办公耗材管理制度 办公设备及耗材管理制度

办公耗材是维持机构日常运转的基础物资，其管理水平直接影响运营效率与成本控制。有效的管理能避免浪费、保障供应、规范流程，对提升整体工作效能至关重要。因此，建立一套科学、规范的《办公耗材管理制度》显得尤为必要。这不仅关乎内部资源的合理配置，也间接支持着组织更广泛目标的实现，如顺利推行《社区服务计划》等需要稳定后勤保障的活动。本文将提供几篇不同侧重点的《办公耗材管理制度》范文，供各单位参考应用。

篇一：《办公耗材管理制度》

第一章 总则

第一条 目的

为规范本单位办公耗材的采购、保管、领用、核销等环节的管理，提高资源使用效率，控制运营成本，保障各部门日常办公的正常运行，特制定本制度。

第二条 定义

本制度所称办公耗材，是指单位在日常办公活动中消耗使用的各类物品，主要包括但不限于：

1. 纸张类：复印纸、打印纸、传真纸、信纸、信封、便签纸等。

2. 文具类：笔（圆珠笔、签字笔、铅笔、记号笔等）、笔芯、橡皮、尺子、文件夹、文件袋、档案盒、订书机、订书钉、起钉器、回形针、大头针、胶水、胶带、剪刀、美工刀、印台、印泥、计算器等。

3. 打印耗材类：墨盒、硒鼓、碳粉、色带等。

4. 存储介质类：U盘、移动硬盘、光盘等（根据单位具体情况决定是否纳入）。

5. 其他类：电池、白板笔、白板擦、标签纸、碎纸机油、清洁用品（如作为办公区域公共耗材管理）等经常性消耗品。

第三条 适用范围

本制度适用于本单位所有部门及全体员工。各部门及员工在办公耗材的申购、领用、使用等活动中，均应遵守本制度规定。

第四条 管理原则

办公耗材管理遵循以下原则：

1. 计划管理原则：根据实际需求和预算，科学制定采购计划。

2. 集中采购原则：原则上由指定部门统一负责采购，以获得规模效益和保证质量。

3. 规范领用原则：建立标准化的领用程序，按需领用，避免浪费。

4. 成本控制原则：厉行节约，杜绝浪费，努力降低办公耗材成本。

5. 责任明确原则：各环节责任落实到具体部门和人员。

第五条 负责部门

行政部（或办公室、综合管理部等，根据单位实际设置确定）是办公耗材管理的归口部门，负责本制度的制定、修订、解释、监督执行，以及办公耗材的预算编制、计划汇总、统一采购、仓储管理、发放登记、库存盘点、报废处置等工作。各部门指定一名兼职或专职人员负责本部门办公耗材的申领、内部分发、使用管理及与行政部的协调工作。

第二章 采购管理

第六条 采购计划

1. 各部门根据下一周期（如月度、季度）的业务需求和历史消耗情况，预估所需办公耗材种类和数量，填写《办公耗材需求申请表》，经部门负责人审核后，在规定时间前提交至行政部。

