《物业钥匙管理制度》是保障物业区域安全、规范物业服务行为、维护业主及使用人合法权益的重要基石。一个完善的钥匙管理制度能够有效防止钥匙滥用、遗失及被非法复制，从而预防潜在的安全风险，提升物业管理的专业性和住户的信任度。本制度旨在明确各类型钥匙的管理职责、使用规范、保管要求及应急处理措施，确保物业管理服务的有序进行。下文将呈现几篇不同侧重与风格的《物业钥匙管理制度》范文，供参考。
篇一：《物业钥匙管理制度》
第一章 总则
第一条 目的
为规范本物业管理区域内各类钥匙的请领、使用、保管、交接等环节，确保物业及业主、使用人财产安全，防止因钥匙管理不善造成的各类风险和损失，维护物业管理秩序，特制定本制度。
第二条 适用范围
本制度适用于本物业管理公司（以下简称“公司”）所管辖的所有物业项目，包括但不限于住宅小区、商业楼宇、写字楼、工业园区等。本制度涵盖所有由公司统一管理或代为保管的钥匙，包括公共区域钥匙、设备机房钥匙、备用钥匙、空置房钥匙以及根据约定由物业代为保管的业主自用房钥匙等。
第三条 定义
- 公共区域钥匙：指用于开启物业管理区域内公共门禁、通道、楼梯间、消防通道、公共卫生间、公共设施设备外罩等公共区域及设施的钥匙。
- 设备机房钥匙：指用于开启物业管理区域内各类设备机房（如配电室、水泵房、消防控制室、监控室、电梯机房、弱电机房、发电机房等）的钥匙。
- 备用钥匙：指为应对紧急情况或业主、使用人钥匙遗失等特殊情况而预留的单元门钥匙或室内钥匙。
- 空置房钥匙：指开发商移交或业主委托公司管理的未出售、未出租或业主长期不在的空置房屋钥匙。
- 钥匙管理员：指由物业服务中心指定，专门负责各类钥匙日常管理、登记、借用、归还等工作的员工。
- 钥匙台账：指记录钥匙种类、数量、编号、领用人、领用时间、归还时间、批准人等信息的登记簿或电子记录。
第四条 管理原则
- 安全第一原则：钥匙管理的核心是保障安全，一切管理行为均应以此为出发点。
- 专人负责原则：各类钥匙指定专人管理，明确责任，避免多人交叉管理导致的混乱。
- 严格登记原则：所有钥匙的领用、归还、交接必须履行严格的登记手续，确保可追溯。
- 分级授权原则：不同重要程度的钥匙，其领用权限应有所区别，重要钥匙需高级别管理人员批准。
- 保密原则：钥匙信息及管理情况应严格保密，不得向无关人员泄露。
第二章 组织与职责
第五条 物业服务中心/管理处经理职责
- 全面负责本物业项目钥匙管理制度的落实与监督。
- 审批重要钥匙（如总钥匙、设备机房钥匙、空置房钥匙）的配制、领用。
- 组织对钥匙管理情况的定期检查与审计。
- 处理钥匙管理中出现的重大问题和突发事件。
- 批准钥匙管理制度的修订和完善建议。
第六条 钥匙管理员职责
- 严格执行本制度，具体负责各类钥匙的日常保管、分类、编号、登记、发放和回收工作。
- 负责建立和维护钥匙台账，确保记录准确、完整、清晰。
- 定期对所保管的钥匙进行盘点、核对，确保账实相符。
- 负责钥匙柜（箱）的日常管理和安全，确保钥匙存放安全。
- 发现钥匙丢失、损坏或异常情况时，立即向物业服务中心/管理处经理报告。
- 对员工进行钥匙使用规范的日常提醒和监督。
第七条 各部门/岗位员工职责
- 严格遵守本制度关于钥匙领用、使用、保管的规定。
- 妥善保管个人领用的钥匙，不得随意转借、复制或交给无关人员。
- 领用的钥匙仅限于工作需要，不得用于非工作目的。
- 工作调动或离职时，必须将所保管和领用的所有钥匙及时交回钥匙管理员，并办理清点移交手续。
- 发现钥匙遗失或被盗，应立即向直接上级和钥匙管理员报告。
第八条 业主/使用人配合义务
- 如需物业服务中心协助开门或借用备用钥匙，应遵守物业的相关规定，提供身份证明并办理登记手续。
- 如委托物业服务中心保管其房屋钥匙，应签署书面委托协议，明确双方权利义务。
- 装修期间，应配合物业对装修钥匙的管理规定。
第三章 钥匙的分类与保管
第九条 钥匙分类
根据用途和重要性，钥匙可分为：
- A类钥匙：总钥匙（如有）、消防控制室钥匙、监控中心钥匙、主要设备机房（配电室、发电机房）钥匙。此类钥匙控制范围广，安全级别最高。
- B类钥匙：各楼宇单元门总钥匙、一般设备机房（水泵房、电梯机房、弱电机房）钥匙、仓库钥匙、办公室钥匙、空置房钥匙、业主委托保管的房屋钥匙。
- C类钥匙：各楼层通道门钥匙、公共卫生间钥匙、管道井钥匙、清洁工具间钥匙、员工更衣室钥匙等。
第十条 钥匙的接收与标识
- 新接收的钥匙（如开发商移交、新增设施等），钥匙管理员应会同相关部门共同清点、核对数量和种类，确认无误后办理接收登记手续。
- 所有纳入管理的钥匙均应进行统一编号，并悬挂明显、规范的标签，标签上应注明钥匙的名称、编号、适用位置等信息。标签应防水、耐磨。
- 钥匙编号应与钥匙台账记录一致。
第十一条 钥匙的存放
- 所有钥匙（除员工按规定随身携带的当班钥匙外）必须集中存放在物业服务中心指定的专用钥匙柜（箱）内。
- 钥匙柜（箱）应坚固、安全、防盗，并指定专人负责保管钥匙柜（箱）的钥匙或密码。钥匙柜（箱）钥匙或密码的保管人应与钥匙管理员分离，或采取双人双锁管理。
- 钥匙在柜（箱）内应分类、分区、按编号顺序整齐存放，方便取用和盘点。
- A类钥匙应存放在钥匙柜（箱）内保险结构中或单独的保险柜中，实行更严格的保管措施。
- 钥匙柜（箱）应放置在安全、监控可覆盖的位置，非工作时间应确保上锁。
- 钥匙管理员下班或离开岗位时，必须将钥匙柜（箱）上锁，并将钥匙柜（箱）的钥匙按规定交接或保管。
