档案数字化安全管理制度及流程

档案数字化安全管理制度是遵循中华人民共和国档案管理法律法规和相关政策，针对数字化档案的特点、风险以及保护需求而建立的一套管理体系和措施。这一制度旨在保障数字化档案的完整性、可访问性、可持续性和机密性，并确保数字化档案的安全管理与传统纸质档案管理同步进行。下面是小编整理的档案数字化安全管理制度及流程，仅供大家参考。

档案数字化安全管理制度及流程1

一、背景和目的

    随着数字化时代的到来，各类型机构的档案资料已经越来越多地被数字化保存，数字化档案管理方案的出现已经成为大势所趋。数字化档案管理不仅可以方便档案管理和调阅，还可以提高效率、减少设备以及节省存储空间等。

    由于数字化档案面临着一些安全问题，其中之一是档案泄露风险。在数字化档案的保存过程中，未被恰当加密和保护的档案有被非法获取或者篡改的风险。因此，为确保数字化档案的安全性，制订一份完善的数字化档案安全管理制度，并加以实施，对于保护档案资料的安全极为必要和重要。

    二、适用范围

    本安全管理制度适用于本机构数字化档案的所有部门和机构，负责本机构的数字化档案管理部门负责制度管理、执行和监督及检查。

    三、数字化档案安全管理原则

    数字化档案安全管理应遵循以下原则：

    （一）保密原则

    数字化档案管理工作要严格保密，确保档案的机密性和安全性。

    （二）完整性原则

    数字化档案管理应确保档案资料的完整性，保证档案的真实性和完整性。

    （三）可靠性原则

    数字化档案管理应确保数字化档案的管理和操作的可靠性，使档案资料的管理和操作过程可追溯、可控制、可审计。

    （四）合规性原则

    数字化档案管理应符合法律、规定、政策的要求，保证数字化档案管理合规。

    四、数字化档案安全管理标准

    数字化档案管理依据以下标准进行：

    （一）信息安全管理规范

    信息安全管理规范是制定公司信息安全制度和管理政策的指南和标准，是实现信息安全保障的最基本的规范性文件。数字化档案管理应参照信息安全管理规范的标准制定数字化档案的安全管理制度。

    （二）技术管理规范

    技术管理规范是指管理机构依据信息系统技术的性质和实践经验制定的规约。数字化档案管理应参照技术管理规范的标准，制定数字化档案的技术管理规范，确保数字化档案的技术安全性。

    （三）标准流程程序

    制定数字化档案的标准流程程序可以确保数字化档案的生命周期和安全性。标准流程程序包括数字化档案的建库、备份、存档、恢复恢复、维护、移交等流程程序。

    五、数字化档案安全管理措施

    （一）数字化档案安全认证

    数字化档案应提供安全认证措施，通过对用户进行身份验证和授权，保证资料的安全和可控性。对不同用户及角色，授权不同的操作权限，确保档案资料的安全。

    （二）数据加密

    对数字化档案中的重要资料采取数据加密技术，保证档案的机密性和安全性。采用可靠的数据加密算法和密钥保护措施，确保数据的安全性。

    （三）严格备份策略

    制定严格的备份策略，确保数字化档案的可靠性和可恢复性。对于重要的数字化档案，采取断点续传备份，同时记录备份产生的日志，以防止数据丢失和降低备份恢复的困难度。

    （四）安全审计

    数字化档案的安全审计是在安全计划的基础上，通过监控、检测、分析、评估数字化档案的行为，及时发现、捕捉和处理潜在的安全问题和风险。

    （五）定期培训

    定期对数字化档案管理人员进行安全培训，提高他们的安全意识和能力，让他们了解数字化档案管理的最新技术和管理规范。

    （六）安全漏洞分析

    定期对数字化档案系统进行漏洞扫描和安全测试，发现安全漏洞及时进行修复和升级，进一步提高数字化档案管理的安全性。

    六、数字化档案安全管理制度执行

    （一）制度宣传

    数字化档案安全管理制度的实施需要得到组织机构以及全体员工的支持和配合，应当通过在机构内部进行广泛宣传的方式，让员工明白该制度的重要性，提高安全意识，积极参与安全管理工作，共同维护数字化档案的安全。

