文件管理制度文件 文件管理的制度范文（11篇）

文件在文件管理制度中的意思是一种记录，它可以是文字、图表、照片、影片等形式，记录或描述了一个事件、事实、情况、过程或任务等。文件通常被用于传达信息、交流想法、保存信息、管理任务、制定政策、规划活动、解决冲突等。在文件管理制度中，“文件”指的是一系列有组织、有系统、清晰记录的文档，用于描述和规范企业或组织的各项活动和决策。这些文件可能包括政策、程序、指南、标准、报告、表格、记录等。以下是有关于文件管理制度文件的有关内容，欢迎大家阅读！

文件管理制度文件1

一、目的

为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于与公司安全生产有关的文件档案的`管理。

三、职责

1、安保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。

2、各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核；

3、各部门安全员负责本部门文件档案的收集、归档和保管，并适时将安全生产档案上报公司安全职能部门备案。

四、内容

1、文件资料的收集

安全生产文件档案内容如下：

（1）国家有关安全生产法律法规、标准规范及其它要求；

（2）上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等；

（3）公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、住建指示材料等；

（4）安全生产工作计划、总结、报告等；、

（5）各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等；

（6）供应商、承包商、施工单位相关材料等；

（7）安全设施检测、检验报告、记录等；

（8）食品安全、职业卫生评价报告等；

2、立卷归档

（1）、文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用；

（2）、应根据文件资料的重要性，立案时间分永久、长期和短期三种，进行时间整理、分类归档；

（3）、安保部在每年1月份前对上年度的文件资料进行归档，统一保存；

（4）、各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明、编写页码、标定卷内文件资料目录；

（5）、不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷；

3、档案保管

（1）、档案应入架、科学排列，避免暴露和捆扎堆放；

（2）、应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏；

4、档案借阅

（1）、文件资料档案借阅，必须履行借阅手续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续；

（2）、借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人；

（3）、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销；

5、档案销毁

对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录；

五、相关记录

《文件档案清单》

六、本制度由安保部制定并负解释，自发布之日起实施。

文件管理制度文件2

1.目的

为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,结合公司实际工作情况,特制定本制度。

2.范围

公司在筹备、成立、生产、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

3.内容

3.1公司下列主要安全生产资料应进行档案管理：主要安全生产文件、风险评价信息；培训记录；标准化系统评价报告；事故调查报告；检查、整改记录；职业卫生检查与监护记录；安全生产会议记录；安全活动记录；法定检测记录；关键设备设施档案；应急演习信息；承包商和供应商信息；维护和校验记录；技术图纸；人员资格证；安全评价报告等。

3.2公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒绝归档。

3.3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

3.4归档文件材料必须准确地反映企业生产、基建和生产管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

3.5归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

3.6归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

3.7归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。

3.8归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

3.9非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

3.10外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的.要译出标题后归档。

3.11为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。

3.12归档范围及保管期限

3.13归档时间：

（1）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交行政部归档。

（2）凡专项工程、专题项目等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向行政部移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。

（3）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

（4）工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。

（5）每年形成的财务档案，由行政部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向行政部移交归档。

（6）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

（7）荣誉档案由给合办收集整理后于次年统一归档。

（8）声像档案在每次活动结束后整理归档。

（9）相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。

（10）外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。

（11）变更、修改、补充的文件材料随进归档。

（12）公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。

（13）公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

3.14档案查（借）阅制度

档案借阅是行政部的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：

（1）凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在行政部阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。

（2）本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。

（3）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。

（4）外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总经理同意审核后方能带出。

（5）凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。

3.15档案的保密制度

（1）凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。

（2）非综合行政部人员不得随便进入行政部，行政部门窗及箱柜应及时关锁。

（3）全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。

（4）凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。

（5）查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。

（6）档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。

（7）定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。

3.16行政部管理制度

（1）档案存入检查：

1）档案出入行政部要清点、登记。

2）定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。

（2）行政部管理：

1）行政部未经许可，外来人员不得擅自进入。

2）档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。

3）行政部门窗须安装窗帘，行政部内采用白炽灯且照度不超过100lx。

4）避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。

5）行政部严禁堆放食品和易燃易爆物，必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。

8）行政部须做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。

9）做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。

10）建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。

3.17档案鉴定、销毁制度

（1）根据《档案法》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。

（2）保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。

（3）从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。

（4）档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。

（5）销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告报总经理审批。销毁档案时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。