第四章 钥匙的领用与归还
第十二条 领用程序
- 员工因工作需要领用钥匙，必须填写《钥匙领用登记表》，注明领用人、领用时间、钥匙名称及编号、事由等。
- C类钥匙的领用，可由部门主管或钥匙管理员根据工作需要直接审批发放。
- B类钥匙的领用，须经部门主管审核，物业服务中心/管理处副经理或钥匙管理员（根据授权）批准。
- A类钥匙的领用，必须经物业服务中心/管理处经理批准。如经理不在，可由其书面授权的负责人批准，事后向经理报备。
- 领用时，钥匙管理员应核对领用人身份及审批手续，确认无误后方可发放钥匙，并在《钥匙领用登记表》和钥匙台账上签字确认。
- 严禁代领钥匙，特殊情况需代领的，必须有领用人和代领人双方签字及部门主管批准。
第十三条 使用规定
- 领用的钥匙仅限本人在授权范围内为工作目的使用，不得挪作他用或转借他人。
- 使用钥匙开启相应门锁后，应随手关门并确认上锁（如需要）。
- 携带钥匙外出工作时，必须妥善保管，防止遗失或被盗。
- 不得私自复制所领用的任何钥匙。
- 不得将钥匙随意放置在无人看管的场所。
第十四条 归还程序
- 钥匙使用完毕后，应立即归还给钥匙管理员。如需短期连续使用，最迟应在当班工作结束前归还（特殊岗位按规定执行）。
- 归还钥匙时，钥匙管理员应检查钥匙是否完好无损，与领用时一致，并在《钥匙领用登记表》和钥匙台账上注明归还时间，领用人和钥匙管理员双方签字确认。
- 如领用的钥匙是两把以上成串的，归还时必须保证数量齐全。
第十五条 长期借用与交接
- 因岗位工作需要长期持有某些钥匙的员工（如特定岗位的维修工、保安巡逻员），需办理长期借用手续，由物业服务中心/管理处经理批准，并在钥匙台账中注明。
- 长期借用的钥匙，持有人承担全部保管责任。钥匙管理员应定期（如每月）对其持有的钥匙进行核查。
- 长期借用钥匙的员工岗位调动或离职时，必须将所持钥匙全部交回钥匙管理员，办理注销借用手续，否则不予办理相关人事手续。
第五章 业主/使用人钥匙服务
第十六条 业主忘带钥匙协助开门
- 业主/使用人忘带钥匙需物业协助开门时，应前往物业服务中心提出申请。
- 物业服务中心人员需严格核实其身份（查验身份证、户口本、购房合同、租赁合同等有效证件），确认是本户业主、家庭成员或授权的合法使用人。
- 核实无误后，填写《业主协助开门登记表》，由业主/使用人签字确认。
- 由物业服务中心安排员工（通常为秩序维护员陪同客服人员或维修人员）持该户备用钥匙（如有）或万能钥匙（特定情况下，并有严格限制）上门开门。
- 开门后，应立即收回所用钥匙，并在登记表上注明完成。
- 如物业未保管该户备用钥匙且无法通过技术手段开启，应建议业主联系专业开锁公司，物业可提供有资质的开锁公司信息，并可派员陪同见证，但开锁费用由业主自理。
第十七条 业主委托保管钥匙
- 业主因出差、旅游、房屋空置等原因需委托物业服务中心代为保管其房屋钥匙的，应与物业服务中心签订《房屋钥匙代为保管委托协议书》，明确双方权利、义务、保管期限、钥匙用途（如紧急情况下入户检查、通风、配合维修等）。
- 物业服务中心接收业主委托保管的钥匙后，应由业主和钥匙管理员共同将钥匙装入专用信封，双方在信封封口处签字或盖章，然后存入钥匙柜（箱）的专门区域妥善保管。
- 动用业主委托保管的钥匙，必须严格按照协议约定，并尽量在事前通知业主或取得业主同意。每次动用均需详细记录，包括事由、时间、操作人、见证人等，并请业主在方便时签字确认。
第十八条 装修钥匙管理
- 装修单元的钥匙，一般由业主或装修负责人自行保管。如需临时将钥匙交物业管理，应办理书面交接手续。
- 物业服务中心可根据需要，要求装修单位预留一套装修单元钥匙，用于装修期间的巡查和管理，装修结束后收回或交还业主。此过程需有书面登记。
第六章 钥匙的配制、遗失与报废
第十九条 钥匙配制
- 任何部门和个人不得擅自复制公司管理的钥匙。
- 确因工作需要或钥匙损坏、数量不足等原因需要配制钥匙的，须由使用部门提出书面申请，注明需配制钥匙的种类、数量、用途。
- C类钥匙的配制申请，由部门主管审核，物业服务中心/管理处副经理批准。
- B类钥匙的配制申请，由部门主管审核，物业服务中心/管理处经理批准。
- A类钥匙的配制，原则上禁止。确需配制的，须由物业服务中心/管理处经理审核，报公司上级管理部门批准（如适用），并由指定人员在指定地点监督配制。
- 钥匙配制完成后，新增钥匙应及时在钥匙台账中登记，纳入统一管理。
- 配制钥匙的费用，根据实际情况列支。
第二十条 钥匙遗失处理
- 员工遗失所领用或保管的钥匙，必须在第一时间向直接上级和钥匙管理员报告，并书面说明遗失经过。
- 钥匙管理员接到报告后，应立即向物业服务中心/管理处经理汇报。
- 物业服务中心/管理处应立即组织查找，并评估该钥匙遗失可能带来的安全风险。
- 如遗失的是重要钥匙（如A类、B类钥匙，特别是涉及多户或重要区域的钥匙），物业服务中心/管理处经理应立即决定是否需要更换相关锁芯，并将情况上报公司。更换锁芯产生的费用，根据责任认定情况处理，遗失钥匙的员工可能需承担相应赔偿责任。
- 对遗失钥匙的责任人，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分和经济处罚。
- 业主遗失其自用钥匙，由业主自行负责。如遗失的是已在物业登记的门禁卡或单元门钥匙，应及时通知物业服务中心进行注销或报备，以防被他人冒用。
第二十一条 钥匙报废