2. 行政部汇总各部门需求，结合当前库存情况、年度预算额度，编制《办公耗材采购计划表》，注明品名、规格、型号、数量、预算金额、建议采购时间等。

3. 《办公耗材采购计划表》需报单位分管领导审批。对于预算内常规耗材，可按流程执行；对于预算外或大额特殊耗材采购，需按单位财务管理规定履行额外审批程序。

第七条 供应商选择与管理

1. 行政部负责建立合格供应商名录，选择信誉好、质量可靠、价格合理、服务及时的供应商。

2. 对主要或大宗耗材的采购，应采取比价、议价或招标等方式，确保采购价格的合理性。

3. 定期对供应商进行评估，对不合格供应商及时调整或淘汰。

第八条 采购实施

1. 行政部根据批准的采购计划，向选定供应商下达采购订单或签订采购合同。

2. 采购过程中，经办人员应确保所购耗材的品牌、规格、型号、数量符合要求。

第九条 验收与入库

1. 办公耗材到货后，由行政部指定专人（仓库管理员）会同采购经办人，依据采购订单或合同，对耗材的品名、规格、型号、数量、外观质量等进行严格验收。

2. 对于打印耗材等有特殊要求的物品，必要时进行抽样测试或要求供应商提供质保证明。

3. 验收合格后，仓库管理员填写《办公耗材入库单》，双方签字确认。入库单至少一式三联，仓库、财务、采购部门各留存一联。

4. 验收不合格的耗材，应拒绝接收，并及时联系供应商处理退换货事宜。

5. 所有验收入库的耗材应及时登记录入《办公耗材库存台账》（电子或纸质），做到账物相符。

第三章 仓储管理

第十条 存储环境

1. 设立专门的办公耗材仓库或存储区域，保持整洁、干燥、通风、避光、防火、防盗。

2. 仓库内物品应分类、分架、定置摆放，标识清晰，便于存取和盘点。

第十一条 库存管理

1. 仓库管理员负责耗材的日常保管，确保库存物品安全、完好。

2. 建立库存预警机制。当某类耗材库存量低于设定的最低安全库存水平时，仓库管理员应及时向行政部负责人报告，以便启动采购程序。

3. 定期对仓库进行整理，处理过期、变质或损坏的耗材。

第四章 领用与使用管理

第十二条 领用程序

1. 各部门根据实际工作需要，由指定人员填写《办公耗材领用申请单》，注明所需耗材的名称、规格、数量及用途，经部门负责人签字批准。

2. 领用人持批准后的申请单，在规定的领用时间到指定地点（仓库或行政部指定发放点）办理领用手续。

3. 仓库管理员（或发放人员）核对申请单，按单发放耗材。领用人确认无误后，在领用单上签字。

4. 仓库管理员（或发放人员）根据领用单及时更新《办公耗材库存台账》及《部门领用明细账》。领用单一式两联，领用部门、仓库各留一联备查。

第十三条 领用标准与额度

1. 行政部可根据单位实际情况和成本控制目标，研究制定常用办公耗材的参考领用标准或部门领用额度，并报领导批准后执行。

2. 对于超出常规用量或领用标准的申请，部门负责人应严格审核其必要性。

第十四条 使用规范

1. 所有员工应本着节约的原则使用办公耗材，杜绝浪费。

2. 提倡双面使用纸张，利用废纸制作便签等。

3. 打印机、复印机等设备的墨盒、硒鼓更换，原则上实行“以旧换新”制度，旧件由行政部统一回收处理。

4. 办公耗材仅限于办公使用，严禁挪作私用或带离单位。

5. 爱护各类文具，延长使用寿命。

第五章 库存盘点与核销

第十五条 库存盘点

1. 行政部仓库管理员应定期（如每月或每季度末）对库存办公耗材进行实物盘点，核对台账记录，编制《办公耗材盘点报告表》。

2. 盘点过程中发现的盘盈、盘亏、毁损、过期等情况，应查明原因，并在盘点报告中注明。

3. 盘点报告需经行政部负责人审核，并报送财务部门。涉及差异处理的，按单位资产管理相关规定执行。

第十六条 报废与处置

1. 对于盘点中发现的或日常管理中确认已损坏、过期、无法修复或失去使用价值的办公耗材，由仓库管理员填写《办公耗材报废申请单》，注明品名、数量、原因等。

2. 报废申请单经行政部负责人审核、分管领导批准后，方可进行报废处理。

3. 报废耗材应履行核销手续，并在库存台账中注销。

4. 对于可回收的废旧耗材（如废纸、空墨盒、空硒鼓等），应集中收集，联系有资质的回收商进行处理，所得收益纳入单位收入管理。涉及信息安全的存储介质等，需按保密规定进行销毁。