3.18档案工作人员岗位职责

（1）认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。

（2）负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。

（3）积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。

（4）做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。

（5）严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。

（6）负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。

文件管理制度文件3

一、总则及范围

为了保持公司技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的完整性，避免混乱，特制定本标准。

本标准适用于技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的管理。

二、管理业务与分工

1.技术部负责人。负责本制度的制定及有关技术文件各项管理业务的审批及有关事项的确定。

2.技术员。负责总则中所述文件的保管、收发及按本制度进行技术文件的管理工作。

三、管理内容与要求

1.技术文件的.种类

（1）技术类文件

由技术部负责的图纸及各类工艺规程、工艺卡片、作业指导书。

（2）管理类文件

由技术部负责的项目的合同；项目资料；项目预算单、决算单等。

2.文件登记

（1）技术部必须建立《技术文件管理台账》，掌握技术部全__文件的情况。其台账应包括：编号、名称、数量、文件编制时间。

（2）文件接收后，技术员应及时对文件进行分类编号并作记录。

3.文件的归档及保管

技术文件的保管由技术员按档案类型进行保管。

4.文件的借用

（1）文件的借阅应开具借条并由技术部领导批准，方可借阅。

5.文件的修改与审批

（1）当某专业的工程技术人员或使用单位的有关人员提出对不合理或者已经落后的技术文件时，由技术部该专业的工程师（或专业的业务负责人）分析确定是否需要修改。

（2）技术文件确定修改后，由技术部该专业工程师（或专业的业务负责人）填写《设计更改单》。

《设计更改单》应包括下列内容：

（a）技术文件名称、编号、或图纸名称、图号；

（b）更改理由；

（c）会审意见、会审签名；

（d）设计、工艺负责人签名；

（e）修改内容和修改要求（以图纸和文档形式表现）。

（3）技术文件的xx与批准

一般性的内容更改只须将填好的《设计更改单》交技术部负责人进行xx和签字批准即可。重大内容的更改与涉及安全、质量、投资等影响面较大的内容更改由技术部召集有关人员参加审定，会议通过审定后，由技术部负责人签字后交公司批准。

（4）技术员接到《设计更改单》后，应立即着手工作，更改时，必须把已发出和保存、储备的技术文件一次全部修改完毕以保证技术文件的统一性（图纸更改后的发放除执行发放规定外，应同时将旧图纸收回并登记）。

（5）技术文件的管理应以纸质和电子版形式存档（在登记时应作出标记）。

文件管理制度文件4

1目的

为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。

2适用范围

适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。

3定义

3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持有效版本的文件。

3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。

4职责

4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的.宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。

4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

4.3文件编制、审批、发布的权责

4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。

4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。

4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。

5文件分级分类

5.1文件分级

5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等。

5.1.2二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件。

5.1.3三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。

5.1.4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。

6文件编号、标识与控制

6.1文件编号：[Microsof1]公司名称+部门代号+文件名称+文件顺序号+时间

注：各部门代号

部门代码部门代码部门代码部门代码

6.2文件的标识与控制

文件分受控与非受控两种,在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件,以编号为受控标识;如因其他目的提供给客户的文件为非受控文件，不作标识;

长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本;

一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。

7文件编制、审核、批准和发布

7.1行政文件与管理性文件的编制与审批

(1)公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告，由人事行政部负责编制。

(2)公司级管理性文件：如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务管理制度，由各部门依本制度4.3条负责编制。

(3)各部门行政性文件：各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通告，由相关职能部门负责编制。

(4)公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内部业务便签》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。

(5)公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件审阅签发单》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。

7.2文件归档、发放、保管

7.2.1文件归档

(1)经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档。

(2)各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新，并将复印件交人事行政部编制/更新公司《受控文件清单》。

7.2.2文件发放

公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放：

(1)管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门;

(2)作业文件、记录下发至使用文件的相关部门;

(3)各个部门都要使用相应文件、记录的有效版本，人事行政部及时收回作废文件;行政办公室拟定《文件发放登记表》按上述规定范围发放文件,并注明发放数量，填写发放编号，并由领用者签名。