- 因锁具更换、钥匙损坏无法使用、或项目调整不再需要的钥匙，应办理报废手续。
- 由钥匙管理员会同相关部门对报废钥匙进行清点、核对，填写《钥匙报废清单》，报物业服务中心/管理处经理批准。
- 批准报废的钥匙，应在钥匙台账中注销。
- 报废钥匙应由至少两人监督下进行物理销毁（如剪断、砸弯等），确保无法再次使用，并做好销毁记录。重要钥匙的销毁过程建议拍照或录像存档。
第七章 应急钥匙管理
第二十二条 应急钥匙的设置
物业服务中心应根据实际需要，预留一套或数套应急钥匙，用于处理火灾、漏水、入室盗窃、突发疾病救助等紧急情况。应急钥匙通常包括主要消防通道钥匙、设备机房钥匙、以及部分单元的备用钥匙（如有业主授权）。
第二十三条 应急钥匙的保管
应急钥匙应存放在专用的应急钥匙箱（盒）内，应急钥匙箱（盒）应放置在消防控制室、监控中心或物业服务中心前台等易于迅速取用的位置，并保持铅封或特殊标识，确保非紧急情况不得动用。应急钥匙箱（盒）的开启应有严格规定，如需打破铅封或玻璃。
第二十四条 应急钥匙的使用
- 发生紧急情况，确需使用应急钥匙时，必须经物业服务中心/管理处经理或其授权的现场最高负责人批准。情况特别紧急，来不及请示的，可在使用后立即补办手续并报告。
- 使用应急钥匙时，必须有至少两人在场（情况允许时），并优先通知业主。
- 应急钥匙的使用情况必须详细记录在《应急钥匙使用登记表》中，包括使用时间、地点、事由、批准人、使用人、见证人、归还时间等。
- 应急钥匙使用后，应立即检查、整理，重新放入应急钥匙箱（盒）并恢复铅封或标识。如动用了业主单元备用钥匙，事后必须及时通知业主，说明情况。
第八章 监督检查与奖惩
第二十五条 定期检查
物业服务中心/管理处应至少每月组织一次对钥匙管理情况的全面检查，包括钥匙台账的规范性、钥匙的保管情况、领用归还手续的完整性、钥匙盘点等。检查结果应有书面记录。
第二十六条 不定期抽查
公司相关职能部门或物业服务中心/管理处负责人可不定期对钥匙管理情况进行抽查。
第二十七条 奖惩
- 对严格遵守本制度，钥匙管理工作成绩突出的部门或个人，公司将给予表扬或奖励。
- 对违反本制度规定，造成钥匙管理混乱、钥匙遗失、被盗用或导致安全事故及财产损失的，公司将视情节轻重和责任大小，对相关责任人给予警告、罚款、降职、直至解除劳动合同等处分；构成犯罪的，移交司法机关处理。
- 因钥匙遗失造成更换锁芯等经济损失的，责任人应承担相应的赔偿费用。
第九章 附则
第二十八条 本制度未尽事宜，参照国家相关法律法规及公司其他相关管理规定执行。
第二十九条 本制度由物业服务中心/管理处负责解释。
第三十条 本制度自发布之日起施行。原相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。
篇二：《物业钥匙管理制度》
引言
钥匙，作为开启空间、保障安全的第一道屏障，其管理的规范性与严谨性直接关系到整个物业项目的安全稳定和业主的切身利益。为建立健全物业钥匙管理的长效机制，明确各方职责，规范操作流程，防范潜在风险，特制定本《物业钥匙管理制度》。本制度旨在通过系统化、标准化的管理手段，确保每一把钥匙从接收、登记、保管、领用、归还到报废的全生命周期都处于受控状态。
第一部分：钥匙管理的核心原则与目标
- 核心原则
- 安全至上：一切钥匙管理活动均以保障物业区域及业主财产安全为首要前提。
- 责任明确：清晰界定物业管理各层级、各岗位在钥匙管理中的具体职责。
- 流程规范：建立标准化的钥匙操作流程，确保有章可循，有据可查。
- 授权控制：严格控制钥匙的接触权限和使用范围，防止越权和滥用。
- 全程追溯：通过完善的登记和记录体系，实现钥匙流转过程的可追溯性。
- 管理目标
- 防止钥匙丢失、被盗、被非法复制和滥用。
- 确保公共区域和重要设备设施的安全运行。
- 规范员工使用钥匙的行为，提高工作效率。
- 在紧急情况下，能够快速、准确地提供所需钥匙，保障应急处置的及时性。
- 提升物业管理服务的专业化水平和业主满意度。
第二部分：钥匙的分类、标识与初始建档
- 钥匙详细分类体系
- 公共设施钥匙：
- 楼宇单元门钥匙（包括主钥匙和各单元独立钥匙）
- 消防通道门、安全出口门钥匙
- 楼顶平台门钥匙
- 公共区域储藏室、工具间钥匙
- 垃圾房、清洁中转站钥匙
- 公共卫生间钥匙
- 各类管道井（水、电、煤气、通讯）钥匙
- 景观设施（如水景控制箱）钥匙
- 设备机房钥匙：
- 强电配电室（高压、低压）、变压器室钥匙
- 弱电机房（监控、通讯、网络、有线电视）钥匙
- 消防控制中心、消防泵房、稳压泵房钥匙
- 生活水泵房、中水处理站钥匙
- 电梯机房、电梯控制柜钥匙
- 空调机房、新风机房、热力站钥匙
- 发电机房钥匙
- 管理用房钥匙：
- 物业办公室、会议室、档案室钥匙
- 员工更衣室、休息室钥匙
- 保安岗亭、门卫室钥匙
- 仓库钥匙（区分物资种类）
- 业主相关钥匙：
- 空置房/待售房钥匙（开发商移交或业主委托）
- 业主委托保管的自用房备用钥匙
- 装修期间临时保管的装修单元钥匙
- 特殊用途钥匙：
- 应急钥匙箱钥匙
- 万能钥匙（如有，需特别管制）
- 保险柜钥匙
- 公共设施钥匙：
- 钥匙的标准化标识
- 所有钥匙必须使用统一、耐用的钥匙牌进行标识。
- 钥匙牌应包含以下信息：钥匙编号（唯一性）、钥匙名称（明确指向具体门锁）、所属区域/楼栋、重要等级（如A/B/C）。
- 钥匙牌颜色可用于辅助区分钥匙类别或重要等级（例如：红色代表A类重要钥匙，黄色代表B类，蓝色代表C类）。