    （二）责任压实

    数字化档案管理责任人应当落实数字化档案的安全管理制度，并在安全管理工作中负责监督和检查。对于数字化档案管理工作中发现的安全问题，要及时解决并采取相应的惩处措施。

    （三）监督检查

    数字化档案安全管理制度的实施应当定期进行监督检查，确保数字化档案的安全管理工作能够得到有效落实。监督检查是数字化档案管理工作的重要组成部分，应当注重定期与不定期的检查，推进数字化档案安全管理工作的规范化、科学化、定制化。

    （四）制度评估

    数字化档案安全管理制度的实施还需要定期进行制度评估，发现问题并及时进行修正、补充完善。

    七、结语

    数字化档案安全管理制度的制定和实施是数字化档案管理工作的重要组成部分，也是确保数字化档案资料安全的必要手段。只有制定完备的安全管理制度，并通过实施、执行和监督检查来落实，数字化档案才能够得到安全可靠的保障，为各类机构事业的长远发展营造安全和可持续的发展环境。

档案数字化安全管理制度及流程2

随着信息技术的不断发展，数字化档案管理已经成为了现代档案管理的重要组成部分。数字化档案管理的优势在于可以提高档案的利用效率，同时也可以保护档案的安全性。然而，数字化档案管理也面临着信息安全的挑战，因此建立数字化信息安全管理制度是非常必要的。

  数字化信息安全管理制度是指为了保护数字化档案信息安全而制定的一系列规章制度和管理措施。数字化档案信息安全管理制度应该包括以下几个方面：

  一、信息安全管理组织机构的建立。建立信息安全管理组织机构，明确各级管理人员的职责和权限，确保数字化档案信息安全管理工作的顺利开展。

  二、数字化档案信息安全管理制度的制定。制定数字化档案信息安全管理制度，明确数字化档案信息的保密级别、保密期限、保密责任等内容，确保数字化档案信息的安全性。

  三、数字化档案信息安全管理的技术措施。采用先进的技术手段，如加密技术、防火墙技术、访问控制技术等，确保数字化档案信息的安全性。

  四、数字化档案信息安全管理的物理措施。采取物理隔离、门禁控制、视频监控等措施，确保数字化档案信息的安全性。

  五、数字化档案信息安全管理的人员措施。加强对数字化档案信息管理人员的培训和管理，确保数字化档案信息的安全性。

  数字化档案信息安全管理制度的建立，可以有效地保护数字化档案信息的安全性，提高数字化档案信息的利用效率。同时，数字化档案信息安全管理制度的建立也是现代档案管理的重要组成部分，可以提高档案管理的水平和档案管理人员的素质。因此，建立数字化档案信息安全管理制度是非常必要的。

档案数字化安全管理制度及流程3

为加强档案数字化安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，特制订本制度。

（一）档案原件在移交数字化加工单位前，由档案部门工作人员预先清点、检查、登记，确定需要数字化加工的档案案卷。

（二）档案原件必须严格按照档案管理要求，履行出入库手续和交接手续。

（三）在档案数字化生产加工过程中，必须有档案部门工作人员在场进行全程监督，及时解决生产加工中出现的问题，排除泄密隐患。

（四）档案部门工作人员根据工作进度，不定期对已完成数字化加工的档案原件进行抽样检查，确保档案原件准确、完好。

（五）档案部门对数字化加工单位指定从事数字化生产的工作人员信息进行登记备案。同时，每个工作日到场的工作人员需进行签到登记，签到表由现场负责人签名确认。

（六）档案部门必须与承担档案数字化生产加工单位签订保密协议，明确数字化加工单位的保密义务和责任。数字化加工单位同时必须与从事档案数字化生产加工的工作人员签订保密协议，明确工作人员的保密义务和责任。