(4)文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在《文件发放登记表》中签名。

7.2.3文件保管与借阅

(1)文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。

a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。

c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。

(2)各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。

(3)存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。

(4)文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。

7.3文件的更改与回收作废

7.3.1文件更改

(1)当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。

(2)文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写《文件更改/评审单》并实施更改。

(3)文件修改内容较少时，可以采用划改、换页的方式进行更改;单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化时应进行换版。

(4)公司文件更改状态按版本号为A版(B、C、D等)/修改状态为0(1、2、3、4等)依此编号。版本号与更改状态之间的关系为：每版文件同一版本内可以允许修改10次，即修改状态号最高是10，当超过10次时，文件换版，即由A版升为B版，以此类推。特殊情况下，换版不受此限制。

(5)文件更改内容必须及时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果。

(6)公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题，提出文件更改意见。

7.4文件的作废与销毁

(1)各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收，并登记标明回收日期。

(2)文件作废或换页换版时，对已回收的作废文件由行政办公室及时销毁，并记录在《文件销毁(留用)记录表》中，若需保留作废文件时要在文件上标注“作废”字样。

(3)各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。

7.5外来文件管理

7.5.1外来文件接收与归口

(1)国家法律、法规;国家、行业、地方标准;上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件，由人事行政部统一收集管理，并建立《外来文件清单》。

(2)外来文件由接收部门或形成文件部门归口管理。

(3)外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后，交由相关部门传阅执行，履行完毕后，由执行部门记录执行情况，交档案室备档。

7.6保密文件的管理

7.6.1保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进行管理，秘密信息以载体形式归档后，交由档案室负责管理。

7.6.2保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则：

文件密级发放、传阅范围

绝密公司核心领导、绝对信息形成部门的负责人及公司领导认为需要让其知悉的对象

机密公司部门负责人以上人员，机密信息形成部门的相关人员及公司领导认为需要让其知悉的对象

秘密公司部门主管级以上人员，秘密形成部门的相关人员及该部门认为需要让其知悉的对象

附件：

《公司内部业务便签》

《文件审阅签发单》

《受控文件清单》

《文件发放登记表》

《文件更改/评审单》

《文件销毁(留用)记录表》

《外来文件清单》

公司内部业务便签

□通报□指示□通知□批复

□协调□请示□报告□接洽

给(TO)：日期(DATE)：年月日

由(FROM)：□请回复(REPLY)□请归档(FILE)

标题(SUBJECT)：

内容(MESSAGE)：见下文

(空两格，正文宋体四号字，表格视情况酌定)

××××(部门)

二0一×年××月××日

起草人：各部门负责人审签：

分管领导审签：

总经理审签：

文件发放记录表

编号：

序号文件名称文件编号接收部门份数签字发放/回收日期发放/回收部门

编制：年月日

文件更改/评审单

编号：

文件编号

文件名称

更改原因：

更改内容：

评审结论：

评审人员：

编制：年月日

文件销毁(留用)记录表

编号：

序号记录名称记录编号发放

日期回收

日期数量原因

编制:年月日

外来文件清单

编号：

序号文件名称备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

编制：年月日

受控文件清单

编号：

序号文件名称文件编号版/次备注

编制:年月日

文件审阅签发单

编号：

拟文部门

拟稿

核稿

文件名称

文件编号

文件内容摘要

文件发放范围

(拟文部门填写)主送：董事长□总经理□

抄送：行政人事部□财务部□营销部□项目部□

拟文部门负责人意见：

拟发签字：

法务部意见：

审签：

分管副总意见：

审签：

公司

总经理意见：

审签：

签发

日期

文件管理制度文件5

一、总则

1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。

2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。

3、适用范围：适用于本厂的技术文件的管理。

二、技术文件的编制

1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

具体包括：

1)开发计划阶段：方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

2)开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

3)产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

4)产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

2、技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。

3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

三、技术文件的提交

1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。

2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的`可靠性。

3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。

四、技术文件的归档

1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。

2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。

3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套：一套存放在公司服务器上，供查阅使用;一套刻录成光盘，做封存保管。

5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。

6、归档文件时，须填写《设计项目归档资料清单》，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。

五、技术文件的借阅

1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法保持不具权限的文件。

2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登记表》，然后方可通过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

文件管理制度文件6

(一)总则

第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。

第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。

第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办(以下简称两办)归口管理。

(二)收文的管理

第四条公文的签收

1.凡来厂公启文件(除厂领导订启的外)均由厂收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的.机要文件除外)后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2.对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的”四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