- 标识内容应清晰、不易磨损脱落。
- 钥匙初始建档与台账建立
- 物业服务中心接收所有钥匙时，必须由至少两名员工（如钥匙管理员和部门主管）共同进行清点、核对，并与移交方（如开发商、前期物业）办理书面移交手续，移交清单需双方签字盖章。
- 建立《物业钥匙总台账》，详细记录每一把（串）钥匙的以下信息：
- 钥匙唯一编号
- 钥匙名称/具体位置描述
- 钥匙类型/分类
- 钥匙数量（原始数量及当前保有数量）
- 所在钥匙柜/排/钩编号
- 接收日期、接收来源
- 备注（如是否为总钥匙、特殊说明等）
- 台账可采用纸质版和电子版并行管理，电子版便于查询统计，纸质版需妥善保管存档。
- 钥匙管理员负责台账的实时更新与维护。
第三部分：钥匙的日常保管与存放安全
- 钥匙柜（箱）的规范管理
- 物业服务中心应设置专用的钥匙柜或钥匙保险箱，用于集中存放所有非当班使用的钥匙。
- 钥匙柜（箱）应具备良好的防盗、防火性能，材质坚固。
- 钥匙柜（箱）应放置在安全、隐蔽且有监控覆盖的办公区域内，如物业办公室或监控室。
- 钥匙柜（箱）本身应上锁，其钥匙或密码由物业服务中心经理或其指定专人（非钥匙管理员）负责保管，形成制衡。对于重要钥匙柜（箱），可实行双人双锁或密码加钥匙的管理模式。
- 钥匙在柜（箱）内应按照编号顺序或区域功能分类整齐悬挂或存放，确保取用便捷、一目了然。
- 严禁在钥匙柜（箱）外随意存放钥匙。
- 钥匙管理员的日常职责
- 每日上班前和下班后检查钥匙柜（箱）的完好性及锁闭状态。
- 定期（如每日或每周）对钥匙柜（箱）内的钥匙进行盘点，核对台账，确保账实相符。盘点记录需存档。
- 保持钥匙及其标识牌的清洁、完好，如有损坏及时修复或更换。
- 严格执行钥匙领用、归还的登记审批程序。
- 发现钥匙数量不符、损坏、标识不清等问题，立即查明原因并上报处理。
第四部分：钥匙的领用、使用与归还流程
- 领用审批权限设定
- 根据钥匙的重要等级设定不同的审批权限：
- C类（一般）钥匙（如管井钥匙、公共卫生间钥匙）：由班组长或部门主管审批，钥匙管理员登记发放。
- B类（较重要）钥匙（如单元门总匙、一般设备房钥匙、空置房钥匙）：由部门经理审核，物业服务中心副经理或经理批准，钥匙管理员登记发放。
- A类（核心重要）钥匙（如消防控制室、配电总房、监控总控室钥匙、总钥匙）：必须由物业服务中心经理或项目总负责人批准，钥匙管理员登记发放。紧急情况下，经授权的现场最高负责人可批准使用，但事后必须立即补办手续并向经理报告。
- 严禁越权审批。
- 根据钥匙的重要等级设定不同的审批权限：
- 标准领用程序
- 领用人填写《钥匙领用申请及登记单》，内容包括：领用人姓名、部门、工号、领用日期时间、拟领用钥匙名称/编号、领用事由、预计归还时间。
- 申请单按权限逐级审批签字。
- 钥匙管理员核验审批手续完整性及领用人身份后，方可发放钥匙。
- 发放钥匙时，领用人与钥匙管理员双方需在登记单上签字确认领取的钥匙准确无误。
- 钥匙管理员同时在《钥匙动态登记台账》中记录领用信息。
- 钥匙使用规范
- 领用钥匙的员工对所持钥匙的临时安全负全责。
- 钥匙仅限用于批准的事由和授权的范围内，不得超范围使用或用于私人事务。
- 严禁将所领钥匙转借他人或交由非本公司员工使用。
- 使用钥匙开启门锁后，应确保门已关闭并按要求上锁（如公共区域门应保持常闭）。
- 工作中需临时离开时，不得将钥匙随意放置，应随身妥善保管。
- 严禁私自复制任何公司管理的钥匙。
- 钥匙归还程序
- 钥匙使用完毕后，领用人应在规定时限内（通常为当班结束前，或约定时间内）立即归还。
- 钥匙管理员接收归还的钥匙时，应仔细检查钥匙是否完好、数量是否正确（特别是成串钥匙）、标识是否清晰。
- 确认无误后，在《钥匙领用申请及登记单》和《钥匙动态登记台账》中记录归还日期时间，并由归还人和钥匙管理员双方签字。
- 如有损坏或数量不符，应立即报告部门主管及物业服务中心经理处理。
- 长期借用管理
- 特定岗位（如24小时值班的工程技工、特定区域巡逻保安）确需长期持有某些钥匙的，应办理《钥匙长期借用审批单》，由物业服务中心经理批准。
- 长期借用的钥匙应在《钥匙总台账》中特别注明持有人和借用期限。
- 持有人对长期借用钥匙负全部保管责任，并签署《钥匙保管责任书》。
- 钥匙管理员应定期（如每月）对长期借用的钥匙进行抽查核对。
- 员工离职、调岗或不再需要长期持有该钥匙时，必须将其完好交回，并办理注销借用手续，方可办理后续人事或工作交接。
第五部分：钥匙的复制、遗失、报废与应急管理
- 钥匙复制的严格管控
- 原则上禁止私自复制物业管理的任何钥匙。
- 确因钥匙损坏、磨损严重或工作需要增加备份，必须由需求部门提交《钥匙复制申请单》，详细说明理由、种类、数量。
- 复制申请按钥匙重要等级（同领用审批权限）逐级审批。A类钥匙的复制需报请公司更高层级或业主委员会（如适用）批准。
- 经批准后，由物业服务中心指派专人（至少两人）到指定、有资质的配匙点进行配制，并全程监督。
- 新复制的钥匙需立即交由钥匙管理员登记、编号、标识，纳入台账管理。
- 原始钥匙和复制钥匙在管理上一视同仁。
- 钥匙遗失的应急处置与责任追究
- 任何员工一旦发现所领用或保管的钥匙遗失，必须在1小时内向直接上级和钥匙管理员口头报告，并在24小时内提交书面《钥匙遗失报告》，详述遗失经过、时间、地点及可能原因。
- 钥匙管理员接到报告后，立即上报物业服务中心经理。