（七）生产加工完成后，数字化加工单位应当将生产加工的档案原件、档案数字化信息及其存储介质全部移交给档案部门，不得擅自复制或留存，并办理移交手续。

（八）档案数字化生产加工过程中所使用的扫描仪必须符合有关保密技术标准和保密要求，并按涉密设备进行管理和使用。不得使用无保密保障的扫描设备。

（九）档案数字化生产加工过程中所使用的计算机及其存储介质，应当严格遵守计算机有关保密管理规定。根据所处理档案的最高密级，确定计算机及其存储介质的密级，采取相应的保密技术防护措施。

（十）使用计算机及设备禁止接入互联网或单位内部局域网，必须与其他网络完全物理隔离。不得安装具有无线互联功能的硬件模块和联接无线鼠标、键盘等无线互联的外围设备。任务完成后，应当继续按涉密计算机使用、管理、或者拆除硬盘。

（十一）使用的移动硬盘、U盘、光盘等存储介质。按涉密载体进行管理，不得在非涉密计算机及其网络上使用。

（十二）生产加工场所应当安装摄像头，随时监控生产现场情况。

（十三）生产加工场所应有专门的休息室或储物柜，便于工作人员存放私人物品。严禁将手机、数码相机、数码摄像机、私人移动存储介质等设备带入生产加工场所。

档案数字化安全管理制度及流程4

1、文件分类

公司档案的文件管理，最忌讳的就是乱七八糟，所有的文件都放在一起，想查看某个文件时，需要从所有的文件中一个一个的翻找。所以公司文件的收放,第一件事就是进行文件分类。

2、文件整理

分好类别的文件，不要一堆堆的散着，日子久了又会成为一堆乱纸。各个公司都会有档案袋，或者文件夹，按照文件的类别，进行逐一装盒收纳。

3、标签标明

把文件逐一装好之后， 记得一定要在各个档案盒或文件夹上标明，注明此文件盒里装的是哪类的文件，包括共有几份，都要做个简单说明。

4、特殊文件

每个公司都会有特殊的一些文件，比如不能随意被人翻看的，或者需要加密的，对于这些文件，一定要做到单独保管，并做好单独的标记，用于提醒自己，或者提醒他人。需要注意的的是，这一类文件，最好多加一把锁。

5、钥匙的保管

一般公司的档案卷柜，都是由专门的人员进行保管的，平日里的钥匙要做到不离身，下班后的钥匙，根据公司规定进行上缴或者自己随身佩戴，记住，上缴之后的责任不在自己身上，而随身佩戴就表明自己一直承担着责任，所以，对于钥匙的保管，一定要谨慎， 不要随意交给他人。

档案数字化安全管理制度及流程5

　一、总则

1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

三、归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、归档要求

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

五、档案管理人员职责

1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

六、档案的利用

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。

2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借，必须专人专用。

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

档案数字化安全管理制度及流程6

为加强机关档案的科学管理，保证档案的完整、准确、系统、安全，提高机关档案工作效率和工作质量，特制订以下管理制度。

(一)档案安全保密制度

1、档案管理人员必须遵守保密守则，要严守秘密，严防泄密、失密。

2、档案管理人员要严格执行档案的查借阅手续，借出的档案要及时归档、核实。

3、档案管理人员要增强保密观念，经常检查设施安全保密情况；离开档案室时，必须锁好文件资料柜，关好门窗。

4、销毁档案要登记造册，经分管副局长签字批准后方能进行，销毁时要有监销人，并履行签字手续。

5、档案室内严禁吸烟，以防火灾。

(二)档案保管制度

1、档案室属机要重地，外人不得随便进入。

2、保持室内卫生整洁，档案分类排放、排列整齐。

3、切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防强光等工作，室内禁止存放易燃易爆等危险物品。

4、档案管理人员要熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。

5、未经批准，任何人不准将档案带出库房，更不准私自摘抄、外传。

(三)档案利用制度

1、档案管理人员应熟悉所藏档案的情况，完善档案检索工具，及时准

确地提供档案利用服务。

2、市水利局本单位工作人员因工作需要，可查阅本部门形成的档案。查（借）阅局会议记录，必须经局办公室主任批准后方可查阅。查（借）阅局党务资料，须经局党总支书记或局机关支部书记批准后方可查阅。