第五条公文的编号保管

1.两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上”文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。

2.本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

第六条公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需分别由两办主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2.一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

3.为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

第七条文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导”批示”、”拟办意见”两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4.文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。

5.两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。

(三)发文的管理

第八条发文的规定

1.全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群众团体文件由党委批转。

3.对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委书记或厂长批准签发。其余文件均由分管厂领导批准签发。

第九条发文的范围：

1.凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2.党委、厂部下发文件主要用于：

公布全厂规章制度;

转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件;

公布工厂体制机构变动或干部任免事项;

公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

发布有关奖惩决定和通报;

其他有关全厂的重大事项;

3.党委、厂部上行文、外发文主要用于：

对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。

4.在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。

5.凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

6.各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函(应各自编号备查)不用厂部名义发文。

(四)发文程序与要求

第十条发文程序规定：

1.各单位需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请;

2.党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;

3.草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;

4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级;

5.两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;

6.经两办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责);

7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚;

8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签;

9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发;

10.经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室打印;

11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名;

12.文件打字后，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。

文件管理制度文件7

（一）目的

建立主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全记录档案，并加强对安全记录的有效管理，充分利用文件和档案信息资源，为安全生产服务,规范安全生产文件档案材料保管借阅销毁程序,特制定本规定。

（二）适用范围

本制度适用于公司的文件、档案管理。

（三）规范性引用文件

《中华人民共和国安全生产法》

《中华人民共和国档案法》

（四）职责

1、行政人事处负责公司安全文件和档案的日常管理。

2、公司各部门负责本部门的安全记录和档案的管理。

（五）管理要求

1.档案管理范围

1.1公司对涉及主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全生产资料（包括文件和记录）定期归档，实施档案管理。

1.2对一般的安全记录按公司的《记录控制程序》执行。

2.保管事项

2.1公司的安全生产文件和档案的保管，要符合国家文件和档案管理要求，有文件柜存档的文件，使用文件夹档案袋存柜，分类清楚合理，便于查阅，做到防火防潮防鼠防蛀清洁通风干燥。

2.2重要的文件档案，要按时归档，存放在公司档案室。

2.3一般文件、记录，由各分厂、处室自行按规定保管。

2.4保管档案的场所要做到有专人负责、配备灭火器材，标示严禁烟火标志。

2.5档案箱、柜；钥匙专人保管。无关人员不得进入档案室。

2.6完善安全保管措施，防止档案人为或自然的损坏。

2.7案资料的保管和存放应科学、规范，便于查找。

3.归档时间

3.1办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档。

3.2按年度形成的文件，第二年上半年归档。

3.3凡是有法律效用的文件材料，一经识别就立即归档。

3.4凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。

4.文件和档案保存形式档案用纸张形式保管。

5.安全档案的借阅

5.1凡本公司职工因工作需要查阅技术文件档案，技术人员登记后方可查阅，其它人员须部门负责人批准，并经档案员同意后，方可查阅；如查阅财务数据、考勤、工资等须部门分管领导批准，并经档案员同意后，方可查阅；查阅其它文件的，须部门主管批准，并经档案员同意后，方可查阅。

