企业采购管理制度 采购内控管理制度

企业采购是保障运营、控制成本的关键环节，建立规范的管理制度对防范风险、提升效率至关重要。这有助于企业优化资源配置，更好地实现包括支持社区服务计划在内的发展目标。下文将提供几篇不同侧重的《企业采购管理制度》范文，以供参考。

篇一：《企业采购管理制度》

第一章 总则

第一条 为规范公司采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，防范采购风险，维护公司利益，根据国家有关法律法规及公司相关规定，制定本制度。

第二条 本制度适用于公司所有部门及分支机构进行的为满足生产、经营、管理等需要而发生的货物、工程和服务的采购活动。

第三条 采购工作应遵循以下原则：

（一）合法合规原则：严格遵守国家法律法规和公司规章制度。

（二）计划性原则：采购活动应依据批准的采购计划进行。

（三）公开、公平、公正原则：创造平等竞争环境，择优选择供应商。

（四）效益性原则：在保证质量、服务和交期的前提下，力求最低的综合采购成本。

（五）质量优先原则：确保采购的货物、工程和服务符合公司要求及相关标准。

（六）阳光透明原则：采购过程关键环节应可追溯、可监督。

（七）权责对等原则：明确各岗位职责权限，落实责任追究。

第二章 组织机构与职责

第四条 公司设立采购管理委员会（或类似决策机构），负责审议重大采购事项、采购政策及制度、年度采购预算等。

第五条 采购部是公司采购工作的归口管理部门，主要职责包括：

（一）拟定和修订公司采购管理制度及流程。

（二）组织编制、审核、汇总公司年度及月度采购计划。

（三）负责供应商的寻源、认证、评估、管理和维护。

（四）组织实施采购活动，包括询价、比价、招标、谈判等。

（五）负责采购合同的拟定、评审、签订、履行跟踪及管理。

（六）处理采购过程中出现的质量、交期等问题。

（七）建立和维护采购信息数据库，进行采购数据分析。

（八）负责采购人员的业务培训和管理。

第六条 需求部门是采购需求的提出者，主要职责包括：

（一）根据业务需要，提出明确、完整的采购需求申请，包括品名、规格、数量、质量要求、技术参数、期望交期等。

（二）参与供应商技术能力的评估、样品的确认、技术协议的签订。

（三）负责采购物品的验收工作，确认数量和质量。

（四）配合采购部处理采购相关的技术问题和质量异议。

第七条 财务部主要职责包括：

（一）审核采购预算及采购资金的支付。

（二）参与重大采购合同的评审。

（三）办理采购付款手续，进行账务处理。

（四）对采购成本进行核算与分析。

第八条 质量管理部门主要职责包括：

（一）制定采购物品的质量检验标准。

（二）负责对采购物品进行质量检验或监督检验过程。

（三）参与供应商质量体系的审核与评估。

（四）处理重大质量事故，参与供应商索赔。

第九条 审计监察部门负责对采购活动的合规性、经济性进行监督、检查和审计。

第三章 采购计划管理

第十条 公司实行采购计划管理制度。各需求部门应根据年度经营计划和预算，编制年度采购计划，并根据实际需要在规定时间内提交月度（或季度）采购申请。

第十一条 采购计划应包括：采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、需求时间、建议供应商（如有）等。

第十二条 采购部负责汇总、审核各部门提交的采购计划，结合库存情况、市场行情等因素，编制公司级采购计划，报相关领导或采购管理委员会审批。

第十三条 经批准的采购计划是执行采购的依据。原则上，未列入计划或超计划的采购项目，需按规定程序追加或调整计划后方可实施。紧急采购按应急采购流程处理。

第四章 供应商管理

第十四条 公司建立合格供应商名录，实行动态管理。

第十五条 供应商选择应综合考虑其资质信誉、生产能力、技术水平、质量保证体系、价格水平、服务能力、财务状况、社会责任等多方面因素。

第十六条 供应商引入流程：

（一）供应商信息收集与初步筛选。

（二）供应商调查与评估（包括现场考察、文件审核等）。

（三）样品/小批量试用（如需要）。

（四）合格供应商审批。

（五）纳入合格供应商名录。

第十七条 采购部定期组织对供应商进行绩效评估，评估结果作为后续采购、供应商调整或淘汰的依据。评估内容包括：交货及时率、产品合格率、价格竞争力、服务配合度、技术支持能力等。