第六章 监督与责任

第十七条 监督检查

行政部负责对本制度的执行情况进行日常监督和定期检查，及时纠正违规行为。审计部门（若有）可将办公耗材管理纳入内部审计范围。

第十八条 责任追究

对违反本制度规定，造成办公耗材丢失、损坏、浪费或管理混乱的部门和个人，视情节轻重，给予通报批评、经济赔偿或纪律处分。

第七章 附则

第十九条 本制度由行政部负责解释。

第二十条 本制度自发布之日起施行。以往相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

篇二：《办公耗材管理制度》

一、 总则

（一） 目的与意义

为加强公司办公耗材的规范化、精细化管理，合理控制办公成本，保障日常办公顺畅进行，提高资源利用效率，营造勤俭节约的企业文化氛围，特制定本管理制度。

（二） 适用对象

本制度适用于公司总部及各分支机构全体员工涉及办公耗材的计划、采购、存储、领用、使用及管理的全过程。

（三） 管理主体与职责

1. 综合管理部（或行政部）为办公耗材的归口管理部门，全面负责：

制度的建立、完善与宣贯；

年度/季度耗材预算的编制与监控；

耗材采购计划的汇总、审批与执行；

供应商的开发、评估与关系维护；

耗材的集中验收、入库、仓储管理；

耗材领用流程的制定与发放执行；

库存的动态监控、定期盘点与数据分析；

废旧耗材的回收与处置管理；

对各部门耗材使用情况的监督与指导。

2. 各部门/业务单元：

指定接口人负责本部门耗材需求的提报、领用及内部分配；

负责本部门内部耗材使用的日常管理与节约宣传；

配合综合管理部进行耗材相关的统计与检查工作。

3. 财务部：

负责耗材采购资金的审核与支付；

对耗材成本进行核算与分析；

参与耗材盘点与资产核销工作。

4. 全体员工：

自觉遵守本制度规定，按需申领，节约使用办公耗材；

妥善保管个人领用的文具，防止丢失和损坏；

积极参与废旧耗材回收利用活动。

二、 办公耗材分类与目录

（一） 耗材分类

根据性质和管理需要，办公耗材大致分为以下几类：

1. 标准通用类：如A4复印纸、签字笔、文件夹等常用、需求量大的耗材。

2. 部门专用类：根据特定部门工作性质需要的特殊耗材（如设计部门的绘图纸、工程部门的劳保耗材部分用品等，需明确界定）。

3. 打印/复印设备类：墨盒、硒鼓、碳粉等与特定设备型号相关的耗材。

4. 低值易耗品：单价较低、消耗快的物品，如订书钉、回形针等。

（二） 标准目录与品牌选型

1. 综合管理部应建立《标准办公耗材目录》，明确纳入管理范围的耗材品名、规格、型号、参考单价、计量单位等。

2. 对常用耗材，应尽量统一品牌和规格，以利于批量采购、库存管理和成本控制。品牌选择应兼顾质量、价格和环保因素。

3. 目录应定期（如每年）根据实际需求变化和市场情况进行评审和更新。

三、 需求计划与预算管理

（一） 需求提报

各部门应在每月末（或季度末）根据下周期工作计划和实际消耗情况，预测所需耗材，由部门接口人汇总填写《部门耗材需求计划表》，经部门负责人审核后提交至综合管理部。紧急或临时需求，需单独提交申请并说明理由。

（二） 计划汇总与审批

综合管理部对各部门需求进行汇总、审核，剔除不合理需求，结合当前库存和历史消耗数据，编制《公司耗材采购总计划》。该计划应与年度/季度部门预算挂钩，超出预算部分需特别说明并按权限报批。

（三） 预算执行监控

综合管理部负责跟踪耗材采购预算的执行情况，定期向管理层和财务部汇报。对各部门耗材领用情况进行统计分析，对消耗异常的部门进行提醒或调查。

四、 采购、验收与入库

（一） 集中采购

原则上所有纳入目录的办公耗材均由综合管理部统一负责采购。特殊情况需自行采购的，须事先报综合管理部批准，并按财务规定办理报销。

（二） 采购流程

遵循公司采购管理制度，履行询价、比价、招标（如适用）、合同评审（如适用）、审批等程序。建立合格供应商库，优先选择长期合作、信誉良好的供应商。

（三） 到货验收

耗材到货后，仓库管理员与采购人员共同依据采购订单进行实物验收，核对品名、规格、型号、数量、外观质量及生产日期/保质期（如有）。对打印耗材等关键物品，可进行上机测试。验收无误后，签署《到货验收单》。

（四） 入库登记

验收合格的耗材，仓库管理员需及时、准确地录入《办公耗材库存管理系统》（或台账），记录入库日期、供应商、单价、数量等信息，生成入库凭证。确保系统数据与实物一致。

五、 仓储与库存控制

（一） 仓储环境

设立独立的耗材仓库，配备必要的货架、防潮、防火、防盗设施。保持库内整洁有序，物品按类别、规格分区存放，标识清晰。

（二） 库存定额

对常用耗材设定最高、最低库存量及安全库存水平。仓库管理员需密切关注库存动态，当库存接近或低于最低库存时，及时发出补货预警。

（三） 定期盘点

每月（或每季度）末，由综合管理部组织，仓库管理员执行，财务部监盘（或抽查）的方式进行库存实物盘点。编制《库存盘点报告》，对盘盈、盘亏、毁损等情况查明原因，按规定程序处理。