- 物业服务中心经理需迅速评估遗失钥匙所涉区域的安全风险等级：
- 如遗失的是重要钥匙（如A类、B类或涉及多户的总钥匙），应立即启动应急预案，可能包括：通知相关区域人员加强防范、暂时封锁相关通道、组织人员对可能区域进行搜寻。
- 根据风险评估结果，决定是否需要更换相关锁具或锁芯。如需更换，应立即组织实施，并通报受影响的业主或部门。
- 追究遗失责任人的责任。根据钥匙重要程度、遗失情节、造成后果等，对责任人进行内部处分（警告、通报批评、经济处罚等），并可能要求其承担部分或全部更换锁具的费用。
- 所有处理过程需有详细书面记录。
- 钥匙的报废与销毁
- 当锁具更换、钥匙损坏无法修复、或相关设施已拆除导致钥匙失效时，应对该钥匙进行报废处理。
- 由钥匙管理员或使用部门提出《钥匙报废申请》，列明报废钥匙的编号、名称、数量。
- 物业服务中心经理审批同意后，钥匙管理员在《钥匙总台账》中对该钥匙进行注销登记。
- 报废钥匙必须进行物理销毁处理，确保无法再次被利用。销毁方式可为剪断、砸变形、熔化等。销毁过程需有至少两名员工在场监督，并做好《钥匙销毁记录》（可附照片或视频）。重要钥匙的销毁需更高级别人员监督。
- 应急钥匙管理
- 物业服务中心应根据物业项目的实际情况和应急预案要求，配置专门的“应急钥匙箱/柜”。
- 应急钥匙箱内应存放应对各类突发事件（如火灾、水浸、非法入侵、医疗急救等）所需的关键钥匙，例如消防通道总钥匙、主要设备机房钥匙、特定情况下授权使用的单元备用钥匙等。
- 应急钥匙箱应放置在24小时有人值守且能快速取用的地点（如消防控制室、监控中心或前台），并保持铅封或特殊易碎封条。
- 启用应急钥匙必须遵循严格程序：
- 一般情况下，需经物业服务中心经理或当值最高负责人批准。
- 情况万分紧急，危及生命财产安全时，现场负责人可决定破拆封条取用，但事后必须在最短时间内补办审批手续并书面报告。
- 每次应急使用均需详细记录《应急钥匙使用登记表》（使用人、批准人、时间、事由、归还情况等）。
- 应急钥匙使用完毕后，立即检查整理，重新放入并恢复铅封，如有动用业主备用钥匙，必须及时通知业主并说明情况。
第六部分：监督、培训与制度修订
- 监督检查机制
- 钥匙管理员每日自查自盘。
- 物业服务中心内务主管或指定人员每周对钥匙管理制度执行情况、台账记录、钥匙保管状况进行检查。
- 物业服务中心经理每月组织一次全面的钥匙管理专项检查或将其纳入月度安全检查范围。
- 公司总部或区域管理部门不定期进行抽查或审计。
- 所有检查均应有书面记录，对发现的问题要限期整改并跟踪复查。
- 培训与宣贯
- 所有新入职员工（特别是涉及钥匙领用和保管的岗位）必须接受钥匙管理制度的专项培训，并考核合格。
- 定期（如每年）组织全体相关员工进行钥匙管理制度的再培训和案例警示教育，强化安全意识和规范操作。
- 制度有任何修订，需及时组织学习传达。
- 制度修订与完善
- 本制度应根据物业管理的实际发展、国家法律法规的变化以及在执行过程中发现的问题，由物业服务中心定期（如每年）组织评估，并适时提出修订建议。
- 制度的修订需按公司规定程序审批后发布执行。
结语
物业钥匙管理是一项细致而重要的基础工作，关系到物业服务的品质和安全保障的水平。全体员工必须充分认识其重要性，严格遵守本制度的各项规定，共同维护一个安全、有序、和谐的物业环境。
篇三：《物业钥匙管理制度》
第一章：总纲 – 制度的基石
1.1 制订依据与目的
为全面提升本物业管理项目的安全防范能力，确保业主及使用人的生命财产安全，规范化、精细化管理各类钥匙，防止因钥匙管理疏漏引发安全事件或财产损失，依据国家相关法律法规、行业标准及本公司物业管理服务合同之约定，特制订本《物业钥匙管理制度》（以下简称“本制度”）。本制度旨在构建一个权责清晰、流程严谨、监控有效、处置及时的钥匙全周期管理体系。
1.2 适用范围
本制度适用于本物业管理公司（以下简称“物业服务方”）在管辖的所有物业项目（以下简称“项目”）内，一切由物业服务方负责保管、领用、支配的钥匙。这包括但不限于：
* 公共区域通道及门禁钥匙（如单元门、楼宇大堂门、消防通道门、天台门、围墙门等）。
* 公共设施设备机房钥匙（如配电室、水泵房、消防控制室、监控中心、电梯机房、弱电机房、中央空调机房、发电机房、通讯机房等）。
* 物业管理用房钥匙（如物业办公室、客服中心、保安室、仓库、员工宿舍、工具间等）。
* 根据与业主/开发商的书面协议，由物业服务方代为保管的空置物业钥匙、待租售物业钥匙、业主委托保管的私有物业备用钥匙。
* 各类专用箱柜钥匙（如信报箱总钥匙、应急钥匙箱钥匙、消防器材箱钥匙等）。
1.3 核心管理理念
* 预防为主，安全优先：将安全置于钥匙管理工作的首位，通过严密的制度设计预防风险。
* 分级分类，重点管控：根据钥匙的重要性和潜在风险，对钥匙进行科学分类，并实施差异化管理策略，对高风险钥匙实行更严格的控制。
* 专人专责，闭环流转：明确钥匙管理的各级责任人，确保钥匙从接收到报废的每一个环节都有人负责、有据可查，形成管理闭环。
* 动态跟踪，实时更新：钥匙的状态（在库、借出、维修、报废等）应能被准确、及时地记录和查询。
* 持续改进，适应发展：定期审视制度的有效性，并根据实际运作情况和外部环境变化进行优化调整。
第二章：组织架构与职责分工 – 责任的明确
2.1 钥匙管理组织体系