第十八条 对于关键物资或长期合作的供应商，应建立战略合作关系，加强沟通与协作。

第五章 采购方式

第十九条 公司根据采购项目的性质、金额大小、市场竞争程度等因素，选择适用的采购方式，主要包括：

（一）招标采购：适用于采购金额大、规格标准统一、市场竞争充分的项目。分为公开招标和邀请招标。具体流程按公司《招标管理办法》执行。

（二）竞争性谈判：适用于技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求；或采用招标所需时间不能满足用户紧急需要；或招标后没有供应商投标或没有合格标的，以及未能签订合同的情况。

（三）询价采购：适用于采购金额较小、规格标准明确、市场货源充足、价格变化不大的通用货物或服务。通常需向三家及以上合格供应商发出询价单，比较报价后择优确定。

（四）单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购；或发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购；或必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购的情况。需进行充分论证并按权限审批。

（五）直接采购：适用于采购金额低于规定限额的小额零星采购。

第二十条 采购方式的选择和审批权限，按照公司相关授权规定执行。

第六章 采购合同管理

第二十一条 所有采购项目原则上均应签订书面采购合同。合同应明确双方的权利义务，包括标的物名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间地点、运输方式、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等条款。

第二十二条 采购合同应使用公司标准合同模板或经法务部门审核通过的合同文本。

第二十三条 采购合同的签订必须履行公司内部审批程序，根据合同金额大小和重要程度，由相应权限人员审批签字盖章后方可生效。

第二十四条 采购部负责合同履行的跟踪管理，协调解决合同履行中出现的问题。需求部门、财务部等相关部门应予以配合。

第二十五条 合同变更或解除，必须履行相应的审批程序，并签订书面补充协议或解除协议。

第二十六条 采购合同及相关文件应由采购部及档案管理部门妥善保管归档。

第七章 验收与付款

第二十七条 货物到达后，由仓库管理部门初步核对数量、外观，需求部门或质量管理部门依据合同约定和验收标准进行质量和技术验收，并在规定时间内出具验收报告。工程和服务类采购的验收按合同约定执行。

第二十八条 验收合格后，采购部凭验收报告、发票、合同等单据办理入库及付款申请手续。

第二十九条 财务部根据审核无误的付款申请、合同约定及公司财务制度办理付款。

第三十条 验收不合格的，采购部应及时与供应商联系处理，根据情况采取拒收、退货、换货、索赔等措施，并做好记录。

第八章 监督与处罚

第三十一条 公司审计监察部门定期或不定期对采购活动进行监督检查，对发现的违规行为进行调查处理。

第三十二条 采购相关人员必须遵守职业道德，廉洁自律，不得利用职务之便谋取不正当利益，不得收受供应商的回扣、礼金、有价证券、支付凭证等。

第三十三条 严禁采购人员与供应商恶意串通，损害公司利益。

第三十四条 对违反本制度规定的部门或个人，视情节轻重给予通报批评、经济处罚、降职降级、解除劳动合同等处分；涉嫌犯罪的，移交司法机关处理。

第三十五条 建立供应商廉洁承诺制度和不良行为记录制度，对存在商业贿赂等行为的供应商，取消其合格供应商资格，并列入黑名单。

第九章 附则

第三十六条 本制度未尽事宜，参照国家相关法律法规及公司其他规定执行。

第三十七条 本制度由公司采购部负责解释。

第三十八条 本制度自发布之日起施行。

篇二：《企业采购管理制度》（侧重流程与效率）

一、目的与适用范围

为规范本公司采购作业流程，提升采购效率与透明度，确保以合理成本及时获取符合质量要求的物资与服务，特制定本制度。本制度适用于公司所有涉及资金支出的采购行为，包括原材料、辅料、设备、备件、办公用品、服务外包、工程项目等。