5.2查阅档案需办理登记手续，原件不外借，确因工作需要，须经主管部门批准，予以复制。

5.3公司重要的文件、技术资料、合同(协议)，未经公司领导批准同意，任何人不得查阅、借阅。

5.4专业工具书，一律实行先归档保存，再办理借阅手续，如长期使用的，部门内部应自备一本。

5.5外单位来公司查阅档案、资料，必须得到分管副总经理以上领导的批准同意。

5.6每次借阅档案资料时间最长为半个月，可以续借，到期由档案室人员负责催讨，如须长期使用的部门内部则复印予以备份，并保证文件内容不得外泄。

5.7查阅、借阅档案资料人员，要爱护公司财产，使用过程中严禁在档案、资料上划线、标号涂改、抽取等损害档案、资料的情况发生，违者严肃处理。

6.保密事项

6.1档案管理人员要自觉遵守保密纪律，档案内容不外传。严禁任何人私自保管档案。

6.2对公司下发的保密文件及重要会议材料各部门进行妥善保管，并进行登记管理，不得乱扔乱放

6.3保密文件的’复制必须履行审批、登记手续。要严格按照批准的份数，不得擅自多印留存。复制文件应按原文密级进行管理，复制中形成的废页应作为密件销毁。

6.4绝密级文件、资料和密码电报不得全文抄录，确因工作必须摘抄的，须经公司领导批准，并履行登记手续。未经同意，不得擅自复印、翻印和摘抄。

6.5报废的、过期的档案材料及档案工作中形成的不需进档的草稿纸，要进行登记，经主管领导审批，送往有关地点监督销毁，确保保密安全。

6.6对够不上密级又不宜公开的档案，可划为“内部”。

6.7密级和保密期限的确定和变更以及解密，必须经公司分管领导审核批准。

6.8查阅“绝密”档案必须由总经理批准，未经批准不得复制和摘抄。

6.9“绝密”档案必须放在保险柜中单独存放。

6.10定期检查档案保密工作，发现问题及时处理。档案人员应严格遵守保密纪律，防止泄密事件发生，对造成泄密事件的责任者，要视情节严肃处理。

7.修改、补充事项

7.1修改、补充科技档案，必须填写修改、补充申请单，并经分管副总经理以上领导审批后，方可修改，任何个人或部门不得擅自改动。

7.2档案室必须对自己归档的科技档案的修改，进行监督和检查。

8.销毁

8.1档案室对已保管期满，拟销毁档案提出存毁的初步意见，并对拟销毁档案按类别登记，由专业技术人员和档案人员共同鉴定档案，确定销毁或续存，分别送交分管副总经理以上领导进行初审。

8.2汇总初审意见，编造档案销毁清单。销毁清单是准备销毁案卷的登记簿。同时还应该撰写一份销毁档案的书面报告。

8.3销毁清单连同销毁档案的书面报告送交公司总经理审核批准。

8.4销毁时要进行监销。

经鉴定批准销毁的档案，必须送指定地点销毁，不准出卖或做其它用；销毁档案时必须派专人护送到指定地点，由两人（或两人以上）监督销毁，并在销毁清单上注明”已销毁”字样和销毁日期，监销人要签名盖章，以示负责。经审查不准销毁的档案仍继续保存，并再销毁清单上详细注明。

8.5档案销毁的具体工作由办公室承办，并将销毁清单归档。

对已到保存期限安全生产文件和档案材料，由公司生产技术处或相关部门提出申请，由公司分管领导及相关负责人审核签批，对审批同意销毁的材料，由公司生产技术处或相关部门销毁，并在销毁记录上签字。

文件管理制度文件8

公文处理是指公文的办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应坚持实事求是、精简、高效、准确、及时、安全。根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》等规定，结合实际，制定本规定。

一、公文处理应遵循的一般原则

（一）使用法定的公文文种制发公文。即以党的机关使用的14种公文种类和国家行政机关使用的13种公文种类制发公文。

（二）使用规定的公文格式制发公文，制发公文时，必须符合公文的文面格式、公文用纸格式和公文编排、打印与装订格式。

（三）遵守行文规则。在行文时，要坚持注重实效、“少而精”、党政分工、根据隶属关系和职权范围确定行文关系、联合行文的机关必须是同级等规则。特别在办理请示行文时，要坚持请示事项必须协调一致、只写一个主送机关和一文一事的原则，不得在报告等其它非请示公文中夹带请示事项和直接向领导个人报送公文。

二、发文办理

（一）发文办理的一般程序

发文办理的程序包括：草拟、审核、签发、登记、复核、打印、分发、传递等工作。

（二）公文草拟的要求

1、符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，准确地体现本局工作意图，并同现行有关公文内容相衔接。

2、全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施等切实可行。

3、观点明确，情况属实，内容充实，条理清晰，结构严谨，表述准确，文字精炼。

4、人名、地名、时间、数字、引文准确。时间应写具体的年月日，引用公文应先引标题，后引发文字号；汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家的有关规定。

5、开门见山，文字精练，用语准确，篇幅简短，用词规范，文风端正，文种格式正确，层次序数准确。

6、起草公文时，对涉及其它部门职权范围内的事项，应当主动协商，征求意见。

7、起草重要公文应当由局领导或部门负责同志亲自主持、指导，进行调查研究和充分论证，征求有关部门意见。

8、代拟起草公文时，应严格代拟稿质量，严格控制文件篇幅，严格报送程序和完善报送材料。

（三）公文审核的要求

1、凡以本局名义制发的文件，在送局领导正式签发前，必须填写公文稿审签单，经承办科、室分管领导核稿，送办公室主任审核文种、格式，并提出是否公开、保密审查初步意见和发文文号。