3、查阅档案须填写《档案借阅登记表》，未履行登记手续，档案管理员可拒绝查阅。

4、外单位查阅本机关档案，必须持有单位介绍信，并经分管办公室的局领导批准后方可借阅。

5、查阅档案时，严禁涂改、圈划、抽换、批点、污损、拆卷或增删档案内容，不得吸烟。

6、归还档案时，档案管理员要认真检查清点档案的完好状况，及时记载档案的利用情况。

(四)立卷归档制度

1、凡是水利局机关从事各项业务工作，所形成的具有参考利用价值的各种内容、形式和载体的文书材料，均属立卷归档范围。任何科室和个人都无权扣压和销毁必须归档的文件材料。

2、归档时间。文书档案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷归档工作。会计档案一般在会计年度终了一年后移交给财务管理站保管。工程技术档案一般在工程项目竣工验收后，由水利科负责收集、整理后移交档案室，集中管理。各科室声像档案要注意随时归档备份，每年12月提供局档案室存档。

3、立卷归档的要求。归档的文件材料要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理立卷，案卷标题简明扼要，目录页号编制准确，便于保管和利用。凡局机关形成的各类文件材料，归档应为原件，且要求做到完整、准确、系统，存档时由档案管理人员审查核定。

4、各业务科室向局档案室移交的文档要有清单，归档时，必须履行交接手续，交接双方及监交负责人应分别在清单上签字，以备查考。

档案数字化安全管理制度及流程7

数字化档案管理制度 篇18

一、目的

为规范公司各职能部门的档案管理工作，确保档案保管安全，发挥档案价值，更好地为公司各项工作服务，现根据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，发布《公司档案管理制度》（以下简称“本制度”）。

二、档案的定义

（一）档案指公司及下属项目公司在成立、产权变动、工程建设、经营管理、社会活动中所形成的具有参考、保存价值的纸质文件、电子文件、光盘、照片、实物等各种载体的记录。

（二）日常工作中形成的各类过程文件属于资料，不属于档案范畴。

三、管理机构

公司综合管理部统筹公司及下属项目公司档案管理工作，负责公司及下属项目公司档案工作的整体规划、组织协调和指导帮扶；下设档案室，负责保管公司及下属项目公司重要档案。

四、工作职责

公司综合管理部设置档案管理员，其工作职责为：

（一）制定和完善档案管理制度。

（二）开展档案管理培训，指导和帮扶档案管理工作。

（三）负责档案的收集、整理、保管、利用，负责档案室的日常管理。

（四）对所有保管的原始档案必须建立完整的电子台账并定期备份（至少每两月一次）。

五、档案鉴定

档案鉴定包括归档文件的鉴定、到期档案的鉴定。

（一）归档文件的鉴定，包括归档范围、密级、保管期限的鉴定。

1、归档范围。档案管理员统计、鉴定档案产生情况，梳理归档范围，报领导审批确定。

归档范围载体包括但不限于：

（1）公司管理文件：如资质文件，包括企业注册营业执照、组织机构代码证等；公司、公司形成并下达的各类正式文件，包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件、会议纪要材料、重要记录；公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；国家、地方政府政策文件类。

（2）项目资料：如开发文件类（前期、配套文件）；图纸类；合同类（包括商品房合同）；工程技术文件类；招标文件类；项目企划、销售资料类；前期市场调研、土地分析等资料类；竣工报建资料类。

（3）声像资料及实物档案：如反映公司重要活动事件的剪报、声像材料，有纪念意义的展览照片、录音、录像等文件材料；公司的历史沿革、大事迹、锦旗、证书、奖杯、奖状、项目楼书。

2、密级鉴定。档案密级由低到高划分“普通”、“秘密”、“机密”三级，泄漏会使公司权利和利益遭受不同程度的损害，因此，归档时要根据文件内容与类型划分密级等级，确保档案安全。