* 项目负责人（物业经理）：为项目钥匙管理工作的最高责任人，对本制度的有效执行和钥匙安全负总责。负责审批重要钥匙的配置、领用、报失处理方案，并监督检查整体管理工作。
* 职能部门主管（如客服部、工程部、秩序维护部主管）：负责本部门员工钥匙领用、使用的日常管理与监督，审核本部门钥匙领用申请，协助处理本部门相关的钥匙问题。
* 钥匙管理员（指定岗位，通常为客服部或行政部资深员工）：为钥匙管理的具体执行人，直接负责钥匙的日常接收、登记、编号、标识、入柜、保管、盘点、发放、回收、以及相关台账的建立和维护工作。
* 钥匙使用人（所有因工作需要领用钥匙的员工）：对其领用和持有的钥匙负有妥善保管和按规定使用的直接责任。
2.2 各级人员具体职责
* 项目负责人职责：
1. 批准并颁布项目钥匙管理制度及其实施细则。
2. 任命或指定钥匙管理员，并明确其职责权限。
3. 审批A类（最高安全等级）钥匙的复制、借用、以及所有钥匙遗失后的处理方案（包括是否更换锁芯等）。
4. 定期听取钥匙管理工作汇报，组织对钥匙管理体系的审计和评估。
5. 裁决钥匙管理中出现的重大争议或疑难问题。
* 职能部门主管职责：
1. 组织本部门员工学习并遵守钥匙管理制度。
2. 审核本部门员工提交的B类、C类钥匙领用申请，并对领用合理性负责。
3. 监督本部门员工正确使用和妥善保管钥匙，防止违规行为。
4. 本部门员工发生钥匙遗失时，第一时间组织初步调查并向项目负责人和钥匙管理员报告。
5. 配合钥匙管理员进行钥匙的盘点和核查工作。
* 钥匙管理员职责：
1. 严格执行钥匙管理制度，确保所有操作符合规定。
2. 负责钥匙的接收、验收、分类、编号、制作规范标签，并建立、更新《钥匙信息总台账》和《钥匙领用/归还动态登记簿》。
3. 负责钥匙柜（箱）的日常管理，确保钥匙存放安全、有序、标识清晰。
4. 按照审批权限和规定流程办理钥匙的领用和归还手续，确保手续齐全、记录准确。
5. 每日（或每班）对钥匙进行盘点，确保账实相符，发现异常立即报告。
6. 对需要维修或报废的钥匙，按程序处理并记录。
7. 保管与钥匙管理相关的各类表单、记录、协议等文件资料。
8. 对员工进行钥匙安全使用常识的提醒。
* 钥匙使用人职责：
1. 熟知并遵守钥匙管理制度。
2. 按规定流程申请、领用、使用和归还钥匙。
3. 妥善保管个人领用或持有的钥匙，防止丢失、损坏或被他人盗用、复制。
4. 不得将钥匙转借非授权人员，不得私自复制钥匙。
5. 钥匙仅限用于工作范围和授权目的。
6. 发现钥匙遗失或损坏，立即按规定报告。
7. 离职或岗位变动时，必须将所有领用的公司钥匙全部交回并办理清手续。
第三章：钥匙的生命周期管理 – 流程的规范
3.1 钥匙的接收与初始登记
* 来源：新项目接管时由开发商或前期物业移交；新增设施设备；锁具更换后产生的新钥匙；经批准复制的钥匙。
* 程序：
1. 接收时，钥匙管理员必须会同至少一名相关部门代表（如工程部、秩序部）共同在场，依据移交清单逐一核对钥匙的种类、数量、适用位置的准确性。
2. 对于有疑问或不符的钥匙，应立即向移交方提出并协商解决，必要时记录在案。
3. 核对无误后，双方在移交清单上签字确认。移交清单一式多份，相关方各执一份存档。
4. 钥匙管理员立即对新接收的钥匙进行分类、统一编码（编码规则应具有唯一性和逻辑性，如“区域-楼栋-单元-用途-序号”），并制作标准化的钥匙标签（标签应包含编号、名称、位置等关键信息，材质应耐用）。
5. 将新钥匙信息完整录入《钥匙信息总台账》，台账内容应包括：钥匙编号、钥匙名称、详细位置描述、钥匙类型（如主钥匙、副钥匙）、安全等级、原始数量、当前库存数量、接收日期、来源、备注（如是否为特殊材质、有无匹配的锁芯信息等）。
3.2 钥匙的分类与安全等级划分
* 分类原则：根据钥匙所控制区域的重要性、影响范围、安全风险等因素进行。
* 建议等级：
* A级（绝密级/高风险）：如物业总控钥匙（若存在）、消防/监控总控制室钥匙、核心配电室/发电机房钥匙、存储重要物资或档案的库房钥匙、保险柜钥匙。此类钥匙一旦失控，可能造成严重安全事故或重大财产损失。
* B级（机密级/中风险）：如各楼栋单元总钥匙、一般设备机房（水泵房、电梯机房、弱电机房等）钥匙、物业办公室总钥匙、空置房钥匙、业主委托保管的房屋钥匙。
* C级（普通级/低风险）：如单个功能间钥匙（公共卫生间、管道井、清洁工具间）、楼层通道门钥匙、员工更衣柜钥匙等。
* 管理差异：不同安全等级的钥匙在保管条件、领用审批权限、使用限制、遗失处理等方面应有不同要求。A级钥匙管理最为严格。
3.3 钥匙的存储与保管环境
* 专用设施：所有纳入管理的钥匙（除按规定由特定岗位人员当班随身携带的外）必须集中存放在物业服务中心内安全位置的专用钥匙柜或钥匙保险箱中。
* 钥匙柜要求：
1. 材质坚固，具备良好的防盗、防火（酌情）性能。
2. 内部结构合理，便于钥匙分类、有序悬挂或存放，每把钥匙有固定位置并对应标签。
3. 钥匙柜本身必须上锁。其钥匙（或密码）由项目负责人或其书面授权的非钥匙管理员（如部门主管级别）保管，形成“管人不管钥匙，管钥匙不管柜门”的制衡机制。A级钥匙可考虑存放于双人双锁的保险柜内，或钥匙柜内有独立上锁的保险格。
* 环境要求：钥匙柜（箱）应放置在干燥、清洁、光线适宜、有视频监控覆盖（优先考虑）的非公共区域。
* 日常维护：钥匙管理员每日检查钥匙柜（箱）的完好性、锁闭状态，保持柜内整洁，钥匙标签清晰。
3.4 钥匙的领用与归还操作规程
* 领用原则：按需领用、限时使用、本人领用、规范登记。
