、 资料档案的借阅与利用

6.1利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，最大限度地满足工作需要，提高档案利用效率。

6.2借阅权限：

内部员工因工作需要可申请借阅职责范围内的非密档案。

借阅涉密档案或超出职责范围的档案，需经部门负责人及档案管理员审核，必要时报请管理层批准。

外部人员原则上不外借档案原件，可在档案室查阅或经批准后复印。

6.3借阅程序：

填写《档案借阅申请单》，写明借阅人、借阅目的、档案名称/档号、借阅期限。

按权限审批。

档案管理员办理借阅手续，登记《档案借阅登记簿》。

借阅人应爱护档案，不得涂改、拆分、转借、丢失。按期归还，经档案管理员检查无误后注销登记。

6.4复制规定：

复制档案需办理申请和审批手续。

档案管理员负责或监督复制过程。

复制件应注明来源，仅限申请目的使用，用后视同原件管理或按规定销毁。

七、 资料档案的鉴定与销毁

7.1鉴定工作：档案管理员应定期（如每3-5年）组织相关人员对达到保管期限的档案进行价值鉴定。

7.2保管期限划分：根据档案价值，初步划分为永久、长期（如15-30年）、短期（如3-10年）等级别。具体标准另行制定。

7.3销毁程序：

对鉴定为无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》。

销毁清册需经管理层批准。

指定两人以上负责监销，确保彻底销毁且不泄密（如采用粉碎、焚烧等方式）。

监销人在销毁清册上签字确认销毁情况。销毁清册永久保存。

八、 制度的执行与监督

8.1培训宣传：档案管理员负责定期对员工进行档案管理知识和制度要求的培训。

8.2检查评估：档案管理员定期对各单元的档案工作进行检查指导，对制度执行情况进行评估。

8.3责任追究：对不遵守本制度，造成档案损坏、丢失或泄密的，将根据情节严重程度追究相关人员责任。

九、 附则

9.1 本制度由档案管理员负责解释和修订。修订需经管理层批准。

9.2 本制度自发布之日起生效。

篇三：《资料档案管理制度》

（侧重法律合规与风险控制）

第一部分：总纲

1. 立法宗旨与合规基础

为确保本机构所有资料档案管理活动符合国家档案法律法规、行业监管要求以及相关隐私保护、知识产权、数据安全等法律规定，防范法律风险，保障机构合法权益，提升治理水平，特制定本制度。本制度是机构合规体系的重要组成部分。