六、 领用、发放与使用

（一） 领用申请

员工或部门接口人根据实际需要，填写电子或纸质《办公耗材领用申请单》，详细列明所需物品、数量及用途，经部门负责人审批。

（二） 发放管理

1. 设定固定的耗材发放时间（如每周两次）和地点。

2. 发放人员（仓库管理员或指定人员）凭已审批的领用单发放耗材，领用人当面核对数量、规格无误后签字确认。

3. 发放人员及时在库存管理系统（或台账）中核减库存，并记录领用部门、领用人、日期等信息。

4. 推行打印耗材“以旧换新”制度，领用新墨盒/硒鼓时须交回旧件。

（三） 使用要求

1. 倡导节约，按需使用。鼓励纸张双面打印/复印，废纸再利用。

2. 办公耗材仅限用于公司公务活动，严禁私用、外借或转卖。

3. 妥善保管个人领用的文具，减少遗失和人为损坏。

4. 发现耗材质量问题，应及时向综合管理部反馈。

七、 废旧耗材处理

（一） 回收分类

各部门应设置废纸、空墨盒/硒鼓、废旧电池等分类回收点。由综合管理部定期统一收集。

（二） 处置管理

对收集到的可回收废旧耗材，联系合规回收商进行处理，所得款项上缴公司财务。对涉及数据安全的存储介质（如报废U盘、硬盘），按公司信息安全规定进行物理销毁。对无法回收的废弃物，按环保要求妥善处置。

八、 监督、考核与改进

（一） 监督检查

综合管理部定期或不定期对各部门耗材领用、使用及节约情况进行检查。审计部门可将耗材管理纳入审计范围。

（二） 成本分析与通报

综合管理部定期统计各部门耗材消耗数据，进行成本分析，并将结果在一定范围内通报，鼓励先进，督促改进。

（三） 绩效关联

可将部门耗材成本控制和节约成效纳入部门或员工绩效考核指标体系（根据公司实际情况决定）。

（四） 制度修订

综合管理部根据执行情况、内外部环境变化及管理需求，适时对本制度进行评估和修订完善。

九、 附则

本制度由综合管理部负责解释。自发布之日起正式实施。

篇三：《办公耗材管理制度》

1. 总纲

1.1.制定目的：为了规范化管理本机构的办公耗材，实现资源优化配置，降低运营成本，确保各部门工作高效、有序进行，特制定此管理制度。

1.2.核心原则：遵循“按需申领、计划采购、节约使用、规范管理”的原则。

1.3.适用范围：本制度适用于机构内所有部门及员工对办公耗材的需求申报、采购、入库、存储、领用、使用、报废及盘点等全部管理环节。

1.4.管理部门：行政事务中心（或类似职能部门）是办公耗材的统一管理部门，负责制度执行、监督及日常管理工作。各部门需指定一名联络员配合行政事务中心的工作。

2. 耗材界定与标准化

2.1.耗材范围：明确界定纳入本制度管理的办公耗材具体种类，包括但不限于：书写工具、纸制品、文件管理用品、桌面整理工具、打印复印耗材、电子存储介质（若管理）、会议室常用耗材、茶水间消耗品（若统一管理）等。应制定详细的《办公耗材清单》。

2.2.选用标准：行政事务中心应根据性价比、耐用性、环保性及通用性原则，确定常用耗材的推荐品牌、规格和型号，形成《标准办公耗材目录》，并定期更新。非标耗材的采购需特殊申请。

3. 需求预测与采购流程

3.1.需求提报机制：

周期性提报：各部门联络员于每月（或每季度）指定日期前，汇总本部门下一周期的耗材需求，填写《部门耗材需求预测表》，经部门主管审批后提交至行政事务中心。

临时性需求：对于紧急或计划外的需求，需填写《临时耗材申请单》，详述理由，按审批权限报批后交行政事务中心处理。

3.2.采购计划制定：行政事务中心汇总各部门需求，核对当前库存，结合历史消耗数据与年度预算，编制《整体耗材采购计划》，报请主管领导审批。

3.3.采购执行：

供应商管理：建立并维护合格供应商档案，优先选择长期合作、服务优良的供应商。大额或重要耗材采购应进行比价或招标。

采购操作：根据批准的采购计划实施采购，确保所购物品符合质量、规格、数量要求。

3.4.到货验收与入库：

验收职责：由行政事务中心仓库管理员（或指定验收员）负责，采购经办人可参与。

验收标准：严格对照采购订单，检查品名、规格、型号、数量、外观、包装、生产日期/有效期等。对打印耗材等需进行功能性抽检。

入库登记：验收合格后，填写《耗材入库单》，相关人员签字确认。同时，将入库信息准确录入《库存管理系统》（或电子/纸质台账），更新库存数据。不合格品按退换货流程处理。