二、核心原则

1.需求驱动原则：一切采购基于实际业务需求，杜绝不必要的采购。

2.成本效益原则：在满足需求的前提下，追求最佳的总体拥有成本（TCO）。

3.质量可靠原则：所购物资与服务必须符合公司规定的质量标准和要求。

4.流程高效原则：简化审批环节，优化作业流程，确保采购及时性。

5.公平竞争原则：尽可能引入竞争机制，择优选择供应商。

6.规范透明原则：采购过程有据可查，关键节点记录完整。

三、采购组织与职责分工

1.需求部门：

准确提出采购需求（品名、规格、数量、技术参数、质量要求、交付时间）。

填写《采购申请单》，对需求的合理性、准确性负责。

参与技术评估、样品确认及最终验收。

2.采购部：

审核《采购申请单》的完整性与合规性。

负责供应商寻源、询价/比价/招标、谈判。

拟定、评审、签订采购合同。

跟踪订单执行，协调解决交付问题。

管理供应商信息库，进行供应商绩效评估。

维护采购流程，提出优化建议。

3.审批层级：

根据采购金额及性质设定不同层级的审批权限（如：部门经理、分管副总、总经理/总裁）。审批人对采购的必要性、预算符合性、选择方式的合理性负责。具体权限划分见《公司授权审批表》。

4.仓库/资产管理部：

负责到货物资的数量清点、外观检查及入库登记。

配合需求部门进行实物验收。

5.财务部：

审核付款资料的完整性与合规性。

按合同约定及时办理付款。

进行采购成本核算。

四、采购作业流程

1.需求发起：需求部门根据业务需要，填写《采购申请单》，详细说明需求内容，提交上级审批。

2.需求审批：审批人根据授权权限，审核采购的必要性、预算情况，批准或驳回申请。

3.采购执行准备：采购部接收到经批准的《采购申请单》后，进行：

需求确认：与需求部门沟通，确保需求理解无误。

供应商选择准备：根据历史采购记录、合格供应商名录或市场调研，确定潜在供应商范围。

4.供应商选择与定价：

小额采购（金额低于X元）：可由采购员直接向常用或指定供应商询价后确定，报直接上级备案。

一般采购（金额X元至Y元）：需向至少3家合格供应商询价/比价，制作《采购比价表》，选择性价比最优者，报采购经理（或同级）审批。

重要/大额采购（金额高于Y元）：原则上采用招标或竞争性谈判方式，具体按《招标管理办法》执行。如需采用单一来源方式，需提交《单一来源采购申请表》，详细说明理由，按规定权限审批。