* 领用流程：
1. 申请：员工因工作需要领用钥匙，须填写《钥匙领用/归还登记表》（一式两份或使用复写登记本），注明姓名、部门、领用日期时间、钥匙编号/名称、领用事由、预计归还时间。
2. 审批：
* C级钥匙：可由部门主管或钥匙管理员根据实际工作需要直接审批。
* B级钥匙：须经部门主管审核同意后，报项目副经理或项目经理（或其授权人）批准。
* A级钥匙：必须由项目经理或更高层级（如公司总部）严格审批。紧急情况下（如火灾、抢险），可由现场最高指挥员决定先行领用，但事后2小时内必须补办审批手续并书面报告。
3. 发放：钥匙管理员核对审批手续齐全、领用人身份无误后，方可发放钥匙。发放时，与领用人共同确认钥匙完好无损、数量正确，并在登记表上双方签字。钥匙管理员留存一份登记表，另一份或复写联交领用人（某些情况下可不给）。
4. 台账记录：钥匙管理员同步在《钥匙领用/归还动态登记簿》中记录领用信息。
* 使用要求：
1. 领用人对所持钥匙的临时安全负全责。
2. 严格按批准事由和范围使用，不得挪作他用或擅自扩大使用范围。
3. 严禁转借、复制钥匙，或将钥匙交予非授权人员。
4. 使用后立即锁好相应门锁，确保安全。
5. 工作中短暂离开时，钥匙必须随身妥善保管。
* 归还流程：
1. 钥匙使用完毕或当班工作结束时（或按约定最迟时限），领用人应立即将钥匙归还给钥匙管理员。
2. 钥匙管理员接收时，仔细检查钥匙是否完好、有无损坏、数量是否与领用时一致（特别是一串多把的情况）。
3. 确认无误后，在《钥匙领用/归还登记表》的归还栏中记录归还时间，并由归还人和钥匙管理员双方签字确认。
4. 钥匙管理员将钥匙放回原位，更新《钥匙领用/归还动态登记簿》中的状态。
5. 如发现钥匙损坏、数量不符或有异常，应立即询问原因，并上报处理。
3.5 钥匙的长期借用与交接
* 适用情况：特定岗位因工作性质需长期（如超过一个工作日）持有某些固定钥匙（如片区管家持有单元总匙、维修技工持有常用设备间钥匙）。
* 程序：
1. 由员工所在部门提出申请，填写《钥匙长期借用申请表》，经部门主管审核、项目经理批准。
2. 批准后，钥匙管理员办理借出手续，借用人签署《钥匙长期保管责任书》，明确保管责任和遗失赔偿条款。
3. 在《钥匙信息总台账》中备注长期持有人信息及借用期限（如有）。
4. 钥匙管理员应定期（如每月）对长期借用的钥匙进行核查。
5. 员工离职、调岗或不再需要该钥匙时，必须在办理相关手续前将长期借用的钥匙全部、完好地交回钥匙管理员，并办理注销借用手续。钥匙管理员确认回收无误后，出具回收证明，作为办理人事手续的依据之一。
3.6 业主相关钥匙的特殊管理
* 空置房/待售房钥匙（开发商或业主委托）：
1. 物业服务方与委托方签订书面《钥匙托管协议》，明确钥匙数量、用途限制（如仅用于带领看房、紧急检查）、保管期限、双方责任。
2. 钥匙应集中封存，每次取用均需严格登记，并尽可能有委托方代表或第三方见证。
* 业主自用房备用钥匙（业主自愿委托）：
1. 业主需签署《私有物业钥匙代保管委托书》，物业服务方应向业主充分说明代管的风险和责任界限。
2. 钥匙应由业主当面与物业指定人员（至少两人）共同装入专用、一次性封条的信封或密码盒，双方在封条上签字/盖章。
3. 此类钥匙的动用必须有业主明确的书面或可核实的口头授权（紧急情况除外，但事后需立即通知并补办手续），且动用过程需双人操作并详细记录，事后向业主反馈。
* 装修单元钥匙：装修期间，如业主或施工方委托物业临时保管装修钥匙，应办理临时交接登记。物业人员进入装修单元检查时，应有施工方人员陪同。装修完毕，钥匙及时归还业主并注销登记。
3.7 钥匙的复制、维修与报废
* 复制管理：
1. 严禁任何部门和个人私自复制物业管理的钥匙。
2. 确因工作需要（如钥匙损坏、磨损、备份不足）需复制，由使用部门填写《钥匙复制申请单》，注明理由、种类、数量，按钥匙安全等级对应的审批权限（同3.4.2条）逐级审批。A级钥匙的复制必须由项目经理报请公司更高级别批准。
3. 经批准后，由物业服务中心指派至少两人（其中一人为钥匙管理员或其指派的部门代表）到公司指定的、信誉良好的专业配匙机构进行配制，并全程监督。
4. 新复制的钥匙经验收合格后，立即交由钥匙管理员进行编号、标识、登记入账，纳入统一管理。复制过程及费用需记录。
* 维修管理：钥匙发生损坏（如弯曲、断裂但仍可识别）但不影响安全性的，可尝试修复。如需送修，按借用流程办理，并记录维修情况。修复后交还，检查确认。
* 报废销毁：
1. 条件：锁具已更换、钥匙严重损坏无法修复、相关设施已拆除或功能变更导致钥匙失效、或根据安全策略定期淘汰的钥匙。
2. 程序：由钥匙管理员或使用部门提出，填写《钥匙报废申请单》，列明报废钥匙的编号、名称、数量、报废原因。经项目经理批准后，钥匙管理员在《钥匙信息总台账》中对该钥匙进行注销处理。
3. 销毁：报废钥匙必须进行不可逆的物理销毁，以防被非法利用。销毁方式可包括剪断、砸变形、熔化等。销毁过程必须由钥匙管理员和另一名员工（如部门主管或安保人员）共同执行并监督，确保彻底销毁。填写《钥匙销毁记录表》，注明销毁时间、地点、方式、数量、监销人等，重要钥匙销毁过程建议拍照或录像存档。
3.8 钥匙遗失与被盗的应急处置
* 报告：员工一旦发现所领用或保管的钥匙遗失或被盗，必须在1小时内通过最快方式向直接上级和钥匙管理员报告，并在随后的24小时内提交详细书面《钥匙遗失/被盗情况报告》，说明遗失/被盗的时间、地点、可能原因、已采取的初步措施等。