4. 仓储管理规范

4.1.库房设置：设立专用、安全的办公耗材库房，做到防火、防潮、防盗、防尘、通风良好。

4.2.物品存放：耗材应分类、分架、定点存放，标识清晰（品名、规格、入库日期等）。贵重或特殊耗材应重点保管。

4.3.库存警戒：设定各类耗材的最低和最高库存阈值。仓库管理员需每日（或定期）检查库存，对低于最低库存的物品及时提报采购需求。

4.4.定期整理：定期对库房进行整理清扫，清理过期、变质、损坏的耗材，保持库容整洁。

5. 领用发放细则

5.1.领用申请：员工或部门联络员通过内部系统（或纸质表单）提交《办公耗材领用申请》，需经部门主管审批。申请单应明确物品名称、规格、数量及简要用途。

5.2.发放控制：

定时定点：规定每周固定的1-2个发放时间段和指定发放窗口。

凭单发放：仓库管理员（或发放员）严格依据已审批的领用单核发物品。

签字确认：领用人在核对无误后，在领用单上签字确认。

记录更新：发放完成后，及时在库存管理系统中扣减相应库存，并记录领用信息。

5.3.额度管理（可选）：可根据部门性质、人数或历史数据，设定部门月度/季度领用参考额度，超出额度需特别审批，以加强成本意识。

5.4.特殊耗材领用：对于单价较高或有特定管理要求的耗材（如移动硬盘、特殊硒鼓等），可能需要更高级别的审批，并建立领用登记和归还追踪机制。

6. 使用与节约倡导

6.1.使用原则：所有员工均有责任节约使用办公耗材。鼓励采取节约措施，如：

纸张双面使用，草稿纸利用。

打印前预览，减少错误打印。

合理设置打印/复印参数（如黑白、草稿模式）。

笔类等文具妥善保管，用尽为止。

共享使用非个人专用文具。

6.2.公私分明：办公耗材严禁用于私人事务，不得擅自带离办公场所。

6.3.设备耗材管理：打印机、复印机的墨盒、硒鼓等更换，提倡“以旧换新”，旧件统一交行政事务中心处理。

7. 盘点与报废处置

7.1.库存盘点：

频率：每月（或每季度）进行一次全面实物盘点。

执行：仓库管理员负责盘点，行政事务中心派员监盘，财务部可参与抽查。

报告：盘点结束后，编制《库存盘点报告》，列明账面数、实盘数、差异数及原因分析。

差异处理：对于盘盈、盘亏、毁损等情况，查明责任后按机构资产管理规定处理。

7.2.报废管理：

界定：对过期失效、严重损坏、无法修复使用的耗材，由仓库管理员鉴定并提报。

审批：填写《耗材报废申请单》，按权限审批。

核销：经批准后，在库存系统中进行核销处理。

实物处置：可回收的（如废纸、空硒鼓）交由合规渠道回收；不可回收的按环保规定处置；涉及机密信息的（如废弃存储介质）须彻底销毁。

8. 监督与责任追究

8.1.日常监督：行政事务中心负责对制度执行情况进行日常监督检查，对发现的问题及时纠正。

8.2.定期审计：内部审计部门（如有）可将办公耗材管理纳入年度审计计划。

8.3.责任认定：对于违反本制度，造成耗材浪费、损失或管理失序的部门或个人，将根据情节严重程度，进行内部通报、要求赔偿、与绩效考核挂钩或给予相应处分。

9. 附则

9.1.解释权：本制度由行政事务中心负责解释。

9.2.生效日期：本制度自公布之日起生效。此前相关规定与本制度冲突的，以此为准。

9.3.修订：行政事务中心将根据实际运作情况和管理需求，适时对本制度提出修订建议，报请批准后执行。