价格谈判：对于所有非招标采购，采购部应努力与选定供应商进行价格谈判，争取更优条件。

5.合同/订单生成与审批：

选定供应商和价格后，由采购部拟定采购合同或生成采购订单。

合同/订单需包含明确的标的、数量、质量、价格、交期、验收、付款、违约责任等条款。

合同/订单按公司审批流程，经相关部门（如法务、财务）会签及有权人批准后，方可与供应商签订/发出。

6.订单跟踪与催交：采购部负责跟踪合同/订单执行情况，及时与供应商沟通，确保按期、按质、按量交货。遇异常情况及时上报并协调处理。

7.到货接收与验收：

货物到达后，仓库/资产管理部凭送货单清点数量、检查外包装。

需求部门/质量部门在规定时间内，依据合同/订单要求及验收标准进行实物验收（质量、规格、性能等），出具《验收报告》。服务类采购由需求部门确认服务完成情况。

8.入库与付款：

验收合格的物资，办理入库手续。

采购部收集齐全发票、合同/订单、入库单、验收报告等单据，填写《付款申请单》。

财务部审核单据无误后，按合同约定付款条件安排付款。

9.资料归档：采购过程中产生的所有文件，包括申请单、比价表、合同/订单、验收报告、发票复印件等，由采购部整理归档，以备查验。

五、供应商管理

1.供应商引入：新供应商需经过初步筛选、资质审核、样品/小批量试用（如需）、价格评估等环节，合格后纳入《合格供应商名录》。

2.供应商评估：采购部每年至少组织一次对主要供应商的绩效评估，评估维度包括：价格竞争力、质量稳定性、交付准时性、服务配合度、技术能力等。评估结果用于供应商分级、订单分配及后续合作决策。

3.供应商沟通：与核心供应商保持定期沟通，建立良好合作关系，共同应对市场变化和技术升级。

六、效率提升措施

1.标准化：推广使用标准化的物料编码、采购申请单、合同模板等。

2.信息化：逐步推进采购管理系统（ERP/SRM）的应用，实现需求提报、审批、订单、收货、付款等流程的电子化管理，提高信息透明度和处理效率。

3.集中采购：对通用性强、用量大的物资，推行集中采购，以量换价，降低采购成本。

4.长协/框架协议：对长期稳定需求的物资或服务，可与优质供应商签订长期合作协议或框架协议，简化单次采购流程。

5.流程优化：定期审视采购流程，识别瓶颈，持续改进，减少不必要的环节和等待时间。

七、监督与改进

公司审计部门有权对采购活动进行抽查和审计。任何员工发现采购过程中的违规行为，均有责任向管理层或审计部门举报。采购部应定期总结采购工作，分析数据，查找问题，提出改进措施，不断提升采购管理水平。

八、生效

本制度自发布之日起生效，原相关规定与本制度不符的，以本制度为准。本制度由采购部负责解释和修订。

篇三：《企业采购管理制度》（侧重风险控制与合规）

第一章 总则

第一条目的：为规范公司采购行为，防范采购过程中的法律风险、财务风险、运营风险和廉洁风险，确保采购活动在合法合规的前提下高效进行，保障公司整体利益，依据相关法律法规及公司内部控制要求，制定本制度。