* 评估与决策：钥匙管理员接报后，立即上报项目经理。项目经理需迅速组织相关人员评估该钥匙失控可能带来的安全风险等级（如是否影响多户安全、是否为重要设备间钥匙等）。
* 应急措施：
1. 立即组织对可能遗失区域的搜寻。
2. 根据风险评估结果，决定是否需要：
* 对相关区域加强巡逻和警戒。
* 向受影响的业主或部门发出安全警示。
* 立即更换相关门锁的锁芯或整锁。此决定需慎重，并考虑成本和影响范围。A、B级钥匙遗失通常建议更换锁芯。
3. 如涉及业主委托保管的钥匙遗失，必须第一时间通知业主，共同商议处理方案。
* 调查与责任：项目应成立调查小组，查明遗失原因和责任。根据调查结果和制度规定，对责任人进行处理（包括但不限于警告、通报批评、经济赔偿部分或全部换锁费用、岗位调整、乃至解除劳动合同）。涉嫌刑事案件的，应向公安机关报案。
* 记录与改进：所有处置过程需有详细书面记录。事后应总结教训，评估是否有必要调整管理流程或加强培训。
3.9 应急钥匙的特别管理
* 设置：物业服务中心应根据应急预案的要求，常备一套“应急钥匙”，存放在专用的“应急钥匙箱/袋”内。箱/袋应有明显标识，如“应急专用，非紧急勿动”。
* 内容：通常包括主要消防通道钥匙、消防/监控中心钥匙、重要设备机房钥匙、以及根据业主授权可用于紧急情况（如室内漏水、火警、煤气泄漏、紧急救助等）的单元备用钥匙。
* 保管：应急钥匙箱/袋应放置在24小时有人值守且能最快速度取用的固定位置（如消防控制室、监控中心或物业前台），并使用一次性铅封、易碎贴纸或密码锁（密码由少数核心管理人员掌握）封存。
* 启用程序：
1. 发生紧急情况，确需动用应急钥匙时，必须经项目经理或当值最高级别负责人批准。若情况万分危急，无法及时请示，现场处置人员可在确保至少两人见证的情况下破封取用，但事后必须在最短时间内（如1小时内）向项目经理报告并补办审批手续。
2. 每次动用应急钥匙，均需详细记录在《应急钥匙使用登记表》中，包括：启用时间、事由、地点、批准人、取用人、见证人、所用钥匙名称/编号、归还时间、钥匙状况等。
3. 应急钥匙使用完毕后，立即检查、清点、整理，确保完好无损、数量齐全，然后重新按规定封存。如动用了业主单元钥匙，必须及时通知业主，说明情况，并做好记录。
4. 定期（如每月）检查应急钥匙箱/袋的封存状态及内含钥匙的完好性。
第四章：监督、审计与持续改进 – 体系的保障
4.1 日常监督与定期盘点
* 钥匙管理员每日对在库钥匙进行简易核对，确保与动态登记簿一致。
* 钥匙管理员每周至少进行一次全面的钥匙实物盘点，核对《钥匙信息总台账》，确保账实相符。盘点结果需记录在《钥匙盘点表》上，并由部门主管复核签字。
* 部门主管应不定期抽查本部门员工钥匙使用和保管情况。
4.2 内部审计与检查
* 项目负责人或其指派的内审员（如品质管理人员）每季度至少组织一次对钥匙管理制度执行情况的全面检查与审计，内容包括台账记录的规范性、审批流程的合规性、钥匙保管的安全性、应急钥匙的完好性、遗失处理的及时性等。
* 审计结果应形成书面报告，对发现的问题提出整改建议和期限，并跟踪整改落实情况。
* 公司总部或区域管理层可根据需要进行不定期的飞行检查或专项审计。
4.3 培训与意识提升
* 所有新入职员工（特别是涉及钥匙领用、保管的岗位，如客服、工程、秩序维护）上岗前必须接受钥匙管理制度的专项培训，并通过考核。
* 每年至少组织一次针对全体相关员工的钥匙管理制度复训和安全警示教育，结合实际案例，强化安全意识和规范操作技能。
* 当制度更新或发生重大钥匙安全事件后，应及时组织专项学习和通报。
4.4 责任追究与激励
* 对于严格遵守本制度，在钥匙管理工作中表现突出，或在防止钥匙安全事故方面有贡献的员工或部门，应给予适当的表扬或奖励。
* 对于违反本制度规定，造成钥匙管理混乱、钥匙遗失、被盗用，或因此导致安全事故、财产损失的责任人，将根据情节严重程度、造成后果大小以及公司相关奖惩规定，给予相应的纪律处分（如警告、通报批评、罚款、降职/降级）直至解除劳动合同。构成经济损失的，需承担相应赔偿责任。涉嫌违法的，移交司法机关处理。
4.5 制度的评审与修订
* 本制度由项目负责人组织相关部门每年至少评审一次，或在发生重大管理漏洞、外部法规政策变化、项目实际情况发生较大调整时，及时启动评审。
* 评审应收集各方反馈意见，评估制度的适用性、有效性和完备性。
* 制度的任何修订，需履行公司规定的审批程序，通过后正式发布实施，并确保所有相关人员知晓和理解新版内容。
第五章：附则 – 制度的补充
5.1 相关记录表单
本制度所涉及的表单（如《钥匙信息总台账》、《钥匙领用/归还动态登记簿》、《钥匙长期借用申请表/责任书》、《钥匙托管协议》、《钥匙复制申请单》、《钥匙报废申请单/销毁记录表》、《钥匙遗失/被盗情况报告》、《应急钥匙使用登记表》、《钥匙盘点表》等）为本制度的有效组成部分，其标准格式由物业服务方统一制定和提供。所有表单记录要求字迹清晰、内容真实完整、签字齐全，并按档案管理规定妥善保存至少3年以上，重要记录永久保存。
5.2 解释权
本制度的最终解释权归本物业服务方项目管理处（或相应最高管理机构）。
5.3 生效日期
本制度自正式颁布之日起生效。原有相关规定与本制度内容相冲突的，以本制度为准。
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