2. 核心原则

合法性原则：所有档案管理行为必须符合现行有效的法律法规。

完整性与真实性原则：确保档案能全面、客观地反映机构活动，保持原始记录的真实性。

安全性原则：采取有效措施保障档案实体与信息的安全，特别是涉密信息、个人信息和重要商业秘密。

可追溯性原则：档案的形成、流转、利用、销毁等各环节均应有记录可查。

风险预防原则：通过规范管理，预防因档案管理不当可能引发的诉讼风险、合规处罚风险、商业秘密泄露风险等。

3. 适用界定

本制度适用于本机构在全球所有运营地点产生的，或为履行法律义务、支持业务运营、证明权利主张所必需保存的各类记录和信息，无论其载体形式（纸质、电子、声像等）。

4. 职责划分与法律责任

法务合规部/风险管理部：负责监督本制度的合规性，提供法律支持，参与重大档案管理决策的风险评估，定期审计档案管理合规情况。

档案管理主管部门：负责制度的具体执行、日常管理、技术规范制定、人员培训。

各业务/职能部门：对其产生的档案的合规性、完整性、及时归档负首要责任。部门负责人为第一责任人。

全体员工：有义务遵守本制度，保护所接触的档案信息。因个人过失导致档案违法违规或造成损失的，需承担相应责任。

第二部分：档案生命周期合规管理

5. 档案的创建与接收

格式与标准：创建文件时应使用机构规定的模板（如适用），确保内容准确、要素齐全。电子文件应采用稳定、通用的格式。

法律文件管理：合同、协议、授权书、法律意见书、诉讼文件等法律性质文件，应有专门的编号、登记和管理流程，确保原件安全，并及时由法务部门审核或备案。

外部文件接收：接收外部重要文件（尤其是法律文书、政府通知等）应登记来源、时间、内容摘要，并及时送达相关部门处理和归档。

6. 档案的收集与归档

归档范围的法律考量：归档范围不仅基于业务需要，还必须覆盖法律法规、监管要求（如财务记录、税务记录、员工记录、环境安全记录、特定行业报告等）规定的必须保存的文件。

归档时限：严格遵守法律法规对特定类型档案的最短归档时间要求。

证据要求：对于可能作为法律证据使用的档案（如合同履行记录、沟通邮件、事故调查报告等），应特别注意保持其原始性和关联性，避免不当修改或删除。电子证据的收集与固定需符合电子证据规则。

7. 档案的存储与保管

安全等级划分：根据档案内容涉及的法律敏感性（如国家秘密、商业秘密、个人敏感信息、关键业务数据等）划分安全等级，实施分级存储和访问控制。

物理与环境安全：档案库房建设和管理须符合国家档案安全标准，并考虑防灾备份。

电子档案安全：

采用加密、访问控制、权限管理、操作日志记录等技术措施保护电子档案安全。

遵守数据跨境传输相关法律规定。

定期进行安全审计和漏洞扫描。

制定并演练数据备份与灾难恢复计划。

个人信息保护：含有个人信息的档案，其存储、处理、访问、传输必须严格遵守《个人信息保护法》等相关规定，采取去标识化、匿名化等措施（如适用），保障信息主体的权利。

8. 档案的访问与利用

访问权限控制：基于“最小必要”和“职责相关”原则设定访问权限。访问敏感档案需履行严格的审批程序。

利用合规性审查：对外提供档案（如应诉、接受审计、配合调查等）必须经法务合规部门审查，确保符合法律程序和保密要求。

知识产权保护：利用档案时不得侵犯机构或第三方的知识产权。复制、传播受版权保护的内容需获得授权。

利用记录：所有档案的查阅、借阅、复制、传输行为均应留下详细记录，以便追溯。

9. 档案的鉴定与处置（销毁/移交）

保存期限的法律依据：档案保管期限的确定必须首先满足法律法规规定的最低保存年限。对于没有明确法律规定年限的，需结合业务需求、潜在诉讼时效、历史价值等因素，经法务合规部门参与评估后确定。

销毁的法律限制：

处于法律诉讼、仲裁、调查、审计期间或可合理预见将涉及上述程序的档案，不得销毁（即“诉讼保全”）。

销毁涉密档案、含个人信息的档案，必须采取不可恢复的技术手段，并符合相关法律的安全要求。

销毁审批流程：建立严格的销毁审批流程，销毁清单需经业务部门、档案管理部门、法务合规部门审核，并由机构负责人最终批准。销毁过程需有监督，并制作销毁记录永久保存。

档案移交：机构合并、分立、终止或按规定需向国家档案馆移交档案时，应遵循相关法律程序，确保档案完整、有序、安全地移交。

第三部分：保障措施与法律责任

10. 培训与意识提升

定期对全体员工，特别是档案管理人员、部门负责人、法务人员进行档案法律法规和本制度的培训，提高合规意识和风险防范能力。

11. 审计与监督

法务合规部/内审部定期对档案管理制度的执行情况进行独立审计，识别合规风险点，提出改进建议，并监督整改。

12. 应急响应

制定档案安全应急预案，应对可能发生的档案损毁、失窃、泄密、数据泄露等事件，明确报告路径、处置措施和法律后果评估。

13. 违规处理

对于违反本制度及相关法律法规的行为，将依据机构内部规定进行处理，包括但不限于警告、罚款、降职、解除劳动合同；造成重大损失或构成犯罪的，依法追究法律责任。

第四部分：附则

14. 制度解释与修订

本制度由法务合规部与档案管理主管部门共同负责解释。根据法律法规变化和机构实际情况，适时组织修订，修订案需经最高管理层批准。

15. 生效日期

本制度自【发布日期】起正式生效。此前相关规定与本制度冲突的，以本制度为准。

篇四：《资料档案管理制度》

（侧重电子档案与信息化管理）

第一章 总则

第1条 制定目的

为适应信息化发展趋势，规范本单位电子文件与电子档案的管理，确保其真实性、完整性、可用性和安全性，实现数字资源的有效整合、长期保存与高效利用，依据国家关于电子文件、电子档案管理的相关法规和标准，结合本单位信息化建设实际，特制定本制度。