普通是公司可对外发布的信息，如宣传资料、荣誉证照、年度报告等。

秘密是公司一般的秘密，一旦泄密会使公司利益受到较大损害，如重要会议纪要、人事档案、规章制度等。

机密是公司重要的秘密，泄露会使公司的安全和利益遭受严重损害，如董事会决议、项目投资文件、公司规划、财务报表、统计资料等。

（二）到期档案的鉴定。公司及下属项目公司对到期档案进行鉴定，确定继续保存或进行清理、销毁。

文件保存期限除政府有关法令或公司其他规章特定者外，依下列规定办理：

1、永久保存：

（1）公司章程；

（2）董事会及股东会纪录；

（3）财务报表；

（4）政府机关核准文件；

（5）不动产所有权及其他债权凭证；

（6）工程设计图；

（7）其他经核定须永久保存的文书。

2、十年保存：

（1）预算、决算书类；

（2）会计凭证；

（3）其他核定须保存十年的文书。

3、五年保存：

（1）期满或解约之合约；

（2）其他核定须保存五年的文书。

4、一年保存：无长期保存必要的。

5、规章制度由公司及下属项目公司综合管理部永久保存，使用部门视其有效期予以保存。

6、公司及下属项目公司综合管理部每年年底应组织档案管理员及相关专业人员对档案资料进行整理。对超过保存期限的档案，由档案管理员填写《档案过期处理审批单》（详见附件），报本部门及相关部门第一负责人审核、公司总经理/董事会批准。

7、决定销毁的档案资料，由档案管理员负责填写《档案销毁清册》（详见附件），销毁档案时至少有两名监销人。监销人复核待销毁档案，销毁完须在销毁档案目录上注明“已销毁”字样和销毁日期并签字确认。

8、档案销毁后，鉴定、销毁过程中形成的《档案销毁清册》及目录应立卷归档、永久保存。

9、需继续保存的过期档案，应明确继续保存的时间期限，并由档案管理员在档案卷内目录、汇总表上注明。

六、档案收集

（一）收集范围。按照归档范围进行收集。

（二）收集方式。公司及下属项目公司均应指定专人负责整理本部门的文件资料，并定期向所在公司综合管理部档案管理员处提交文件资料。档案移交人需填写《档案移交清单》（详见附件），随同已整理的档案（含纸质档、电子档、实物）一并移交档案室，档案管理员接收档案并签字确认，《档案移交清单》双方各留一份。

（三）归档文件要求。

1、归档的文件为原件（无原件的归档需为具有凭证作用的复制件）。

2、非纸质文件配文字说明一并归档。

3、图纸类归档前要验证审批流程所需印章齐全才能归档。

4、档案的制成材料利于长久保存。书写材料：要使用耐久性强的碳素型黑色或蓝色签字笔、钢笔，不得使用铅笔、圆珠笔。

5、声像档案应使用数码相机、摄相机等拍摄，要影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等，不能使用手机拍摄。

（四）公司及下属项目公司收集以下档案后，须提交电子档（含目录）至档案管理员处，以便备份存档。

1、公司成立、注册、变更文件。含公司成立的请示、批复、会议纪要、章程、股东会决议、董事会决议、工商证照及变更文件。

2、公司合并、收购文件。含请示、批复、会议纪要、备忘录；股权转让、收购的协议、合同；工商证照及变更文件等。

3、与合作方的相关文件。

（1）合作意向书、框架协议、合作协议、合同、重要谈判记录等。

（2）融资担保文件：融资公告、报表、担保、抵押等相关文件，融资合同、协议等（如发债、贷款等）。

（3）尽职调查资料：①尽职调查报告；②业务约定书；③委托协议书；④尽职调查清单及问卷；⑤目标企业提供的有关书面资料（含工商、法务、财务、工程、市场、人力等文件）。

（4）工程项目档案。包括土地获取、项目报建、勘查设计、招投标、工程管理、监理、施工、竣工验收、结算等各阶段形成的档案。

（5）公司及下属项目公司所获荣誉。

注：1。如公司及下属项目公司发生撤销、拆分、合并等情况导致档案不能安全保管，须将上述档案原件全部移交公司综合管理部。

七、档案管理

（一）档案管理员接收档案资料后，应按照项目分类进行保管，按档案编号顺序规则存放，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保管和使用。

（二）档案存档分类主要以公司、项目、资料类型等建立档案盒/档案柜，在档案盒/档案柜上贴上资料明细表，且在档案柜上标注公司/项目名称和柜号，并在电脑上做好台账登记（表格/文档），保证能从目录汇总或电脑系统中以编号、关键词、日期等方面检索、查询到所需文件。