第二条适用范围：本制度适用于公司总部及所有下属单位开展的一切采购活动，包括货物采购、服务采购和工程采购。

第三条基本原则：

合法合规：严格遵守国家法律法规、行业规范及公司各项规章制度。

内控优先：将风险控制嵌入采购流程各环节，确保关键控制点有效执行。

权责明确：清晰界定各部门、各岗位在采购活动中的职责与权限，落实责任追究。

程序制衡：建立需求、采购、验收、付款等环节相互分离、相互制约的机制。

阳光透明：重要采购过程应公开、透明，接受内部和外部监督。

审慎决策：重大采购项目需经过充分论证和集体决策。

第二章 风险识别与关键控制点

第四条需求申报风险控制：

控制点：需求提出的真实性、合理性、准确性审核。

措施：需求部门负责人对采购申请的必要性、预算符合性签字确认；采购或相关技术部门对需求的规格、参数、数量的合理性进行复核。禁止虚报、瞒报需求。

第五条供应商选择风险控制：

控制点：供应商准入、评估及选择过程的合规性与公正性。

措施：

建立严格的供应商准入标准和认证流程，禁止不合格供应商参与交易。

实行供应商分级分类管理，不同级别供应商对应不同采购权限和合作深度。

采购金额达到一定标准的，必须采取竞争性方式（如招标、询比价）选择供应商，并确保过程公平、记录完整。

禁止未经授权的部门或个人擅自指定供应商。单一来源采购必须有充分理由并履行严格审批程序。

定期对供应商进行背景调查和风险评估，特别是信誉、财务状况和法律诉讼情况。

第六条采购定价风险控制：

控制点：采购价格的公允性、合理性。

措施：

建立市场价格信息收集和分析机制，掌握主要采购品类的市场行情。

采用比价、议价、招标等方式确定价格，确保价格不高于同期市场合理水平。

大额或长期合同的价格条款需经财务、法务等部门评审。

防止通过不合理高价向供应商输送利益。

第七条合同签订与履行风险控制：

控制点：合同条款的完备性、合法性及履行过程的合规性。

措施：

强制使用公司标准合同模板或经法务部门审核的合同文本。

明确质量标准、验收条款、交付要求、违约责任、争议解决方式等关键内容。

严格执行合同审批流程，确保签字盖章符合授权规定。

加强合同履行过程的跟踪与监督，及时发现并处理违约行为。

合同变更必须履行与原合同同等的审批程序。

第八条验收环节风险控制：

控制点：验收标准的客观性、验收过程的独立性与真实性。

措施：

明确各类采购项目的验收标准和方法。

验收人员应具备相应专业能力，并独立于采购执行人员。

严格按照合同约定和验收标准进行数量清点和质量检验，如实记录验收结果。

禁止虚假验收、未验先收或降低标准验收。服务类采购需有明确的成果确认依据。

第九条付款环节风险控制：

控制点：付款依据的充分性、准确性及程序的合规性。

措施：

付款必须基于有效的采购合同/订单、发票、验收合格证明（入库单/验收报告/服务确认单）等支撑性文件。

财务部门负责审核付款申请及相关单据的完整性、一致性和合规性。

严格按照合同约定的付款条件和时间办理支付，防止无合同付款、超额付款、重复付款。

大额付款需履行更高级别的审批程序。

第十条廉洁风险控制：

控制点：防范采购过程中的商业贿赂、利益冲突及其他不当行为。

措施：

所有参与采购人员必须签订《廉洁从业承诺书》。

严格执行公司关于禁止收受礼品、礼金、回扣及接受不当宴请、娱乐活动的规定。

建立利益冲突申报制度，相关人员在涉及可能存在利益关系的采购活动时应主动申报并回避。

与主要供应商签订《廉洁合作协议》。

设立并公开举报渠道，鼓励员工和供应商举报违规违纪行为。

第三章 组织保障与职责

第十一条岗位分离：确保采购需求提出、采购执行、合同审批、验收、付款等关键职能由不同部门或岗位承担，形成有效制衡。

第十二条授权管理：建立清晰的采购授权体系，明确各层级人员在采购方式选择、供应商确定、合同签订、价格审批等方面的权限，并定期审视和调整。

第十三条培训与教育：定期对采购相关人员进行法律法规、公司制度、风险防范、职业道德等方面的培训，提高合规意识和风险识别能力。

第十四条内部审计：审计部门应将采购管理作为内部审计的重点领域，定期开展专项审计或将采购审计纳入常规审计范围，检查制度执行情况，评估风险控制效果，提出改进建议。

第四章 违规处理

第十五条 对于违反本制度规定的行为，一经查实，公司将根据情节严重程度，对责任部门和责任人进行严肃处理，包括但不限于：通报批评、扣减绩效、调离岗位、降职降级、解除劳动合同等。

第十六条 对于给公司造成经济损失的，责任人应承担相应赔偿责任。

第十七条 对于涉嫌商业贿赂、职务侵占等违法犯罪行为的，公司将依法移送司法机关处理。

第十八条 对于存在违规行为的供应商，将视情况采取警告、暂停合作、取消合格供应商资格、列入黑名单等措施。

第五章 附则

第十九条 本制度是公司内部控制体系的重要组成部分，各部门及全体员工应严格遵守。

第二十条 本制度由公司风险管理部门（或指定部门）负责解释和修订。

第二十一条 本制度自发布之日起生效。如遇国家法律法规或公司其他重要制度更新，本制度将适时修订。