第2条 定义

本制度所称电子文件，是指在数字设备及环境中形成、处理、传输和存储，以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统等数字设备阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。

本制度所称电子档案，是指具有凭证、查考和保存价值并按规定归档保存的电子文件。

第3条 适用范围

本制度适用于本单位所有业务活动中产生、处理、管理的电子文件及其归档形成的电子档案。同时涵盖纸质档案数字化形成的数字副本的管理。

第4条 管理原则

电子档案管理遵循“全程管理、源头控制、技术先进、安全可靠、便捷利用、长期保存”的原则。将电子文件管理纳入各业务流程和信息系统建设的同步规划、同步实施范畴。

第二章 组织与职责

第5条 领导与协调

单位信息化领导小组（或指定机构）负责统筹电子档案管理工作，协调信息技术部门、档案管理部门及各业务部门之间的协作。

第6条 档案管理部门职责

（一）负责制定电子档案管理策略、标准和流程。

（二）负责电子档案管理系统的选型、建设、运维和升级。

（三）负责电子档案的接收、整理、编目、存储、备份、鉴定、处置等工作。

（四）提供电子档案的查询利用服务，管理用户权限。

（五）负责电子档案的安全保障和长期保存技术研究与实施。

（六）指导、监督各部门电子文件的形成、积累和归档工作。

（七）组织电子档案管理相关的培训。

第7条 信息技术部门职责

（一）负责提供电子档案管理所需的基础设施（服务器、存储、网络等）和技术支持。

（二）保障电子档案管理系统及相关信息系统的稳定运行和网络安全。

（三）配合档案管理部门进行数据备份、灾难恢复、系统迁移等工作。

（四）在新系统开发或升级时，考虑电子文件归档接口和功能需求。

第8条 各业务部门职责

（一）负责本部门业务活动中电子文件的规范形成、准确标识和有效管理。

（二）确保业务系统产生的电子文件满足归档要求。

（三）按规定及时将具有归档价值的电子文件移交档案管理部门归档。

（四）指定专人负责与档案管理部门就电子文件归档事宜进行对接。

第三章 电子文件的形成与捕获

第9条 格式要求

电子文件宜采用国家标准或行业通用的开放性、稳定性好的格式（如PDF/A、OFD、XML、TIFF等），以利于长期保存和利用。重要电子文件应避免使用专有或易淘汰的格式。

第10条 元数据管理

电子文件在形成时应同步生成或著录必要的元数据，至少包括：题名、责任者、形成日期、文件编号、格式、安全等级、保管期限等。元数据标准由档案管理部门统一制定。业务系统应支持元数据的自动捕获或便捷著录。

第11条 真实性保障

采用可靠的技术手段（如电子签名、时间戳、哈希值校验等）确保电子文件内容、结构和背景信息自形成起不被篡改。业务系统应记录关键操作日志。

第12条 版本控制

对于需要修订的文件，应建立清晰的版本管理机制，保留重要版本的记录，避免混淆。归档时通常归档最终定稿版本，但过程中的重要版本可视情况一并归档。

第四章 电子文件的归档

第13条 归档范围与时机

电子文件的归档范围参照纸质档案执行，并特别注意业务系统数据库中的关键数据记录、重要的电子邮件、即时通讯记录、网站信息等。归档时机应及时，一般在文件办理完毕或项目结束后，通过在线移交或离线介质移交方式进行。