（三）档案管理员应至少每月一次对档案保管状况进行检查，切实做好档案“八防”（防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫）工作，确保档案的完整和安全。如发现问题应及时报告部门领导，并采取补救措施，减少档案的损失。

（四）档案管理必须遵循保密制度，档案室或档案柜的钥匙必须由专人保管，档案室非档案管理员不得入内，档案室内禁止吸烟和大声喧哗。

八、档案利用

（一）公司部门员工因工作需要，可以借阅与其工作有关的档案资料。

（二）借阅档案需填写《档案借阅审批单》、《重要物品外借审批表》，经部门负责人—综合管理部—总经理/董事长审批后方可借阅。档案借阅方式为：借出、复印、扫描、查询。

填写要求：

（1）《档案借阅审批单》按照审批单上的要求填写相关内容，申请部门填写申请人所在的部门，文件标题或摘要填写所要借阅/复印/拷贝电子档的文件名称，根据需要在“是否电子档”或“是否复印”选择是或否，用途填写所要借阅/复印/拷贝电子档的文件用于办理的事项。

（2）《重要物品外借审批单》按照审批单上的要求填写相关内容，申请部门填写经办人所在的部门，主送单位（或合作、上报单位等）填写外借物品所办理事项的主要单位，外借物品清单及借用时间填写所外借的物品，借用时间必须填写明确（如20xx年x月xx日xx：xx至20xx年x月xx日xx：xx），如不归还必须注明不归还原因及移交单位，涉及金额根据实际情况填写，用途填写所要外借文件用于办理的事项。

（三）档案管理员对档案借阅进行登记，填写《档案借阅登记表》。借阅人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失，否则追究借阅人的责任，构成犯罪的依法追究法律责任。

（三）档案应按期归还，归还时档案管理人员要对档案进行清点和检查，包括档案的件数、页数，档案原件完整，无损坏、无涂改等，并在《档案借阅登记表》注明。如发现遗失或损坏，应及时报告部门领导。档案到期仍需继续使用的，借阅人需在到期前办理续借手续。

（四）外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经档案保管部门所在公司总经理审核批准后方可调阅。

（五）档案在使用外借期间，档案管理员必须保留一份复印件存档，以便其他工作人员的查阅。

九、本制度自签批之日起执行。

档案数字化安全管理制度及流程8

人员管理：参与档案数字化工作的人员必须严格遵守相关法规制度，如《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》和《档案数字化外包安全管理规范》等。服务机构应对参与人员进行身份审查，开展上岗前保密教育，并签署保密承诺书。签署保密承诺书人员的名单及个人基本信息应汇总报送档案馆备案。

保密管理：服务机构应与档案馆签订《档案数字化项目安全责任书》及《档案数字化加工安全保密协议》，保证严守国家秘密，确保档案馆档案信息和项目保密信息不外泄。馆藏涉密档案不得由不具备相应涉密资质的服务机构进行数字化加工。

场地管理：服务机构应在指定的工作区域和时间范围内进行档案数字化加工，不得从事与数字化项目无关的业务。

档案管理：档案员要定期将数字档案室的电子目录和数字档案备份到档案室的电脑，并脱机刻录到光盘进行脱机备份。登录密码须妥善保存，不得泄密，密码应定期更改，密码长度在六位以上，并符合复杂性要求，如密码由数字、字母与符号等组成。每位有数字档案查询权限的人员应妥善保管好自己的用户名和密码，定期更改自己的密码。

数字化过程管理：档案数字化工作必须遵守国家有关规定和标准，保证数字化的质量和安全。数字化过程中要采取必要的措施保护档案的完整性和安全性，防止信息泄露或损坏。

监督与检查：档案馆应定期对服务机构的工作进行监督和检查，确保服务机构严格遵守相关法规制度和安全管理制度

以上是档案数字化安全管理制度及流程的相关内容，希望对你有所帮助。另外，今天的内容就分享到这里了，想要了解更多的朋友可以多多关注本站。