2、核稿重点：观点和内容是否符合党的路线、方针、政策以及国家的法律、法规，是否完整、准确地体现中央、省、市、市质监局和区委、区政府以及本局的意图，是否符合实际，并同现行有关文件内容相衔接；拟定的.措施和办法是否切实可行；涉及有关业务部门的事项是否经过协商并取得一致意见；关键用词是否规范；行文是否准确；文字是否精炼；逻辑是否严密；结构是否严谨；是否确需行文或联合行文。

3、由其它单位主办与我局联合发文，由有关科室审改后，按我局文件审核、签批程序办理。

（四）公文签发要求

公文必须由局领导人或其授权的局领导签发，公文一经签发即成为定稿生效。会签时，在送签过程中逐个送签，不要遗漏。

（五）公文登记要求

拟发公文经签发后，需进行登记，包括填写公文标题、发文字号、签发人，按经领导审定的印发范围和存档要求确定公文印发份数等。

（六）复核、打印、分发、传递的要求

办公室要对公文的审批手续、文种、格式、内容等进行再次复核，经复核如需对涉及内容的实质修改时，必须报请原签发领导复审。打印要做到准确、及时、安全、保密，用印规范、正确。分发、传递应做好登记，按分发、传递范围进行分发，传递密级文件时，严格执行密级公文传递办法。办公室要按照公文存档要求及时存档。

三、收文办理

收文办理一般程序包括：签收、登记、拟办、分发、传阅（传批）、承办和催办等工作。

收文的签收、登记及拟办统一由局办公室负责，并提出拟办意见，电报和急件要做到随到随送。签收时应逐件清点，标注签收时间，如发现问题，须及时向发文机关查询并采取相应处理措施。登记时，应按照发文机关分类要求，对文件逐一登记，登记内容为：公文标题、密级、发文字号、发文机关、份数、收文日期、收文序号等。

办公室负责将收文按拟办意见送局领导阅批。急阅件应随送随批，传阅件一般应在三日内阅批。凡经办公室登记并送局领导阅批的文件，局领导阅批后，应送回办公室，办公室按照局领导的阅批要求分送有关科、室、队办理，并根据局领导的阅批意见及时提醒相关科、室、队按时限要求办结。

传阅（传批）时，办公室应根据局领导批示或授权，按照程序将公文送有关局领导阅知或批示，传阅公文时按照局领导排序由前向后递送，传批时按照局领导排序由后向前递送。传阅、传批时应随时掌握公文去向，避免误传、漏传和延误。

催办时，办公室应对公文的承办情况进行督促检查，对紧急或重要公文及时催办，对一般公文定期催办，并及时向局领导反馈办理情况。

注办时，承办人员在公文办理完毕后，应在文件处理单作简要注明，注明发文日期与发文字号，承办人姓名与办理结果等，以便管理和查考。

四、公文网上交换与电子公文管理

（一）公文网上交换的范围

以局名义制发需报送的非涉密公文。

（二）电子公文的接收与管理

1、办公室接收电子公文时，应当对公文的发送部门、公文的完整性和体例格式等进行校对，确认无误后方可接收。

2、办公室应当及时接收电子公文，电子公文接收后，应打印成纸质文件，按收文办理的要求进行公文处理，并进行电子签收。

3、严格保密，不得向无关人员透露电子公文操作程序或提供电子印章软盘等相关设备和软件，并定期更换公文网上系统用户口令。

4、指定专人管理和维护用于公文网上交换的计算机及其相关设备，严禁接入国际互联网和政务外网。

文件管理制度文件9

一、公司行文是企业请示、报告、商洽工作、向下传达决定、批复处理问题、指导工作的重要形式。

二、公司行文要做到规范、准确、及时，并实行统一管理。

三、公司行文的程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)、打印、分发、登记、归档、销毁。

四、行文与打印管理

1、公司行文由业务承办人起草，在发文稿申请表中须有文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人，部门负责人签名、标定日期和密级；部门负责人审定，总经理签字同意后打印发文。