第14条 归档要求

（一）归档的电子文件必须是最终版本，内容完整、格式规范、元数据齐全。

（二）应连同其元数据、背景信息、技术环境信息（如必要的软件、字体等）一并归档。

（三）采用逻辑归档方式，保持电子文件之间的有机联系。

（四）确保归档过程中数据的准确性和安全性，进行病毒检测。

第15条 归档流程

（一）业务部门按档案管理部门要求整理待归档电子文件及其元数据。

（二）通过电子档案管理系统提供的接口或工具进行在线提交，或刻录到符合要求的离线介质（如档案级光盘）提交。

（三）档案管理部门对接收的电子文件进行检验，包括完整性、可用性、安全性、格式、元数据等方面的检查。

（四）检验合格后，办理电子移交确认手续，将电子档案纳入档案管理系统统一管理。不合格则退回移交部门重新处理。

第五章 电子档案的存储与保管

第16条 存储策略

采用在线存储、近线存储、离线存储相结合的多级存储策略。根据档案的重要程度和利用频率选择合适的存储方式。

第17条 存储介质与环境

选用高质量、耐久性好的存储介质。存储环境应满足温湿度、洁净度、防磁、防光等要求。定期对存储介质进行检测和更新。

第18条 数据备份与恢复

建立严格的数据备份制度，至少包括本地备份和异地备份。定期对备份数据进行有效性验证和恢复演练。制定并落实灾难恢复计划。

第19条 安全防护

（一）部署防火墙、入侵检测/防御系统、防病毒软件等网络安全设备和软件。

（二）实施严格的访问控制策略，基于角色的权限管理。

（三）对敏感电子档案进行加密存储和传输。

（四）建立完善的操作日志审计机制，监控异常访问和操作。

第20条 长期保存

（一）定期对电子档案进行载体转换、格式转换，应对技术过时风险。

（二）持续监控存储环境和介质状况，及时采取维护措施。

（三）研究和应用符合标准的电子档案长期保存技术。

第六章 电子档案的利用

第21条 利用方式

主要通过电子档案管理系统提供在线检索、阅览、下载、打印等服务。支持全文检索和基于元数据的精确查找。

第22条 利用权限管理

根据用户角色和档案密级严格控制利用权限。利用过程应有身份认证和权限校验。

第23条 利用登记与审计

系统自动记录所有用户的利用行为，包括登录、检索、查看、下载、打印等操作，形成利用日志，供审计追踪。

第24条 信息安全

利用过程中应防止信息泄露。提供水印添加、禁止复制粘贴、打印控制等安全功能。下载或导出的电子档案应按规定管理，防止二次扩散。

第七章 电子档案的鉴定与处置

第25条 鉴定依据

电子档案的鉴定同样依据其凭证价值、信息价值和历史价值，结合法律法规要求和业务需求进行。

第26条 保管期限

电子档案的保管期限划分与纸质档案一致，分为永久、长期、短期。

第27条 处置方式

（一）到期电子档案经鉴定确认无保存价值后，可进行销毁。

（二）销毁操作必须彻底，确保信息无法被恢复。应采用符合安全标准的数据清除技术。

（三）销毁前需履行严格的审批程序，编制销毁清册，记录销毁过程。

（四）对于需要移交国家档案馆的电子档案，按相关规定和标准进行移交。

第八章 纸质档案数字化

第28条 数字化流程

对具有重要价值或利用频繁的纸质档案，可进行数字化扫描，形成数字副本。数字化过程应确保图像质量、信息完整，并进行元数据标引。

第29条 数字副本管理

数字化形成的数字副本应纳入电子档案管理系统统一管理，其管理要求参照原生电子档案执行。应注明其与纸质原件的对应关系。

第30条 原件处置

纸质档案数字化后的原件处置，应根据相关规定执行，不可随意销毁。

第九章 附则

第31条 制度衔接

本制度是单位整体档案管理制度体系的组成部分，与纸质档案管理制度相互衔接、互为补充。

第32条 解释与修订

本制度由档案管理部门负责解释，并会同信息技术部门根据技术发展和管理需要适时修订。

第33条 生效

本制度自发布之日起施行。