2、经总经理批准签发的文稿交行政部统一编号打印，由起草人校对(对文稿内容、质量负责)修正后，及时送交给有关部门和人员，或由行政部发出。

3、打印人员不得截留文件，或将打印、复印、传真等行文中的`有关商业秘密或企业管理规定中须保密的事项透露给他人。

五、发文管理

1、公司发文由行政部统一编号、存档。有领导批示的，还应附批示件。

2、部门和个人收文应在行政部发文登记册中签名。

3、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。

4、公司内部文件，各部门应妥善保管，年终由行政部统一收回处理。

六、收文管理

1、公司收文的处理程序为：收文、分文、记录、传送、归档。

2、公司收文由行政部统一负责：收到发来文件后，应先做好归类、登记，根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。

3、急件或涉及商业机密的传真应由专人处理。

七、所有文件收取发放，必须有登记、签收手续。

文件管理制度文件10

（一）公文的拟稿、审批程序。

1、以学校名义报上级机关、业务主管部门的公文，下发学校各处室的公文，根据其业务内容，由主管科室代校草拟稿。

2、有关处室代校草拟的’文件，应一律送校办复查，并由校办公室送有关校领导签发。若需有关处室会签的，应在会签后送校办公室复核，再送有关校领导审批签发。

3、凡已向全校部署了的工作，一般不另行文，会议文件一般不重发。

4、经领导签发的文件，原则上不得改动，若需改动，须经原签发人同意。

（二）公文的处理和贯彻执行

1、凡收到的一般公文，在收文人登记编号后交办公室主任批办，重要文件由办公室送主管领导后，按照职责交有关处室办理。

2、各部门对来往文件应有专人负责进行登记、编号，并妥善保管。

3、需要答复和急办的公文要迅速办理，办公室须注明承办处室，要求完成日期等内容。办公室主任要负责检查、催办、防止漏办和延误。办理完结，办公室应填写完成情况和日期。

4、发出的公文和归档的公文要加盖公章。

5、公文管理制度由学校办公室负责贯彻执行，并定期检查全校各处室执行情况，将检查结果，向主管校领导汇报。

文件管理制度文件11

为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合本公司的实际情况，特制定本规定。各部门的公文审批、管理工作，必须实行严格的保密制度。

一、公文处理程序

（一）收文处理

1、上级发来的文件及注有密级的简报、资料和平级发来的文件，均由人事部统一签收、开封、登记、呈阅、转发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批。

2、人事部应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。

3、凡需办理的公文，应先送总经理签批意见，再分送给有关部门办理；人事部经理在签批公文时，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。

4、各部门收到急件时，应在2天内答复并退回文件；一般要办理的文件。5天内应办理并回复文件。需要研究而不能马上处理的，也要先书面简要回复。

5、加强公文检查催办工作。人事部人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要登记备案，认真督促、催办，以防积压或漏办。

6、领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交人事部人员立卷归档。

（二）发文处理

1、公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后书面形式送人事部核稿交由总经理。

2、文件的签发。公司人事公文，由总经理签署意见后，由人事部收发。

3、签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。

4、公文签发后，由人事部负责打印、盖章、装订、登记、分发。

5、公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。

6、公文处理完毕后要及时送交人事部整理立卷，不得私自泄露相关文件。

7、公司内部非公文性的文件，交人事部审核，人事部根据文件具体事项交总经理审阅，由人事部负责逐级送达，并按照领导批示，交经办人办理。

（三）传递过程中文件的管理

1、人事部由专人负责文件的处理管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员大的保密纪律教育，做好文件的管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。

2、文件传递过程中，必须办理登记、签收注销等手续，并按照收文登记簿检查归档，以防遗漏。

二、文件的’立卷归档管理

（一）立卷归档的范围

1、各类公文、收文、各部门工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、及音像资料等有保存价值的资料，由经办人收集齐全，分类整理，移交人事部整理核对后，于次月送交人事部档案室立卷归档。各部门、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。

2、没有存档价值和存查必要的公文，由人事部鉴别登记后销毁。

3、人力资源部及财务部的重要文件资料由本部门自行保管。

（二）文件的借阅、复制

1、一般性归档文件的借阅、复制均需经过登记后方可进行。

2、秘密文件必须由公司主管领导书面同意后，方可登记并借阅、复印。